11 claves de las personas ultraproductivas

Cuando se trata de productividad, todos enfrentamos el mismo problema: el día solo tiene 24 horas. Sin embargo, hay personas que parecen hacer más con su tiempo; tienen la extraña habilidad de acabar con sus pendientes, incluso manejan diferentes proyectos a la vez.

Todos queremos hacer más cosas en el día y no hay mejor manera de lograrlo que aprovechar cada minuto de cada hora. Se siente increíble cuando dejas la oficina después de un día ultraproductivo. Es un “subidón” difícil de superar y con la actitud correcta, puedes alcanzarlo cada día. No necesitas presionarte más, solo trabajar de manera más inteligente.

Estas son algunas cosas que las personas ultraproductivas hacen:

1. Nunca “tocan” las cosas dos veces
Las personas productivas nunca dejan cosas a medio terminar en la lista de pendientes porque regresar a una tarea dos veces es una gran pérdida de tiempo. No guardes un correo o una llamada para atenderla después, mejor maneja tus pendientes en el momento que llamen tu atención, ya sea para responder, delegar o borrar.

2. Dejan todo listo para el día siguiente
Las personas productivas terminan cada día preparándose para el siguiente. Esta práctica logra dos cosas: solidifica lo que has logrado en la jornada y te asegura que tendrás una mañana más eficiente. Solo te toma unos minutos al día.

3. “Comen ranas”
Esta expresión anglosajona quiere decir que hay que empezar el día haciendo la cosa menos apetecible que tengan en su lista de pendientes antes de hacer cualquier otra cosa. Después de eso, lo demás parece ser más sencillo de completar.

4. Pelean contra la “tiranía de lo urgente”
Este término se refiere a esos pendientitos que necesitan ser resueltos al momento y que no nos dejan poner atención a lo que realmente importa. Esto es un gran problema porque muchas veces lo urgente tiene poco impacto en lo importante.

Si dejas que este tipo de pendientes pequeños te devore, puedes pasar días y hasta semanas sin prestar atención a los proyectos que realmente te hacen crecer. Las personas productivas saben bien cuando los “bomberazos” empiezan a dañar su desempeño y están dispuestas a ignorar o delegar las cosas que puedan frenar el crecimiento.

5. Se apegan a una minuta durante las juntas
Muchas veces, las reuniones entre supervisores y empleados pueden ser una enorme pérdida de tiempo. Las personas ultraproductivas saben que una junta puede alargarse indefinidamente si la dejan, así que les informan a los participantes que se apegarán a una lista de pendientes para avanzar lo más rápido posible. Esto permite a los participantes enfocarse y ser más eficientes.

6. Saben decir "no"
“No” es una palabra sumamente poderosa que los individuos ultraproductivas no temen usar. Cuando tienen que negarse a hacer algo, evitan frases como “No creo poder” o “No estoy seguro”. Decir “no” a un compromiso nuevo, honra tus compromisos anteriores y te permite cumplirlos de la mejor manera.

Un estudio reciente de la Universidad de California en San Francisco reveló que cuanto más se te dificulte decir “no”, es más probable que experimentes estrés, cansancio e incluso depresión. Aprende a usar el “no”.

7. Solo revisan su email en tiempos específicos
Las personas ultraproductivas no permiten que su correo electrónico se convierta en una interrupción constante. Además de revisar su email en tiempos designados, saben usar su proveedor para priorizar sus mensajes por emisor, ponen alertas sobre temas que les importan e incluso tienen la función “autoresponder” para asegurarles a sus clientes que revisarán a profundidad su correo.

8. No hacen muchas cosas al mismo tiempo
Los individuos que manejan su tiempo de manera efectiva saben que no hay mayor asesino de la productividad que hacer varias cosas a la vez. Una investigación de la Universidad de Stanford confirmó que hacer multitasking es menos productivo que concentrarse en un solo pendiente. El estudio encontró que las personas que son bombardeadas regularmente con diferentes fuentes de información electrónica, no pueden poner atención, recuerdan menos y tardan más en completar sus pendientes.

Pero, ¿qué pasa si eres bueno haciendo varias cosas al mismo tiempo? El análisis encontró que las personas que creen que el multitasking les ayuda a mejorar su desempeño son peores haciéndolo que quienes se concentran en un pendiente a la vez. Según el estudio, los individuos que hacen multitasking pasan más tiempo organizando sus pensamientos y filtrando los estímulos externos que quienes se concentran.

Tu cerebro solo puede concentrarse en una cosa a la vez y cuando haces dos cosas al mismo tiempo, tu cabeza pierde la capacidad de completar una sola tarea exitosamente.

9. Desaparecen
No temas alejarte de todo cuando lo necesites. Dale a un familiar o amigo un número donde pueda localizarte en caso de emergencia y deja que esa persona de confianza sea tu filtro donde todo lo que no necesite tu atención inmediata deba esperar. Esta estrategia es a prueba de balas cuando hay que resolver proyectos importantes.

10. Delegan
Estas personas aceptan que no son los únicos seres humanos inteligentes y talentosos en su organización. Confían en que los demás hagan su trabajo para ellos poder concentrarse en el suyo.

11. Dejan que la tecnología trabaje por ellos
Es cierto que la tecnología puede ser una gran fuente de distracción, pero también puede ayudarte a concentrarte. Usan aplicaciones como IFTTT que pone filtros en tu smartphone y solo te hace una notificación cuando hay una emergencia como cuando tus acciones alcanzan cierto precio o te llega un correo de tu mejor cliente. Así, no pierdes el tiempo viendo tu celular constantemente.