La receta 'startup' para trabajar sin oficina y de una punta a otra del planeta

Acabar con los empleados en pijama. En 2013, Marissa Mayer, CEO de Yahoo, ordenó que el teletrabajo dejara de ser una alternativa para los empleados de esta compañía que Verizon ha comprado recientemente tras pasar por sus peores momentos. Los fundadores de Basecamp, una herramienta para gestionar proyectos de forma colaborativa, también recomiendan en su libro ‘Remote’ quitarse el traje de dormir y las zapatillas de estar por casa cuando se está trabajando.

Eso sí, lejos de prohibir el trabajo a distancia, su ‘software’ lo fomenta y la propia compañía pr edica con el ejemplo. Su medio centenar de empleados se encuentran repartidos por 32 ciudades de todo el mundo: pueden vivir y trabajar donde ellos mismos decidan. Ahora bien, mientras que esta empresa mantiene unaoficina central en Chicago, hay otras que han llevado al extremo el concepto de teletrabajo, hasta el punto de crecer sin ni siquiera una sede.

Un buen ejemplo es Doist, la empresa detrás de la ‘app’ de gestión de tareas Todoist, cuya plantilla trabaja de forma completamente remota pese a estar distribuida a lo largo y ancho del planeta. No en vano, la propia carrera de su fundador, Amir Salihefendic, demuestra que no hay barreras geográficas a la hora de crear una ‘startup’ y que se puede triunfar bien lejos de Silicon Valley. Nacido en Bosnia, Salihefendic salió del país durante la guerra de los Balcanes, se crió en Dinamarca, creó su primera empresa en Taiwán, fundó Todoist en Chile y ha instalado su oficina personal en Portugal y recientemente en Barcelona.

Más sorprendente es el caso de Automattic, una compañía que forma parte de la lista de unicornios —empresas valoradas en más de 1.000 millones de dólares— y que cuenta con 400 empleados repartidos por 40 países ( aquí puedes comprobarlo), pero que ni comparten oficina ni se mandan correos electrónicos. Si no te suena su nombre, seguro que sí lo hace su producto: es la creadora de WordPress.

Estas y otras compañías han logrado convertir el trabajo totalmente a distancia en una de las claves de su éxito, pero ¿cómo han logrado crear una cultura corporativa sin que sus empleados se vean las caras?

42 empleados trabajando en una veintena de países, entre ellos Filipinas, Jamaica, Perú, Polonia, Estados Unidos, Corea del Sur o España. “Elmulticulturalismo está en nuestro ADN, creemos que el talento puede estar en cualquier parte del mundo", explica Dani García, director regional de Todoist en España y Latinoamérica, a NTS Solutions. Ahora bien, ¿qué aporta a la compañía contar con personal de cualquier lugar del mundo más allá de la posibilidad de contratar a los mejores profesionales independientemente del sitio donde vivan?

Amir Salihefendic destaca que el simple hecho de que cada empleado pueda dar soporte a la plataforma en su idioma natal ya les ahorra mucho tiempo y dineroa la hora de adaptarla a lenguas tan complejas como el chino. También ha señalado que contar con una visión multicultural para seducir a los usuarios de todo el mundo supone un beneficio: su diseñador en Taiwán suele proporcionar una perspectiva diferente del negocio al resto de los empleados. Además, el mero hecho de tener trabajadores repartidos por el mundo hace que sea más complicado que otros gigantes tecnológicos intenten arrebatárselos, como sí ocurre en Silicon Valley.

El hecho de trabajar en diferentes zonas horarias también puede suponer una ventaja a la hora de ofrecer un servicio 24 horas sin que ningún empleado tenga que trabajar a horas intempestivas. La cuarentena de trabajadores de Buffer, una plataforma especializada en gestionar perfiles en redes sociales, también realizan su labor desde cinco países diferentes con zonas horarias distintas sin que haya una oficina central. Esto les permite contestar a las posibles peticiones de su millón de usuarios en menos de una hora.

Obviamente, coordinarse cuando se trabaja por todo el globo puede ser todo un reto. En Automattic utilizan para ello P2, un blog interno que permite a los empleados recibir alertas de lo que necesitan saber cuando comiencen su jornada laboral sin necesidad de leer todos los mensajes anteriores.

En Buffer usan Timezone, una herramienta que permite saber la zona horaria de cada trabajador y conocer cuándo está conectado. La propia compañía tiene incluso en cuenta la localización de los trabajadores a la hora de determinar sus salarios, que son completamente públicos. Obviamente, estas ‘startups’ utilizan muchas otras herramientas para hacer que una oficina que no existe físicamente funcione.

Documentos compartidos de Google Drive, videollamadas a través de Skype, Github para alojar el código y, obviamente, la propia Todoist, son algunas de las herramientas que Doist utiliza para trabajar de forma colaborativa, e incluso está creando otra de su propia cosecha que prevé lanzar a finales de año. Al igual que Automattic, han desechado los correos electrónicos como medio para comunicarse.

