Qué funciona y qué no en los espacios creativos

Continúo con una serie de posts en los que voy reflejando las conclusiones sobre una investigación que estamos desarrollando en Innolandia.es, recopilando todo el conocimiento disponible para ayudar a las empresas a diseñar y establecer procesos de innovación ágil.

Ya hemos hablado en esta casa sobre los conceptos generales del “intraemprendimiento” y el caso específico de la transformación digital.

Mi tesis de partida es que para que surja la innovación de forma sostenida se necesitan personas innovadoras (con el ADN del innovador), a las que les ponemos frente a un reto, bajo 3 condiciones mínimas: espacio, tiempo e incentivos.

Los espacios creativos son fundamentales para la innovación, porque marcan las fronteras con el resto de operaciones diarias. Vamos a ver en este artículo cómo crear espacios innovadores en una empresa.

La creatividad es una de las funciones fundamentales del cerebro, de las que existen unos cuantos mitos. Uno que seguramente hayas escuchado en algún curso o charla es que el lado derecho del cerebro es el creativo y el izquierdo el racional. En cambio, estudios científicos de los últimos años demuestran que no es así. Que la creatividad no es exclusiva de ningún lado.

Realmente es la conexión de varias redes neuronales la que permite obtener ideas diferentes y radicales. Diferentes estudios, resumidos en un genial artículo del portal Cuentos para crecer, explican el detalle la interrelación entre 3 áreas del cerebro en el proceso creativo:

Se trata del momento “eureka!”, en el que todos hemos tenido alguna vez. Cuando aparece una solución creativa para un problema, a nivel cerebral se ha detectado en el laboratorio actividad en el hemisferio derecho del cerebro, pero es exclusivo.

Una barrera típica en las empresas para generar ideas innovadoras y creativas son los procesos de trabajo y la estandarización. Nuestro cerebro se ha acostumbrado a trabajar siguiendo un orden y es complicado sacarlo de ahí, porque es donde se siente cómodo. Ejerce un filtro sobre la información que puede ser útil o no para resolver un problema, por eso es tan complejo en situaciones de cierto estrés en el trabajo (o incluso ante un brainstorming) sacar ideas más allá de lo habitual.

Necesitamos generar espacios y situaciones de calma, que permitan observar los problemas desde perspectivas diferentes.

La memoria semántica es la responsable de los recuerdos a largo plazo, de carácter general: dónde estamos o qué día es. En los procesos creativos se usa esta información almacenada en la memoria semántica a largo plazo y a través del proceso del insight se une esta información a través de nuevas conexiones no existentes hasta el momento.

Resumiendo: el cerebro no genera ideas creativas bajo presión.

Como explica Steven Johnson en su libro “Where good ideas come from”, las ideas necesitan un tiempo de maduración y colisionar con otras ideas, para generar ese momento eureka.

¿Quiere decir esto que no tenemos que entrenar en creatividad a nuestros equipos?

No, ni mucho menos. Necesitamos personas y equipos con el ADN del innovador. Entrenamos al cerebro a trabajar de una forma diferente, con los comportamientos innovadores. La repetición lleva al hábito, el hábito a la rutina y esta al comportamiento inconsciente, como cuando conducimos un coche. Al final, las ideas aparecerán siguiendo el proceso neurológico que he descrito un poco más arriba, siempre que las personas tengan las condiciones necesarias para hacerlo.

La responsabilidad de los profesionales de la innovación es ser capaces de crear esas condiciones necesarias. Y una de ellas es contar con espacios innovadores.

La necesidad de espacios de seguridad psicológica para innovar

Actualmente no hay empresa que se precie que no tenga su “innovation room”, “innovation lab”, “innovation coffee” o como quieran llamarle. Ejemplos como los de Google y sus toboganes a la entrada o de empresas de creatividad con colores vivos y paredes llenas de post-its inspiran a más de un directivo a decir “yo también quiero”.

En cuando se plantean en serio ser una empresa innovadora, lo primero que hacen es invertir en sillas de diseño y alguno más atrevido, en futbolines. Pero como ya escribí en esta casa, poner toboganes en el hall no va a conseguir convertir a la empresa en innovadora en 3 semanas.

Los espacios creativos son un medio, no un fin. Y en los espacios creativos lo importante es el contenido y no el continente. He visto empresas que han creado su sala de innovación en una caseta tipo obra, pero que han funcionado muy bien, sobre todo porque están separadas del día a día.

Lo importante es tener un espacio blindado, donde exista seguridad psicológica para innovar y proponer ideas fuera de lo normal y de los procesos habituales de la organización.

La profesora de Harvard Amy Edmonson ha estudiado que en ambientes psicológicamente seguros las personas creen que si comenten un error no serán penalizados ni generarán opiniones peyorativas. También creen que los demás no se resentirán o penalizarán por pedir ayuda, información o feedback. Si conseguimos que las personas pierdan el miedo a sentirse valorados, tendrán la confianza para asumir riesgos y por lo tanto para preguntar, experimentar y aprender continuamente. Ése es el contenido que hay que darle a los espacios creativos, más allá de inundar las paredes de post-its.

Las empresas consolidadas pueden inspirarse en los espacios creativos en los que se mueven las start-ups de éxito. Necesitan crear un espacio físico, que puede ser una habitación, donde se llene de contenido suficiente para que surjan las ideas innovadoras. Espacios donde conseguir cierta calma, alejados de la presión diaria, que favorezcan la comunicación entre personas y no sólo de los empleados.

