Cómo organizar una respuesta humanitaria: Lecciones de los jóvenes

Este artículo se publica en favor de la comunidad de Global Shapers.

El 24 de febrero de 2022, a las 5 de la mañana, hora de Kiev, las ciudades ucranianas amanecieron con el despertador más aterrador: los sonidos del bombardeo masivo. Así es: Rusia había lanzado una guerra a gran escala contra Ucrania.

Desde entonces, los Global Shapers ucranianos han unido fuerzas con la comunidad global de 14.000 miembros para consolidar todos los esfuerzos para hacer frente a la guerra en Ucrania. Hoy, la iniciativa SupportUkraineNow (SUN) de Global Shapers se ha convertido en la guía más completa sobre cómo los extranjeros pueden ayudar a Ucrania. En total, en el día 12 de la guerra, SUN había alcanzado 350.000 visitantes y procesado más de 1.000 solicitudes.

Se trata de un recurso para ayudar con:

1. Donar a fondos oficiales

2. Uniéndote a una protesta en tu ciudad, incidiendo en tus autoridades, difundiendo el mensaje en las redes sociales

3. Enviar ayuda humanitaria a Ucrania

4. Unirse a la legión extranjera

5. Acogiendo a los refugiados ucranianos, y ayudándoles localmente: ayuda humanitaria, ayuda legal, apoyo emocional

6. Contratanto ucranianos

Mientras tanto, el equipo de SUN trabaja en la coordinación de la ayuda extranjera y los voluntarios. De momento, hemos creado un equipo de apoyo a las solicitudes, un equipo de asistencia jurídica, un equipo de coordinación de la ayuda humanitaria y un equipo de verificación de fondos.

Ahora, estamos contratando a una red mundial". Max, antiguo Curador del Hub en Kyiv, acordó con Intercom el uso gratuito durante dos meses de su plataforma de software para garantizar la seguridad del sitio web y el acceso a sus amplias funciones, como la gestión de chat-bots.

Dim, Vice-Curador del Hub de Kiev, contrató a la Fundación Zagoriy -fundación familiar benéfica ucraniana- en el proceso de verificación de fondos. Ievgeniia obtuvo el apoyo del departamento de comunicación de la Oficina del Gobierno. Y esto es sólo el principio.

Nuestra cobertura llega a 60.000 visitas únicas al día. Tenemos una lista de 100 voluntarios registrados para ayudarnos. Recibimos 100 solicitudes a través de nuestro chatbot diariamente. Nuestro sitio web es compartido por famosos influencers con más de 4 millones de seguidores, empresas, comunidades internacionales como el Foro Europeo de Alpbach e instituciones gubernamentales como la Oficina del Viceprimer Ministro para la Integración Europea y Euro-Atlántica.

Este proyecto representa un modelo de cómo la comunidad internacional puede organizar una respuesta humanitaria a todo tipo de crisis. El papel de los voluntarios es, en primer lugar, apoyar y respaldar a un gobierno siendo rápidos y organizándose por sí mismos. Las dos últimas semanas en las que se ha desarrollado la guerra en Ucrania han demostrado que la sociedad global está unida como una red invisible en todo el mundo. Todas las comunidades internacionales de las que hayas formado parte te servirán para mover los hilos adecuados y conseguir la ayuda que tanto se necesita.

Al mismo tiempo, nos centramos en aquellas actividades en las que tenemos experiencia. Para otras, contratamos a voluntarios locales o a profesionales de otros países. Eso nos ayuda a captar nuevos conocimientos y a crecer.

A continuación compartimos algunas de las lecciones aprendidas más valiosas a lo largo de este proceso:

Durante las primeras horas después de la invasión, Ievgeniia, Curadora del Global Shapers del Hub de Kyiv, creó un grupo de cooperación entre los cuatro Hubs ucranianos: Kiev, Lviv, Kharkiv y Odesa. El objetivo fue difundir información sobre la situación entre la comunidad de Global Shapers, crear campañas de sensibilización e incidir en los responsables políticos para que actúen.

Después de cientos de mensajes de shapers y de nuestros amigos internacionales "¡Nuestros pensamientos están contigo! ¿Cómo están? ¿Cómo podemos ayudar?", nos dimos cuenta de que necesitábamos una respuesta directa. Nos dimos cuenta de que este era nuestro nicho de experiencia. Al tener una enorme red internacional en todo el mundo, podemos enviar un mensaje claro sobre cómo los extranjeros pueden ayudar a Ucrania.

