Estos son los peores errores que cometes al administrar tu tiempo

Como emprendedores, requerimos maximizar nuestros esfuerzos y reducir los tiempos de ocio. Estoy convencido de que todos sabemos que nuestro activo más valioso es el tiempo y que no importa qué áreas de oportunidad tenga nuestra empresa, sabemos que con el tiempo necesario podríamos ser mejores y superar a nuestra competencia.

Aun así, por más consciente que sea nuestra necesidad de administrar el tiempo, la realidad es que es una lucha interminable para dedicar nuestros esfuerzos entre aquello que es urgente y lo que es importante.

Es muy común que los emprendedores que no han podido dominar el arte de la administración del tiempo digan “¡Si tan sólo los días duraran más!” o “No puedo llevar una vida equilibrada porque no tengo tempo” o peor “Mi empresa me absorbe”.

Para mí, como para muchos emprendedores, todos los días son un verdadero reto y, aunque en ocasiones podemos obtener grandes triunfos sobre la administración del tiempo, es un arte que se debe trabajar de manera constante para llegarlo a dominar.

El principio de Vilfredo Pareto nos dice que el 80% de nuestros resultados son derivados del 20% de nuestros esfuerzos. ¿No sería magnífico poder saber en qué 20% concentrarnos?

El tiempo es un recurso que, sin importar nuestra edad o clase social, todos tenemos. La respuesta a la pregunta de por qué debemos de dominar el arte de administrar el tiempo es sencilla: Con este recurso algunos logramos hacer más que otros… entonces ¿no valdría la pena saber cómo puedo sacar el máximo provecho y ser más eficiente?

Pues bien, aunque me encantaría que los días fueran más largos para poder llevar una vida más equilibrada, les comparto los cinco errores que yo he cometido y que seguramente tú harás al administrarte. Cada vez que logremos evitar estos errores podremos acumular pequeños triunfos que nos asegurarán grandes victorias.

¿Te ha pasado que al finalizar el día recuerdas que tenías que hacer algo importantísimo pero que se te olvidó? A mí también, y es un sentimiento horrible que sucede por no tener una lista de pendientes.

Yo llevo siempre conmigo dos listas. Una en la que anoto todo lo que tengo que hacer y tacho lo cumplido y otra lista que reescribo todas las mañanas y en la que ordeno por importancia las tareas a realizar en el día. Procuro que las tareas que anoto en un día sean las que realmente considero que puedo alcanzar.

No se trata de ponerte metas imposibles, sino de poder terminar lo antes posible con todos pendientes de aquella otra lista. A mí me ha funcionado ser lo más específico posible en lo que quiero lograr con esos pendientes y llevarlos tanto por escrito como en el celular y computadora.

Todos creemos saber qué es lo que queremos lograr con nuestros emprendimientos, pero conocer nuestros objetivos no significa que sepamos cuáles son nuestras metas. ¿Sabes de manera medible qué esperas obtener en tres meses o en un año? ¿Cuántos prospectos, cuántos clientes?

El tener metas medibles y alcanzables nos permite saber hacia dónde vamos. Cuando estamos conscientes de esto, es más sencillo darle prioridad a nuestros pendientes y descartamos aquellos que no nos ayudan. Los emprendedores somos entusiastas por naturaleza y como tales nos cuesta trabajo conocer la diferencia entre lo importante y lo más importante.

A mí me costó poder discernir entre aquello que sí me ayudaba a cumplir mis metas y aquello que consideraba importante pero que realmente no sumaba al objetivo final. Pero ahora que tengo mis metas a tres y seis meses y que las actividades para alcanzarlas las tengo en mi lista de pendientes me es más sencillo hacerlo.

¿Has tratado de sumar el tiempo que gastas en el día en ‘distracciones’? Tomando en cuenta que una distracción es realizar una actividad que no te ayuda a alcanzar tus metas, ¿cuántas de estas actividades realizas durante el tiempo que supuestamente deberías estar concentrado en sólo cumplir tus objetivos?

Una vez yo realicé este ejercicio y me di cuenta que durante más de dos horas al día realizaba tareas que eran ajenas a mis pendientes. Actividades que no son necesariamente malas, pero que no estaban destinadas a ocupar un espacio en mi agenda durante ese horario. Actividades como darle una pequeña revisada Facebook para ver si el mundo siguía igual; revisar WhatsApp a ver qué nueva ocurrencia me encontraba; servirme cinco tazas de café; leer 80 correos electrónicos; tomar una llamada ofreciéndome una tarjeta de crédito o atender la última novedad en YouTube.

Estarás de acuerdo conmigo que no podemos vivir sin estas actividades, pero que sí podemos asignarles un tiempo específico en nuestra agenda en lugar de que se “roben” tiempo que está destinado para otras actividades.

Este lo considero el error número uno para que cualquier otra técnica para administrar tu tiempo se vaya a la basura. No importa qué tan bien tengas organizada tu lista de pendientes y qué tan alineada esté a tus objetivos y metas, si no logramos luchar contra la tentación de “posponer” o de “lo hago después”, nunca vamos a lograr dominar el arte de administrar nuestro tiempo.

Cada actividad que posponemos se va acumulando dentro de una inmensa bola de nieve que pronto nos dejará inmóviles.

Siempre que me encuentro en un problema ocasionado por no haber administrado mi tiempo, recuerdo la película de “Yes Man” (Traducida al español como “Sí, Señor”) en la que Jim Carrey protagoniza a Carl Allen, un personaje que es retado a decir “sí” a cada oportunidad que se le presenta en la vida.

Creo que esta cinta encarna la realidad de millones de emprendedores en el mundo, ya que con el entusiasmo, la alegría y la adrenalina de crear empresas, decimos “SÍ” a cuanta oportunidad se nos presenta. Tú al igual que yo, seguramente has disfrutado de las mieles de decir que “SÍ” a todo.

Si te soy sincero esta palabra muchas veces me ha llevado a vivir las mejores aventuras y oportunidades de negocio. Sólo hay un problema: el tiempo es un recurso limitado y no podemos decir que sí a todo. Debemos de ser muy cuidadosos pues luego llega un momento en el que “Mordimos más de lo que podíamos masticar” y muchas veces esto juega en contra de nuestra reputación o de acciones a las que no podemos dar marcha atrás.

Piensa muy bien a que decir sí y seamos muy asertivos para aprender a decir NO. A final de cuentas el 20% de nuestros esfuerzos lograrán el 80% de nuestros resultados.