7 pasos para aprender a delegar

Delegar es tan difícil para los emprendedores, como decir la verdad lo es para los políticos. ¿Por qué? En primer lugar, por hábito. Creamos negocios desde cero, hacemos de todo, desarrollamos una forma de hacer las cosas en la que creemos, y luego descubrimos que los hábitos son difíciles de romper. Nadie hará las cosas exactamente de la misma forma que tú.

Jay Van Andel, cofundador del gigante Amway Corporation, me impresionó hace varios años con un discurso llamado “Delegar o Estancar”. Claramente, el sistema de Amway está basado en la multiplicación de los esfuerzos: una persona aprendiendo ciertas habilidades, que después las replica una y otra vez. Y Jay y su socio, Rich DeVos, tenían un negocio que crecía rápidamente. Para mantenerse a la delantera, constantemente delegaban y se reemplazaban. Lo que Jay me dejó claro es que la única forma de avanzar en cualquier negocio es seguir delegando.

Pero hay más de una forma de estar en lo correcto. Brendan Suhr, entrenador de los Detroit Pistons durante sus años de campeonato en la década de 1980, una vez me dijo: “¿Sabes cuántos entrenadores hay en la NBA? Bueno, pues al menos existe ese número de veces diferentes de estar en lo correcto, porque cada uno de ellos piensa diferente”. Y su punto es válido: No puedes delegar si crees que hay una sola forma de hacer las cosas bien.

Generalmente, suficientemente bueno es suficiente. Déjame darte un ejemplo. Tenía un socio de negocios, una persona clave en mi empresa, que tenía una obsesión sobre cómo se empacaban las cajas. Cuando nos íbamos a seminarios de una semana de duración, en lugar de atender a una serie de responsabilidades importantes, él regresaba al departamento de envíos por horas a hacer el trabajo de un empacador. Debo admitir que sus cajas eran una obra de arte. Estaban empacadas con mucho cuidado, firmes en las esquinas, sin ningún doblez. Todas las etiquetas estaban derechas. Sin embargo, desde que se fue, mis empacadores han enviado cientos de cajas. No tan bien empacadas, pero todas y cada una de ellas ha llegado a su destino. El producto estaba bien y el resultado era el mismo. A veces, suficientemente bueno es bueno.

Muchas cosas pueden delegarse a personas que no lo harán de la misma manera que tú, probablemente no tan perfectamente, pero que al final tendrán el mismo resultado. Todas y cada una de esas cosas deben ser delegadas. De hecho, tienes que delegar. No puedes avanzar sin delegar algunas responsabilidades y tareas para hacer espacio para otras nuevas y más valiosas.

Hoy, hacerlo es más fácil que nunca. Puedes delegar a contratistas independientes, freelancers y vendedores. El outsourcing es la palabra clave de la actualidad. Y lo es por una buena razón. Además, si tienes personas a tu alrededor que son inteligentes y talentosas, debes darles constantemente responsabilidades nuevas y emocionantes, y hacer que ellos a su vez deleguen.

Para dominar el arte de la delegación, te comparto un proceso de siete pasos:

1. Define qué es lo que necesita hacerse.
2. Asegúrate que la persona a quien delegas la tarea entienda perfectamente qué necesita hacer.
3. Explica por qué necesita hacerse mientras pides que se haga.
4. Enseña cómo debe hacerse, sin micro-administrar.
5. Asegúrate que la persona entienda el proceso de cómo hacerlo.
6. Establece una fecha para que se termine o presenten progresos.
7. Asegúrate que exista un acuerdo en la fecha u hora y método de entrega.

Resistir a la tentación de micro-administrar requerirá de fuerza de voluntad. Una de las razones por las que abandoné las oficinas de mi negocio y empecé a trabajar desde casa cuando me fuera posible, es porque cuando iba a la oficina me sumergía a interferir y criticar, y a meter mi nariz en todas partes, al grado que arruinaba la productividad de todos los demás. Actualmente, casi nunca estoy ahí. De hecho, paso prácticamente todo mi tiempo en mi casa, que no está ni en la misma ciudad donde se ubica la mayoría de mi equipo.

Esto no es ciencia espacial, aunque sí requiere de paciencia. Pero invertir tiempo en hacerlo mejor y logrando que las personas a tu alrededor respondan a ello es la única forma de avanzar y de liberarte para hacer cosas más valiosas para tu empresa.