Cómo aumentar tu productividad con reuniones más cortas y objetivas

¿Alguna vez has estado sentado en una reunión rumiando la inutilidad de todo, o la cantidad de trabajo real que tienes que hacer?

Las reuniones ineficaces son el principal factor que afecta a la productividad en el trabajo, según una encuesta realizada por Microsoft entre sus empleados. Y tener demasiadas reuniones es el tercer obstáculo, después de la falta de objetivos claros.

Algunos directores ejecutivos declararon a CNBC que están limitando el tiempo de reunión a 15 minutos para reducir el burnout y ayudar a mantener altos los niveles de compromiso.

La franja de 15 minutos sólo funciona si los participantes envían y leen más información con antelación y se centran en los resultados de la reunión. También permite que asistan menos personas a cada sesión.

El auge de las reuniones se produce en un contexto en el que la gente está empezando a adoptar la IA en el lugar de trabajo y a descubrir cómo la tecnología puede cambiar su forma de trabajar.

La IA puede aliviar el peso del trabajo, según el Informe Anual del Índice de Tendencias Laborales de Microsoft, ayudando a gestionar lo que denomina la "deuda digital" de datos, correos electrónicos, reuniones y notificaciones que frenan la innovación.

"Esta nueva generación de IA eliminará la pesadez del trabajo y dará rienda suelta a la creatividad", ha declarado Satya Nadella, presidente y consejero delegado de Microsoft. "Hay una enorme oportunidad para que las herramientas impulsadas por IA ayuden a aliviar la deuda digital, crear aptitud para la IA y capacitar a los empleados".

La formación de los trabajadores para utilizar la IA y los datos (big data) ocupa el tercer lugar entre las prioridades de formación de las empresas en los próximos cinco años y será prioritaria para el 42% de las empresas encuestadas, según el informe Future of Jobs del Foro Económico Mundial.

Este informe también ofrece una visión del dinámico panorama de las competencias, destacando la creciente importancia de las competencias cognitivas y socioemocionales que la IA no puede reproducir. Las habilidades que pueden perfeccionarse fuera del tiempo de reunión, como las cognitivas, la resolución de problemas complejos y el pensamiento creativo y analítico, son las que adquieren mayor importancia.

Según Microsoft, la tecnología puede liberar a las personas de la deuda digital y dejar tiempo libre para este tipo de pensamiento. La dificultad para gestionar la carga de trabajo afecta a la capacidad de innovar.

La Harvard Business Review también ha analizado la idea de mejorar las reuniones para dedicar más tiempo a la concentración. La conclusión es que las reuniones bien hechas pueden ser un vehículo para el cambio. Conocer los resultados deseados y poner fin a las discusiones tangenciales son dos formas clave de acortar las reuniones.

Otros consejos para organizar con éxito reuniones de 15 minutos son tener objetivos claros y mantener conversaciones breves pero significativas. El objetivo de las reuniones breves es agilizar la colaboración, definir los objetivos del proyecto y maximizar la productividad durante la jornada laboral.