La herramienta de comunicación Slack o la plataforma de gestión de proyectos Trelloson las armas de Zapier, una compañía que ha desarrollado un ‘software’ para automatizar tareas de diferentes plataformas.

En Basecamp, como no podía ser de otra forma, su principal herramienta de trabajo es su propio 'software', similar a Trello pero con simpáticos iconos que representan a sus miembros. Por su parte, Buffer confía en HipChat,una plataforma en la que se pueden crear chats grupales e individuales además de compartir archivos.

Pese a que estas ‘startups’ confían en utilidades similares, cada una de ellas se ha decantado por la que más se adaptaba a sus necesidades. Al fin y al cabo, lo importante es que la comunicación fluya y la distancia no sea un obstáculo para el trabajo en equipo.

Aunque operan de forma remota durante prácticamente todo el año, estas empresas suelen organizar reuniones anuales en diferentes partes del globo para conocerse y fomentar la cultura corporativa. Automatticlleva años destinando el dinero que se ahorra en alquiler de oficinas a la “semana ‘hack’”, en la que sus equipos pueden quedar en el lugar del mundo que decidan. Además, la plantilla se reúne anualmente en un destino con encanto.

De la misma forma, la cuarentena de empleados de Doist se han reunido recientemente en Islandia, en su segundo retiro anual tras el que celebraron el año pasado en Menorca. Dani García, director regional de Todoist, considera esta experiencia “ enriquecedora a todos los niveles”. En el caso de Buffer, las reuniones en algún lugar del planeta son incluso más frecuentes: las celebran cada cinco meses.

También se puede optar por alternativas más modestas. Por ejemplo, Groove, una plataforma que permite que la atención al cliente también sea colaborativa, mantiene una sala en Slack en la que sus empleados charlan de asuntos ajenos al trabajo para establecer lazos comunes.

Algunas de las ‘startups’ que hemos mencionado hasta ahora han minimizado su estructura corporativa e incluso permiten que los empleados organicen su propio horario de trabajo, como hace Automattic.

Por ello, en estas compañías es especialmente importante que los empleados asuman su cuota de responsabilidad, pues no van a tener un compañero al lado que tire del carro. La empresa detrás de WordPress busca a trabajadores que tengan iniciativa propia, un alto grado de independencia, capacidad de aprendizaje continuo y que sean receptivos al ‘feedback’. De hecho, según desveló la responsable de recursos humanos, si un empleado espera instrucciones específicas en lugar de ser independiente e intentar desarrollar la labor por su cuenta en la fase de prueba, probablemente no acabe encajando en el puesto.

Groove también destaca algunos atributos que convierten a un empleado en un buen teletrabajador. Haber trabajado así antes o haber llevado las riendas de una empresa pequeña previamente, tomar decisiones de forma madura y ser un extraordinario comunicador son, según esta 'startup', las tres cualidades de un buen trabajador a distancia. Casi todas estas ‘startups’ consideran que esa última habilidad es especialmente importante, ya que al estar alejados cuenta aún más saber expresarse por escrito.

Buffer incluso ha hecho públicos los trucos de sus profesionales para ser productivos aun cuando se está trabajando en remoto, como guardar los artículos interesantes en herramientas como Pocket para revisarlos después de realizar una tarea, organizar la información relevante con ayuda de Feedly o del propio Buffer y tener especialmente en cuenta los plazos de entrega.

Como hemos visto, las cualidades que buscan los responsables de recursos humanos de estas ‘startups’ no son las mismas que en las empresas con oficina. De hecho, tampoco las técnicas para seleccionarlos tienen por qué ser iguales. Doist, por ejemplo, ha usado lo que ellos mismos llaman “tácticas de guerrilla”: han buscado empleados en foros como Hacker News, Github o incluso Reddit hasta que los candidatos han ido llegando por sí solos.

En el caso de Automattic, la empresa creadora de WordPress, el proceso de selección de personal se realiza sin hablar siquiera con el empleado. El CEO, Matt Mullenweg, lee los currículums, el departamento de recursos humanos habla por el chat de Skype con los candidatos que más encajan con el puesto, el potencial empleado realiza un proyecto de prueba y, al final, el propio Mullenweg le entrevista por escrito.

La fórmula del trabajo remoto no solo está yendo bien a estas empresas, sino que los propios empleados parecen satisfechos con ella. En el caso de Todoist, tan solo un trabajador se ha ido por su propio pie. De esta forma, la retención de sus empleados en cinco años ha sido de un 98 %.

Aunque no sabemos si los trabajadores de estas ‘startups’ trabajan en pijama o emplean una vestimenta más formal para acudir a su oficina al final del pasillo, lo cierto es que a sus jefes parece irles bien e incluso pueden ser inspiración para otros.