Las oficinas tardarán en volver a ser como antes

La alarma sanitaria obligó a priorizar el teletrabajo cuando fuera posible y eso mandó a millones de empleados de las oficinas a sus casas. Con el inicio del desconfinamiento, y todavía sin una normativa específica, las compañías ya hacen planes bajo una gran incertidumbre. Los expertos están convencidos de que se tardará mucho tiempo en que la oficina vuelva a ser como antes de la pandemia, si es que alguna vez se retoma el antiguo modelo. En su opinión, la vuelta será escalonada y las miras están puestas en septiembre como pronto, dependiendo de la crisis sanitaria.

Consultoras y firmas de arquitectura elaboran ya protocolos de regreso a mesas y despachos. Coinciden en establecer etapas con medidas concretas que permiten incorporar poco a poco a más trabajadores. “Casi todos nuestros clientes están analizando cómo volver a la oficina y cómo garantizar la distancia entre empleados”, resume Alejandro Pociña, presidente de Steelcase en España. “Les ayudamos a definir de forma estructurada la estrategia a corto, medio y largo plazo aunque nadie sabe cuánto durará esto”, completa.

En general, se evita poner fechas a cada fase, y más aún al momento en que todos puedan volver. Pero hay pautas comunes: “Los planes que estamos preparando reducen la capacidad entre un 35% y un 50%; las oficinas van a funcionar de manera extraña”, destaca Guzmán de Yarza. El responsable de Workplace Strategy de JLL para Europa, Oriente Próximo y África detalla que regresarán “primero los empleados esenciales, normalmente, de rango alto”. Después, se organizarán turnos.

En las nuevas oficinas todo estará regulado. “En la fase de transición lo que se van a crear son unas nuevas reglas del juego”, reflexiona Iñaki Lozano, fundador y director ejecutivo de BICG, “lo que tendremos que hacer es poner distancias, aforos, formas de circulación o habilitar accesos”.

Son realidades que, en cierto modo, ya están experimentando sectores como la banca, que se ha mantenido abierto durante la pandemia. “Tenemos un protocolo de desinfección al entrar para ponernos mascarilla y guantes”, describe Pedro Martínez, empleado de una sucursal en Mallorca. Se turna por semanas para que solo tres personas trabajen presencialmente y ya no se puede tomar un café con algún compañero a media mañana. Ahora el descanso se hace a solas y en el despacho del director, que se ha trasladado a una mesa de fuera para evitar la coincidencia de dos personas en un espacio reducido.

“Los edificios y oficinas se llenarán de cartelería con textos y diagramas que expliquen cómo usar el espacio y cómo moverse dentro”, describe Leyre Octavio de Toledo, directora ejecutiva de Arquitectura de Savills Aguirre Newman. Las grandes intervenciones en los inmuebles, en medio de una recesión económica insólita, quedan descartadas de momento. “Nadie se va a meter en grandes obras, es más bien adaptar espacios a la nueva normativa”, detalla el director de desarrollo de negocio PDS de Cushman &Wakefield, Óscar Fernández.

Las decisiones se tomarán sin precipitarse. “El teletrabajo ha mantenido la productividad en el sector de la oficina”, apunta De Yarza, el experto de JLL. Y añade que “se ha demostrado que se puede trabajar a un nivel similar al anterior, con lo cual los directivos no tienen prisa”. Esa circunstancia provoca la paradoja de que, en muchos casos, sean los propios trabajadores los más interesados en recuperar sus puestos habituales.

La compañía de diseño y fabricación de espacios de trabajo Actiu realizó recientemente una encuesta entre 400 profesionales. Solo un 16% respondió que preferiría seguir teletrabajando. Algo similar concluyen algunos sondeos realizados por Cushman & Wakefield. Óscar Fernández admite su “sorpresa” por los resultados. “La gente quiere volver a la oficina, no a tiempo completo, pero sí a relacionarse y formar parte de un grupo y de un proyecto. Cuando el teletrabajo es puntual y de forma discontinua no pierdes esa sensación, pero en esta situación sí”, razona.

Pero aún queda para que trabajar en casa sea voluntario, acordado con la empresa y sin condicionantes sanitarios. En el futuro, el teletrabajo será más común que antes de la pandemia —“había muchas barreras culturales”, cree Lozano— y hará más atractivas las oficinas. “Van a seguir siendo un activo fundamental de las empresas”, afirma Alejandro Pociña. Porque el coronavirus también dejará impronta. Todos los expertos consultados apuntan a la tecnología como una tendencia que dará un salto significativo. Especialmente aquella que evita el contacto con objetos y ayuda a acceder a los espacios.

Los consultados coinciden en que se espera una vuelta escalonada a la oficina, como ha pedido el Gobierno. Pero no hay prisa, porque el trabajo en remoto ha sostenido bien la productividad. En ese contexto, las empresas creen posible que el teletrabajo pueda seguir “por lo menos hasta septiembre”, indica José María Álvarez, presidente de la Asociación Española de Oficinas (AEO).

Precipitar un regreso masivo podría acarrear problemas de salud en las plantillas. Sin un tratamiento efectivo contra la covid-19, recuperar la densidad de empleados anterior requeriría además una inversión considerable para reconfigurar los espacios. “Para otoño o final de año, las empresas empezarán a plantearse, según la información de que dispongan, tener un plan estable”, comenta Álvarez. En esa línea, Tomás Higuero, consejero delegado de la firma Aire Limpio, alarga los plazos. “Es lógico que a corto plazo, hasta enero o febrero de 2021 o hasta que haya una vacuna, el teletrabajo será dominante”, señala. Pero no duda de que, poco a poco, las oficinas recuperarán sus funciones y, pese que se sigan realizando labores en remoto, serán “el corazón del trabajo”.

La vuelta a las oficinas plantea una infinidad de problemas vinculados al espacio y la movilidad de las personas, que deberán respetar la distancia de seguridad y pasar por protocolos de seguridad y salud que incluirán la toma de temperatura, como ya se hace en algunos sectores industriales.

En ese paisaje, “los ascensores son elementos críticos”, afirma el presidente de la AEO, José María Álvarez. Otro ejecutivo, que pide no identificar su compañía, cuenta una anécdota que explica la magnitud de este problema: en la sede de su firma en Nueva York han calculado que el acceso de todo el personal a las instalaciones llevaría toda la jornada laboral si se restringe el aforo en ascensores.

“Igual hay que plantearse que las primeras plantas suban andando”, remacha Óscar Fernández, de JLL. Algo que también cree Leyre Octavio de Toledo, de Savills Aguirre Newman, quien menciona “filas controladas por distancia para acceder al ascensor, donde el uso será restringido”. Los remedios van de lo más rudimentario a lo más sofisticado y Octavio de Toledo señala que “en algunos casos, veremos ascensores con desinfección automática al quedarse vacíos por medio de ozono y rayos ultravioleta”.

Pero la inversión necesaria para algunas propuestas es un obstáculo. Álvarez recuerda que hay muchas oficinas en edificios residenciales con uso mixto. En esos casos, se antoja difícil transformar elementos comunes. Y tampoco conviene olvidar que en el tejido empresarial español dominan las pymes. Los expertos destacan su mayor agilidad para tomar decisiones, pero en ocasiones también son las que más dificultades pueden encontrar para implantar soluciones que exijan un desembolso económico considerable.