Estas son las principales amenazas a tu productividad

Vayamos al grano: aumentar la productividad personal en el trabajo es una tarea de titanes. Porque no hay una manera realista de medirla y, por lo tanto, no hay un punto de partida para mejorarla. Aceptémoslo. La mayoría de los consejos que se dan para mejorar la productividad no están dirigidos a nuevos hábitos que deberías adquirir, sino a hábitos que deberías dejar de lado. Estos son algunos de ellos.

Es la muerte de los freelance, una de las principales luchas cuando no tienes jefe ni nadie a quien rendir cuentas pero sí plazos que cumplir. Algunos aseguran que aplazar las tareas puede ayudar a la creatividad. Pero los expertos explican que sentir que tienes que hacer algo y ser incapaz de ponerte a ello es una fuente importante de ansiedad en el trabajo. Aunque aún no se ha identificado como un problema grave, detrás de alguien que procrastina se encuentra el miedo al fracaso, a hacerte responsable de las consecuencias de tus decisiones y hasta problemas de salud como insomnio, gástricos y todos los derivados del estrés.

Aunque intentemos engañarnos a nosotros mismos con la idea de que trabajamos mejor bajo presión, lo cierto es que hay otros muchos motivos mentales y emocionales que nos impiden ponernos a hacer las tareas con tiempo. La psicóloga laboral Elisa Sánchez destaca puntos como que la tarea no está alineada con los objetivos —no sabes muy bien por qué tienes que hacerla— o no percibimos la ventaja de realizarla y por esto nuestra motivación disminuye.

Los bloqueos emocionales, como el miedo al fracaso, un perfeccionismo excesivo o baja autoconfianza son otras causas "muy frecuentes, pero no siempre conscientes", explica Sánchez. Si a esto le unimos mecanismos mentales como el efecto Zeigarnik —la tendencia a recordar tareas inacabadas o interrumpidas con mayor facilidad que las que han sido completadas—, no habrá fuerza en este mundo que nos haga ponernos a trabajar.

Querer hacer varias cosas a la vez tampoco nos ayuda a concentrarnos. Este estudio, publicado por la Universidad de Chicago, demuestra que la multitarea es una falacia. Cuando estamos haciendo tres tareas a la vez, el cerebro salta sin parar de una a otra, lo que constituye una práctica agotadora que te hace cada vez menos productivo.

Para poder llevar a cabo algo parecido a la multitarea es necesario que se den dos condiciones. Una, que una de ellas esté tan bien aprendida que resulte del todo automática, como caminar o comer. La segunda, que requieran dos tipos de procesamientos cerebrales distintos, como leer y oír música, aunque la cosa cambia cuando la canción tiene letra, porque eso supone copar el cerebro con dos tareas similares de forma simultánea.

Cuando internet comenzó a llegar a las casas, encendías el ordenador cuando querías visitar una web pero bastaba con apagarlo para que internet desapareciese por completo hasta que decidieses volver a él. Ahora no siempre somos nosotros quienes decidimos cuándo estar conectados: las notificaciones nos bombardean y los límites entre lo digital y lo analógico se han difuminado hasta fundirse en una sola realidad.

Este es el motivo por el que luchar para desconectar se hace tan complicado. Si tienes un teléfono inteligente, debes asumir que no mirarlo no significa necesariamente estar desconectado. El estudio mencionado unas líneas más arriba demuestra que la mera presencia del móvil encima de la mesa resta capacidades incluso a aquellas personas que parecen lograr mantener su atención y evitan tocar sus terminales. Cuando alguien te escribe y notas la vibración, tu cuerpo reacciona. Y esa inquietud te persigue hasta que atiendes a la notificación. El dilema es: qué es mejor, ¿no mirar el móvil y pensar en quién te habrá escrito o leer el mensaje y deshacerte de la tensión?

Hay una nueva línea de pensamiento que sugiere que esforzarse en mantener los límites estrictos puede generar incluso más ansiedad. El estudio Out of sight, out of mind? How and when cognitive role transition episodes influence employee performance sugiere que quizás deberíamos adaptarnos a estos cambios en lugar de luchar contra lo que está pasando. Jeroen Sangers, consultor especializado en mejorar el rendimiento de personas, equipos y organizaciones, está de acuerdo y asegura que "en lugar de buscar la separación deberíamos encontrar el equilibrio y aprender a distribuir nuestra atención de forma dinámica según las necesidades de cada momento".

Aceptar hacer horas extra cuando aumenta el volumen de trabajo es algo razonable, pero ¿cómo puede repercutir en tu trabajo quedarte enganchado a la silla por sistema? "Algunos estudios llegan a cifrar entre un 15% y un 20% el incremento de la productividad, la reducción del absentismo y el aumento del nivel de satisfacción y compromiso de los empleados en organizaciones que tienen implantadas fórmulas de flexibilidad horaria", explica José Ángel López, psicólogo experto en recursos humanos. "Deberíamos reemplazar esa concepción presentista por prácticas que promuevan la eficiencia, la confianza y la autonomía al margen del tiempo que se pase en la oficina".

Si todos nos quedamos enganchados a la silla, esos comportamientos pasan a formar parte de los valores y cultura de la empresa y, "lejos de incrementar la productividad y el bienestar de los empleados, provocan justamente lo contrario", explica López. Y detalla que el presentismo hace que los trabajadores tengan más estrés, su nivel de contribución y compromiso con la organización sean más bajos y manifiesten en mayor medida su deseo de dejar la compañía.

Calentar la silla se convierte entonces en deporte nacional y se acaban generando situaciones como el absentismo presente: estar en la oficina llenando tu tiempo con tareas que no son relevantes para tu trabajo. También se puede sucumbir al efecto de la Ley de Parkinson, que dice que "todo el trabajo se dilata indefinidamente hasta completar todo el tiempo disponible para su completa realización". Es decir, ocupas una tarde entera en hacer una tarea que podrías hacer en dos horas si solo tuvieras dos horas.