Priorizar tareas para maximizar tu productividad

En 1918, Charles M. Schwab era uno de los hombres más ricos del mundo. Fue presidente de la Bethlehem Steel Corporation, el mayor constructor naval del mundo y el segundo mayor productor de acero en América en ese tiempo. Alguna vez el famoso inventor Thomas Edison se refirió a él como “el competidor maestro”, pues constantemente buscaba una ventaja sobre la competencia.

Un día, en su búsqueda de técnicas para aumentar la eficiencia de su equipo y descubrir mejores formas de hacer las cosas, Schwab organizó una reunión con un consultor de productividad muy respetado llamado Ivy Lee.

Lee era un exitoso hombre de negocios, y hoy día es ampliamente recordado por ser un pionero en el campo de las relaciones públicas. Según cuenta la historia, Schwab llevó a Lee a su oficina y le dijo: "Muéstrame una manera de hacer más cosas".

"Deme 15 minutos con cada uno de sus ejecutivos," respondió Lee.

"¿Cuánto me va a costar?", preguntó Schwab.

"Nada", dijo Lee. "A menos que funcione. Después de tres meses, puede enviarme un cheque por lo que usted sienta que vale la pena pagar".

El método de Ivy Lee

Durante sus 15 minutos con cada ejecutivo, Lee explicó su método para lograr máxima productividad:

La estrategia sonaba demasiado simple, pero Schwab y su equipo decidieron ponerla a prueba. Después de tres meses, Schwab estaba tan encantado con el progreso que su llamó a Lee a su oficina y le escribió un cheque por 25 mil dólares, el equivalente a 400 mil dólares actuales.

El método Ivy Lee de crear una lista de tareas en orden de prioridad suena tan simple que parece bobo. ¿Cómo podría esto valer tanto dinero? ¿Qué lo vuelve tan efectivo?

Gestionar las prioridades

El método de productividad Ivy Lee emplea varios conceptos que ya he abordado. Aquí, aquello que lo vuelve tan eficaz:

Es tan sencillo que realmente funciona. La crítica principal a la mayoría de los métodos de productividad es que son demasiado básicos. No toman en cuenta, dicen algunos, todas las complejidades y los matices de la vida. ¿Qué sucede si surge una emergencia? ¿Y si aprovechamos las herramientas tecnológicas? En mi experiencia, la complejidad es a menudo una debilidad, pues hace que sea mucho más complicado retomar el camino. Sí, las emergencias y las distracciones inesperadas surgirán. Ignóralas en la medida de lo posible, lidia con ellas cuando sea necesario y vuelve a tu lista de prioridades tan pronto como puedas. Usa reglas simples para guiar los comportamientos complejos.

Asimismo, este método te obliga a tomar decisiones difíciles. No creo que haya nada mágico en el número seis elegido por Lee, podría haber escogido cinco. Sin embargo, sí creo que hay algo mágico en imponerse límites a uno mismo. He encontrado que la mejor cosa que uno puede hacer cuando tiene demasiadas ideas (o cuando se siente abrumado por todo lo que tiene que hacer) es “podar” las ideas y prescindir de lo que no sea absolutamente necesario.

Las restricciones pueden mejorarlo todo. El método de Lee es similar a la regla 25-5 de Warren Buffet, el cual requiere centrarse únicamente en cinco tareas críticas e ignorar todo lo demás. Básicamente, si no te comprometes a nada, todo te distrae.

Por si fuera poco, este método elimina la fricción de comenzar. El mayor obstáculo para terminar la mayoría de las tareas es comenzar a hacerlas (levantarte del sofá es difícil, pero una vez que empiezas a correr, es mucho más sencillo terminar tu entrenamiento). El método de Lee te obliga a decidir cuál será tu primera tarea a completar la mañana siguiente incluso antes de ir a dormir. Esta estrategia me ha resultado increíblemente útil: como escritor, puedo perder tres o cuatro horas debatiendo sobre lo que debería escribir en un día cualquiera. Sin embargo, si lo decido la noche anterior, me despierto y simplemente empiezo a escribir. Es simple, pero funciona.

Por último, el método de Lee requiere que realices una tarea a la vez.La sociedad moderna está obsesionada con el multitasking. El mito de la multifuncionalidad se basa en la creencia de que estar ocupado es sinónimo de ser productivo. Nada podría estar más alejado de la realidad. Por el contrario, reducir tu lista de prioridades conduce a un mejor trabajo. Analiza a expertos de clase mundial en cualquier campo: atletas, artistas, científicos, profesores y directores generales, y descubrirás que una característica es común a todos: el enfoque. La razón es simple: no puedes ser el mejor en una tarea si debes dividir tu atención en diez cosas diferentes. La maestría requiere concentración y consistencia.

¿El trasfondo? Que tu primera tarea del día sea la más importante. Ése es el único truco de productividad que necesitas.