¿Por qué tus herramientas de productividad te hacen menos productivo?

Una aplicación para todo, divagar y navegar entre apps similares o responder a las notificaciones infinitas de las redes sociales no te convierten en un ‘multitarea’ invencible, sino en un trabajador poco productivo.

Son las seis de la tarde de un día de la semana cualquiera y aún queda mucho por terminar. Al menos 20 correos en la bandeja de entrada, reuniones, videoconferencias y otras tareas que deberían haberse hecho ayer. Pero, ¿cómo es posible si lo llevas todo al día, apuntado y organizado? El problema principal de la baja productividad no es consecuencia de una mala organización. Hoy en día, contamos con una enorme cantidad de herramientas y sistemas que nos ayudan a medir, administrar y maximizar nuestro rendimiento. El campo de batalla tecnológico está lleno de miles de aplicaciones y software que pretenden mejorar nuestro día a día.

Algunas webs de tecnología como Zapier mencionan hasta 25 apps para mejorar nuestra productividad personal y gestionar bien el tiempo, cuando una persona solo necesita utilizar entre cuatro y cinco aplicaciones al día. Un estudio realizado por McKinsey Global Institute (MGI) sobre el uso de la tecnología para la productividad, Unlocking value and productivity through social tecnology, informa de que se dedica hasta un 61% del tiempo a administrar el trabajo, en lugar de hacerlo. Es decir, se destina más de la mitad de una jornada a organizar o evaluar situaciones laborales mediante distintas herramientas y apps. Un auténtico descalabro.

El método Pomodoro es uno de los más conocidos en lo que se refiere a la organización de actividades diarias. Pero para Lara García, psicóloga laboralista de El Prado Psicólogos, no siempre funciona. “Los 25 minutos de concentración y 5 de descanso que sugiere esta técnica pueden no funcionar con una app”, explica. “Si en el turno del descanso la aplicación te dice que tienes que volver al trabajo y no lo haces, hay un problema. Muchas apps te ponen gráficos para mostrarte que no has sido productivo, lo que puede generar aún más desmotivación”.

Seamos sinceros, ¿cuántas apps tenemos en nuestro escritorio que no usamos para absolutamente nada? Una investigación realizada por una de las empresas pioneras en inbound marketing, Hubspot, analizó precisamente el riesgo del uso de la tecnología en el trabajo y sentenció que, a mayor tecnología, menos eficiencia. Descubrieron que usar demasiadas herramientas y aplicaciones de productividad era contraproducente e inefectivo dada la redundancia de muchas de ellas.

La encuesta hace hincapié en el hecho de que contamos con muchas apps repetidas o muy parecidas con fines similares y que, aun así, escribimos en lápiz y papel. También nos enfrentamos a que la mayoría de las veces miramos de forma automática el móvil. “Tener adquirido ese hábito hace que las propias apps sean excusas para ver cómo va tu rendimiento, por ejemplo, pero hace que te desvíes de forma inconsciente hacia otras aplicaciones”, explica la psicóloga Lara García.

El pilar fundamental para ser productivo radica en minimizar al máximo las interrupciones. El año pasado, la American Pshycological Association (APA) recogió en un amplio estudio la gran importancia de aumentar la capacidad de atención en una sola tarea y de reducir por completo las distracciones digitales para ser más productivo. Es muy fácil perder una hora navegando en busca de la app perfecta mientras hacemos tappingentre todas las que hay. La OMS estima que los españoles tienen entre un 6% y un 9% de conductas compulsivas ligadas a la tecnología.

Elisa Sánchez, experta en salud laboral del COP, corrobora la idea de que la tecnología tan solo es una herramienta y que lo más importante es la motivación personal. “Lo esencial es saber lo que aprendemos con nuestro trabajo, en qué nos enriquece y cómo podemos aportar valor para nosotros mismos y para otras personas”, comenta. Sánchez asevera que cuando no tenemos claro un objetivo concreto o unas prioridades la distracción es aún mayor y, en consecuencia, somos menos productivos. “En este caso, cualquier interrupción es un distractor que nos aleja de una tarea que no tenemos planificada, por lo que también influye el saber utilizar correctamente nuestro tiempo”, explica.

La psicología del trabajo ha abordado ampliamente el tema, y algunos expertos han revisado ya distintas fórmulas para mejorar la productividad laboral. Destacan una app, llamada Freedom for firefox, para bloquear las redes sociales e internet durante un periodo de tiempo y la restricción del móvil total durante una tarea concreta.

Son numerosas las investigaciones, como la publicada en el Journal of Organizational and End User Computing,que hablan del uso de la tecnología y las redes sociales en el entorno laboral, donde aseguran que los individuos, gracias a estas herramientas, se hacen más sociables en el trabajo, aunque disminuye su productividad. Un debate amplísimo y complejo, ya que su uso es también necesario e imprescindible en sectores como el de la comunicación, los community manager, el marketing digital, la figura del social media manager…

Salvo algunas excepciones, el panorama es algo desalentador. Un último informe realizado por el Grupo Adecco sobre presentismo laboral ha estimado que el 90% de las empresas detectan el uso de las redes sociales en horario laboral, un dato que nos da una idea del riesgo que suponen estas apps en lo que a productividad se refiere. Elisa Sánchez asegura que la tecnología es solo un método para conseguir unos objetivos y que nunca debe ser un fin en sí mismo. ”Herramientas como el mail, el móvil y los Whatsapp, entre otras, habría que acotarlas y utilizarlas a nuestro favor, emplear esas apps a unas horas establecidas y concretas, pero nada más”, agrega.