5 técnicas para administrar tu tiempo

Si has leído decenas de libros de administración del tiempo y asistido a múltiples seminarios sobre el tema, entonces podrás notar que sólo te servirán unas cosas. Por eso, a continuación resumo las técnicas que me han resultado más efectivas. Toma nota:

Técnica #1: Haz y usa listas

No hay una sola disciplina de administración de tiempo que no gire en torno a la creación y uso de listas. Y simplemente porque no es posible que guardes toda la información en tu cabeza. Por años, he operado con cuatro listas fundamentales:

1. Mi agenda. Ésta es anual y tiene los pendientes más importantes de cada día.
2. Lista de cosas que hacer. Es la básica, organizada por mes, semana y día.
3. Lista de personas a quien llamar. Está priorizada y organizada alfabéticamente.
4. Planeación de conferencias. Ésta es una página para cada una de las personas con las que interactúo seguido, donde anoto nuevas cosas que necesito comunicarle o las ideas que se me ocurren en juntas y conversaciones.

Es básico que busques un sistema de listados reglamentario, el cual te funcione y uses regularmente.

Técnica #2: Apoya a tu memoria con folders

La idea es simple: Tienes 90 pendientes: los divides en folders azules, rojos y blancos que tengan, por ejemplo, documentos del mes pasado, presente y siguiente. Imaginemos que tienes pensado dar seguimiento a un cliente el próximo mes. Toma un documento (nota, post-it, lo que sea) y márcalo con el número del día que planees llamarlo y colócalo en el folder correspondiente para que te acuerdes. Si se usan bien, estos folders reducen la basura, sirven como memoria automática y ayudan a organizarte.

Aunque existen muchos programas y apps que te ayudan a esto, tener un sistema físico y automatizado puede funcionarte mejor y lo puedes complementar con una versión virtual.

Técnica #3: Minimiza las reuniones

No todo necesita una reunión para llevarse a cabo. De hecho, las odio. Para muchas personas, las reuniones son un lugar para esconderse, o para presumir ser importantes. Pero la mayoría de éstas no son necesarias, ni funcionales ni útiles para trabajar. Requieres tener una estrategia para minimizarlas cuanto sea posible. Si tú eres quien la dirige, procura ser breve y enfocado. Si tienes que asistir a alguna, analiza si es necesario que lo hagas. Si no, busca la manera de evitarla.

Técnica #4: Bloquea tu tiempo

Los horarios de la mayoría de las personas sólo tienen bloqueos de tiempo cuando se reúnen con otras personas. Pero a mí me ha funcionado bloquear mi tiempo para todas las actividades de mi trabajo. Cada mes hago varias citas conmigo de trabajo. Mi meta es tener el menos tiempo sin asignar posible. Al bloquear tu tiempo para tareas importantes y de alto valor, previenes que otras actividades ocupen tu lista.

Técnica #5: Aprovecha los tiempos muertos

Hoy en día todo es portable. Un seminario de un gran conferencista, cualquier libro, información útil de cualquier tema –todo está disponible en internet, a través de tu iPad, smartphone, Kindle, etc, o en CDs y DVDs. Puedes usar YouTube para ver gatos esquiando, o puedes leer sobre un tema que te ayude en tu negocio. No hay excusa para perder el tiempo mientras estás en el aeropuerto, atorado en el tráfico o esperando a que empiece un evento o una reunión.

Muchas personas usan este tiempo para responder llamadas, mensajes o emails. Pero es un error por tres razones: uno, probablemente no estás preparado para hacerlo y si es algo importante lo harás mediocremente; dos, es un mal precedente para aquellos con quienes te comunicarás; y tres, te quita tiempo para pensar, aprender, leer o escuchar.

Además, el uso disciplinado del tiempo que todos los demás desperdician te da una ventaja. El escritor de thrillers legales, Scott Turow, escribió su primera novela usando los traslados matutinos en tren. Todos a su alrededor sólo mataban el tiempo. Para la mayoría de la gente, estos minutos son irrelevantes. No seas uno de ellos.