Cómo salir a las 5 de la oficina sin pendientes

Es un patrón con el que la mayoría de los profesionales de tiempo completo nos identificamos: cada vez pasamos más minutos frente a nuestro escritorio, pero sentimos como si estuviéramos haciendo menos. Las horas se alargan, la lista de pendientes crece y te encuentras ante un futuro en el que bien podrías tener a un lado tu departamento y simplemente llevar un cepillo de dientes y tus pantuflas hasta tu lugar de trabajo. De lo contrario, nunca podrás terminarlo todo, ¿verdad?

Es una duda razonable. La mayoría de las personas cree que tiene demasiado que hacer en el trabajo, y esa lista de pendientes no cambia con el simple uso de la palabra “multitasking”.

Pero aunque muy pocos de nosotros salimos de la oficina a las 5 pm, mirar el reloj correr en tu computadora no es forma de ayudarte a salir temprano; de hecho, puede no hacer más que retrasarte.

“Hay varias razones por las cuales la duración de nuestros días se ha extendido”, dice la consultora de productividad y autora de Never Check Email In The Morning, Julie Morgenstern. “Las empresas continuamente intentan contratar al menor número posible de personas. Nuestros roles cambian continuamente, el mundo está cambiando, estamos en un momento de rápido cambio. Reconoce que tienes más trabajo que hacer que tiempo para hacerlo y harás las cosas de forma diferente.”

¿Eso significa que al comenzar mañana por la mañana harás magia con tu tiempo y te librarás de tus pendientes de la forma más eficiente posible que jamás volverás a quedarte después de las 6 en la oficina? Probablemente no, pero cualquiera que sea tu puesto, industria o jerarquía en una organización, unas cuantas decisiones conscientes sobre la forma en que usas tu tiempo pueden no sólo hacer que pases menos tiempo en la oficina, sino que lo disfrutes más.

Quizá siempre estás tratando de escribir esa propuesta, pero no puedes dejar de revisar tu correo electrónico, o tu jefe pasa con frecuencia para asignarte tareas mientras intentas completar las que ya tienes.

Cualquiera que sea la razón, hacer demasiadas cosas a la vez puede disminuir la calidad de tu trabajo y sumar horas al final de tu día.

Si lo que buscas es optimizar el tiempo que pasas en el trabajo, averigua cómo lo distribuyes. Morgenstern recomienda llevar una bitácora de tiempo.

“Te mostrará en qué empleas tu tiempo y podrás decir ‘¿Por qué me tomó tanto editar? Porque necesitaba un receso o porque me atoré en el proceso’, servirá para encontrar el tiempo perdido y mejorar tus procesos”, dice Morgerstern.

¿Y qué hay del reto de averiguar qué pasa con el resto de tu día? Morgestern advierte que mucho de él se va en distintas formas de comunicación. Respoder a tu correo electrónico, escuchar tu buzón de mensajes y las juntas maratónicas no cuentan; sólo eres productivo cuando te consagras a las actividades incluidas en tu descripción de puesto.

Uno de los mayores errores que la gente comete en el trabajo es poner absolutamente todo en la lista de pendientes.

No hay manera posible de terminarlo todo, y a la mayoría de las personas les resulta difícil salir al final del día con el buzón de pendientes resuelto. Pero el truco, dice Laura Vanderkam, autora de 168 Hours: You Have More Time Than You Think, es averiguar lo que en realidad pertenece a la lista —no más de tres a cinco cosas absolutamente necesarias— y olvidémonos de lo demás.

“Piensa de verdad en cuáles son tus prioridades para el día”, dice Vanderkam. “No hay puntos extra por tener una lista larga en la que no lo terminas todo.”

Y olvídate de esa nueva app que promete ayudarte a hacer una lista y a completarlo todo. Tanto Morgestern como Vanderkam recomiendan enfocarte de verdad para completar las tareas, y la mejor forma de lograrlo es la análoga.

“Para muchas personas, incluso para los más aficionados a la tecnología, una lista de papel, incluso si la hacen en computadora y la imprimen, es mucho más útil, dice Morgestern. “Puedes revisar tu avance sin el riesgo de volver a la pantalla de tu computadora”, que, ella dice, es una puerta al carnaval de distracciones que es internet.

No subestimes el poder de una de las herramientas más simples en tu smartphone: la alarma. Morgestern dice que ser consciente del tiempo puede ayudarte a identificar y abordar todas las formas de distracción en el trabajo.

¿No es hora de que rompas con tu correo electrónico?

¿Cuándo fue la última vez que pensaste: “Necesito que me lleguen más correos electrónicos”?

El correo electrónico tiene sus tentáculos en todos lados: tu computadora, tu laptop, el smartphone y la tablet. Es una de las cosas más estridentes porque no entiende por qué no lo estás viendo en este preciso momento.

“El correo electrónico ofrece una gran cantidad de pendientes y montones de distracciones”, dice Morgenstern, quien recomienda eliminarlo de la primera hora de vigilia y de la primera hora de trabajo. No eres tú, es el e-mail. Apágalo. Planea tus jornadas de trabajo con tres días de anticipación, incluso cuando te vas a casa. “No puedes entrar en modalidad productiva si empiezas tu día siendo reactivo.”

Confiar en que puedes planear tu día conforme vaya pasando es una mala idea; es muy probable que te enfrentes con tus pendientes y no tengas oportunidad de jerarquizarlos.

En su lugar, aparta un poco de tiempo antes de salir para planear para los siguientes tres días. Eso no sólo te mantendrá enfocado durante el día; entenderás mejor tus cargas de trabajo y podrás ver con mayor claridad si puedes afrontar o no más responsabilidades, o si resultaría mejor enfocarte en lo que ya tienes entre manos.

Y más allá de prepararte para lo que puedes hacer durante el día, comprométete. Si tu plan es salir de la oficina hasta terminar por completo todos tus pendientes, quizá nunca vayas a abandonar la oficina.

“Es algo fundamental: siempre habrá algo más que hacer”, dice Morgestern.

Prioriza.

Si te has comprometido a salir de la oficina a una hora determinada y surge una tarea de último minuto que requiere tu atención pero no es algo de vida o muerte para la empresa, necesitas enfocar el tiempo que te quede de la jornada a esa tarea, pero no el resto de tu tarde.

Vanderkam recomienda preguntarse: “Si bajaran el switch en mi oficina a las 5 pm, ¿qué debería terminar primero?”, y acabar con esos pendientes. “El problema es que nos hacemos esa pregunta demasiado tarde, cuando ya estamos hasta los codos haciendo esas cosas.”

No importa cuáles sean tus preferencias de vida/trabajo, es un punto en el que casi todos están de acuerdo: la gente más creativa es la que da prioridad al tiempo que pasa fuera de la oficina.

“Si no pasas tu tiempo en actividades que te refresquen y renueven, no habrá modo de que tomes buenas decisiones en la oficina y seas eficiente en tu trabajo”, dice Morgestern.

Ella recomienda una combinación de actividades físicas y de escape mental, y pasar tiempo con otras personas para descansar de la jornada labora y mantener altos tus niveles de energía.

“El trabajo es como el gas: se expande para ocupar el recipiente que lo contiene, así que da a tu hora de salida la importancia que merece. La gente más eficiente que conozco tiene una razón para querer salir a las 5 pm”, asegura.