La nueva forma de trabajo que declara la guerra a la multitarea

Una vez definida una zona de confort, resulta complicado abandonarla. En los entornos laborales es habitual controlar el trabajo diario: sabes quiénes son tus compañeros, cuál es tu puesto, los clientes con los que te relacionas… ocho horas en las que los sobresaltos no aparecen en la agenda o, por lo menos, se controlan fácilmente. Las metodologías agile, basadas en programas informáticos, son todo lo contrario a este escenario de calma. Cada vez con mayor impacto en las empresas, organizan a los diferentes grupos por proyectos, con unos plazos de entrega reducidos. Una forma con la que evitar la dispersión y centrar toda la atención en una única tarea encomendada.

La metodología agile cogió especial fuerza con la industria del desarrollo de software. Estas compañías entendieron que retrasaba mucho la entrega del producto final si basaban su trabajo en un contrato cerrado y falto de comunicación entre los trabajadores. Los cambios, los errores del software y las innovaciones que surgían durante el proceso de fabricación, al estar diseminados, conllevaban entregables de mala calidad. “Se trata de un modelo de mejora continua. Planificas, creas, compruebas y vuelves a hacer. Es un ciclo constante y rápido”, asegura Smara Conde, directora de recursos humanos de Aegon España, que lleva ya tres años empleando esta forma de trabajo.

El cambio cultural en la forma de trabajar está implícito en la adopción de la metodología agile. Generalmente, las empresas optan por destinar el tiempo de sus empleados a proyectos simultáneos que han de compaginarse unos con otros. Este modelo apuesta por una dedicación exclusiva al 100% en la tarea asignada. Como explica Antonio Bravo, responsable de agile organization de BBVA, la productividad aumenta exponencialmente. “Hay una mayor vinculación con el producto y las soluciones que se aportan son mucho más robustas de lo que hemos conocido. Buscamos personas de todas las áreas con una implicación máxima”, precisa.

Cambiar los hábitos laborales por agile significa destinar a un proyecto todos los recursos necesarios, pero concebidos desde lo que llaman sprints. Son plazos pequeños, de alrededor dos semanas, en los que cada equipo tendrá que entregar las tareas establecidas. Todos los implicados están en permanente contacto, lo que facilita revertir situaciones inesperadas o incorporar nuevas ideas. Elisa Sánchez, consultora de recursos humanos en Idein, cree que estos procesos aprovechan el cambio para proporcionar ventaja competitiva al cliente. “Suelen ser entornos muy dinámicos en los que las personas pueden decidir sobre qué parte del producto quieren trabajar, lo que consigue que sean espacios de trabajo donde la motivación es muy alta”, añade.

Precisamente, mantener a los empleados motivados es uno de los grandes retos que esta metodología busca incentivar. Para conseguirlo, no existe ninguna fórmula mágica salvo la de favorecer la comunicación entre toda la compañía, a la par que todos los estamentos empresariales apoyan el sistema agile. “Las interacciones son rápidas y tienes un feedback constante del cliente final. Te retroalimenta y te entran ganas de hacerlo mejor. Es una forma de trabajo transversal y multidisciplinar que se encarga de ejecutar proyectos entre diferentes equipos”, detalla Conde.

Una de las grandes dificultades con las que se topa esta metodología es que es un sistema difícil de encajar en todos los departamentos, como el financiero o el de recursos humanos. Otra losa que pesa sobre agile reside en cómo gestionar el tiempo. Las reuniones son constantes. Es sencillo que los días transcurran sentados alrededor de una mesa, aunque sin ningún tipo de resultado. Sánchez añade también el problema de las jerarquías, al ser un modelo carente de ellas. “El grupo se autogestiona, toma decisiones de forma interna y consensuada. Esto puede plantear discrepancias con personas que tienen diferencias en niveles de responsabilidad o compromiso”, zanja.

Para ejemplificar en qué se ha traducido este sistema de gestión laboral, el responsable de agile organization de BBVA habla de cómo ha cambiado el banco el desarrollo de aplicación móvil, por la que recibió este año el premio el premio Forrester a la mejor appmundial. Constantemente, innovan e incluyen más servicios y funcionalidades, como saber el valor de un inmueble o el acceso a un préstamo hipotecario. “Detrás trabajan equipos ágiles que, mes a mes, añaden nuevos usos. Antes, sin embargo, solo podíamos actualizar dos veces al año nuestra aplicación”, concede Bravo.

Los entornos laborales se han vuelto cada vez más volátiles, complejos e inciertos. La aplicación de metodologías ágiles puede funcionar perfectamente en una empresa lo suficientemente abierta y madura como para aceptar sus supuestos. Como todo programa informático, requiere también de una formación que algunos entornos no están dispuestos a asumir. “Es un proceso en el que todos los componentes del proyecto van aprendiendo de sus errores transparente y sanamente. Tienen espacio para la crítica y siempre buscando mejorar en las siguientes fases”, concluye Sánchez.

Los métodos de trabajo Agile partieron de las empresas encargadas de desarrollar software. Para dejar por escrito en qué consistía, desarrollaron un manifiesto fundamentado en cuatro valores básicos que toda empresa debía cumplir para su aplicación óptima. Estos principios se basan en valorar más:

- A los individuos e interacciones sobre procesos y herramientas.

- El software funcionando sobre la documentación exhaustiva.

- La colaboración con el cliente sobre la negociación contractual.

- La respuesta ante el cambio sobre seguir un plan.