Un lugar donde las personas puedan:

.. Charlar unas con otras tranquilamente, para validar sus ideas, sin estar pendientes del móvil o el email del último problema.

.. Buscar información, tener acceso a tecnologías fuera de la empresa

.. Poder revisar o visualizar otras ideas para inspirarse, en forma de imágenes o prototipos

.. Disponer de herramientas y materiales para prototipar

.. Espacio para realizar ejercicios de creatividad o incluso invitar a potenciales usuarios a mostrar sus avances

Juan Pastor, uno de los mayores expertos en creatividad en España, escribe un artículo en el que, con cierto humor, identifica las características de un espacio innovador relacionándolas con las de un bar:

No se trata de montar una cafetería (aunque si puedes, date una vuelta por Google Campus en Madrid), pero sí crear las condiciones favorables. Aunque recuerda que por muy bonita que sea tu innovation room, si las personas no tienen tiempo para utilizarla porque están asfixiadas por el día a día y no están motivadas para innovar, la sala no servirá de nada.

Cuando hablamos de empresas consolidadas, para mí, lo más importante es conseguir sacar la innovación del día a día, física y temporalmente. Físicamente consiste en asignar una sala o espacio para innovar, y puedes hacerlo de dos formas:

1.- Dentro de la empresa

Algo tan sencillo como bloquear una sala para innovar. Un espacio con tres características fundamentales:

..Siempre disponible

La creatividad puede llegar en cualquier momento. No tiene horario, ya lo decía Picasso. Por eso los espacios creativos deben estar abiertos todo el día. Todos los días del año. 24h.

No estoy hablando de que los empleados duerman en la oficina. Pero si alguien tiene una idea y se le ocurre ir a las 7 de la mañana a trabajarla, lo peor que puedes hacer es que no la desarrolle porque la oficina está cerrada. Si no puede estar abierta, que por lo menos disponga de un espacio “virtual” en el que trabajar. Y por supuesto, ese espacio debería ser abierto pero sagrado. No se deben tener reuniones del día a día en la sala, para evitar “contaminar” el espacio. Porque recuerda que necesitas seguridad psicológica para innovar.

..Abrir el espacio a la organización y fuera de ella.

Comentamos antes que las buenas ideas necesitan colisionar, ser compartidas con otras personas para acabar surgiendo el insight o eureka!

Por eso el espacio debe permitir compartir las ideas y los avances con otros departamentos de la empresa, clientes y proveedores. Algunas empresas llaman a estos espacios “Show room”, pero no es eso. No es para presentar los nuevos productos, sino un laboratorio en el que surjan .

..Disponer de materiales para prototipar

Las personas nos encontramos con las mejores ideas cuando se nos permite poner diferentes piezas, tratar, modificar, retocar y vuelva a intentarlo. Pero como explican en la consultora IDEO, las ideas necesitan cristalizarse en prototipos.

Mi experiencia con el prototipado es que conectamos con espacios dormidos de nuestro cerebro al manipular objetos. De repente, rompemos las restricciones mentales porque nos centramos en lo que estamos construyendo. Paredes blancas, post-its, pizarra, rotuladores, materiales para prototipar, acceso a internet, cafetera y lugar para sentarse un rato.

Con un coste estimado de 100 €. No creo que ningún CEO se oponga a esto.

2.- Fuera de la empresa

Hay organizaciones que apuestan por abrir sus “espacios creativos” a ecosistemas ya montados, tipo laboratorios y aceleradoras. Por mi experiencia profesional, he tenido la oportunidad de estar en diferentes espacios creativos de referencia para la innovación, como los coworking de la Escuela de Organización Industrial, Lanzadera, Google Campus o ESADE Creápolis, con unidades de innovación de empresas consolidadas.

Y el ambiente que se respira es muy potente y ayuda a la innovación. Yo lo resumiría en las siguientes características: especialización inteligente (un reto claro y enfocado), espacios abiertos y disponibles, mapas visuales, mentoring y planes de formación.

Como todos están en la misma situación que tu empresa (llevar ideas innovadoras al mercado en un entorno de incertidumbre), se genera cierta empatía y compañerismo, porque todos entienden la situación de los demás.

Además, se produce lo que un cliente llama la “transferencia por ósmosis”. Es la transferencia informal, al creación de redes con innovadores, muchas veces en ámbitos lejanos al tuyo, pero que ayudan a ver los problemas desde otra perspectiva.

Es una alternativa realmente interesante para empresas de tamaño medio, porque garantiza la separación del día a día, en proyectos que están más alejados del core actual.

Una empresa puede tener el mejor espacio creativo del mundo, pero ser completamente inútil. Una sala preciosa que enseñar a las visitas de clientes e instituciones, pero donde no hay actividad y no se generan ideas.

Los espacios creativos necesitan ser llenados de contenido, de elementos que inspiren y ayuden a las personas a colaborar con otras, prototipar y explorar nuevas alternativas en un entorno de seguridad psicológica. Y eso es mucho más que sillas de diseño, pizarras digitales y cajas llenas de post-its.

El resto, está muy bien para la comunicación de la empresa. Pero será un desastre para la cuenta de resultados.