Empezar el día pensando y organizando, así puede mejorar tu productividad

El inicio de nuestro día a día de trabajo es clave para ver como afrontamos nuestras tareas pendientes y cuántas somos capaces de cerrar antes de acabar el día. Llegar a nuestro puesto, sentarnos delante de nuestra mesa y en lugar de empezar a hacer, ponernos a pensar en qué tenemos que hacer y cuál es la mejor forma de hacerlo. ¿Una perdida de tiempo? Mi consejo es que primero practiquemos, y luego evaluemos si son unos minutos perdidos o no.

Normalmente nos levantamos, aseamos y desayunamos. Llegamos al trabajo tras un trayecto más o menos largo y más o menos estresante en función de la distancia que tenemos que recorrer y el medio de transporte utilizado. En muchos casos en este trayecto muchos trabajadores ya van pensando en el trabajo que tienen por delante y se van organizando.

Pero falta información en muchos casos. Porque estamos trabajando con las tareas que nos han quedado pendientes ayer, cuando salimos de la empresa y volvimos a casa. Y en este periodo de tiempo pueden haber surgido nuevas tareas o cambiado las prioridades de las que ya tenemos. Y necesitamos ser flexibles en nuestra organización para que todo esto que habíamos planificado se transforme.

Hay algunos empleados que son muy buenos ejecutando trabajos, pero poco flexibles a la hora de cambiar de planes. Si tenían previsto hacer A, pero resulta que B es más urgente, les cuesta el cambio, incluso les molesta. En muchos casos no se trata de que no tengan la habilidad o los conocimientos necesarios para resolver B, sino que ya tenían previsto A y les cuesta cambiar su planificación previa.

Planificar siempre es necesario para estar más organizados, para que no se nos pase nada por alto, para que las tareas se ejecuten según unas prioridades predeterminadas. Pero como Penélope, la planificación hay que tejerla para luego destejerla en función de las circunstancias. Es una tarea cíclica que nunca vamos a acabar.

Pero es una cuestión de perspectiva. Si nos paramos a pensar en lo que tenemos por delante, ese tiempo que dedicamos a ajustar el trabajo pendiente, luego lo ganamos en concentración cuando estamos dedicados a la ejecución. Somos más eficientes y más rápidos. A medida que perfeccionamos la planificación y la metodología, este tiempo para pensar y planificar se distribuye a lo largo del día en tres o cuatro momentos. Y somos más rápidos para ver lo que hemos acabado, lo que tenemos pendiente y lo que nos ha entrado nuevo para volver a repartirnos nuestro tiempo con estas tareas en lo que queda del día.