Para ello, Diana, antigua Curadora del GS Kyiv Hub, consolidó todos los recursos oficiales en el documento Notion del Kyiv Hub para facilitar su navegación y distribución. El documento de trabajo estaba compuesto por fondos oficiales a los que es posible hacer donaciones, recursos oficiales para leer noticias, campañas en las redes sociales y protestas en todo el mundo.

El equipo de más de 30 shapers ucranianos distribuyó el primer link por su red y ¡la regla de los seis apretones de manos funcionó! De los 2.600 espectadores del primer día, el sitio web creció y alcanzó los 127.000 visitantes el tercer día de operación.

Al tercer día de la guerra, los extranjeros que vieron el sitio web se dirigieron al equipo con preguntas específicas como:

-"...Mi universidad se pregunta cómo podemos ayudar a los profesores y estudiantes ucranianos. ¿Alguna recomendación?"

- "Somos una empresa tecnológica de Rumanía. Tenemos un producto para el gobierno de Ucrania de forma gratuita. Queremos ayudar al Gobierno de Ucrania. ¿Puede conectar con alguien, por favor?"

Logramos cubrir estas solicitudes gracias a nuestra red interna y a las conexiones entre shapers. Los shapers ucranianos compartieron contactos con el ministerio de transformación digital, otros coordinaron la logística para suministrar ayuda humanitaria desde el extranjero. El poder de la red es lo que más te fascina cuando recibes una foto del "informe" y puedes ver el impacto del equipo inmediatamente. Ese fue el momento en que nos dimos cuenta de nuestro superpoder.

La esencia principal de las solicitudes durante la guerra es su urgencia. Para abordarlas hay que conseguir dos elementos a la vez: responder con rapidez y disponer de una red potente. Nosotros tenemos ambas cosas.

Desde el primer día de la guerra, nos hemos ocupado de la ayuda humanitaria puntual, e incluso hemos cubierto los gastos de evacuación de estudiantes extranjeros por 2.400 USD solo gracias a nuestra red. Mientras el gobierno se ocupaba de otras prioridades, y las organizaciones internacionales globales se enfrentaban a su maquinaria burocrática, nosotros cubrimos ambas cosas simultáneamente y proporcionamos enlaces y conexiones con personas reales que pueden ayudar.

Una única versión en inglés del sitio web no era suficiente. Queríamos llegar a un público mucho más amplio y ofrecer información localizada por países. Por ello, Solomiya, un Shaper del Hub de GS Lviv, organizó un amplio trabajo con voluntarios internacionales y shapers de todo el mundo. Una fuerza de trabajo constante de más de 140 voluntarios nos ayudó a traducir la información principal a los idiomas locales y a rellenar las páginas por países con los datos específicos de los asistentes internacionales según las iniciativas, los fondos y la logística locales.

Tras comprobar el apoyo internacional y el despliegue de voluntarios internacionales que nos respaldan, sentimos la necesidad de estructurar el trabajo, separar las funciones y responsabilidades dentro del equipo y definir nuestras áreas de actividad. Al principio, destacamos tres esferas:

1. La cooperación interna incluye la distribución de ayuda humanitaria ucraniana entre ciudades, su logística, la coordinación de voluntarios entre ciudades.

2. La cooperación externa se dedica a: contenidos - equipo de editores para actualizar la web, equipo de consejos locales que trabaja en la traducción y localización, coordinación de la ayuda extranjera, y comunicación - divulgación de la página web en todo el mundo.

3. La organización efectiva trabaja con la estructura del equipo, KPI y medición de impacto, resolución de conflictos.

1. Las personas son el recurso más valioso para crear y hacer crecer un proyecto eficaz

Y especialmente en tiempos de guerra, hay que responsabilizarse primero de la seguridad del equipo. Hay que tener en cuenta que las personas pueden estar escondidas en el refugio, no estar disponibles durante el día o simplemente ser mentalmente incapaces de trabajar por la situación. Esta es una nueva realidad que debemos tener en cuenta. La primera pregunta de la llamada diaria es "¿Cómo te sientes?". Durante la sesión estratégica sobre el futuro del proyecto, los formadores acudieron en primer lugar a discutir los planes de evacuación del equipo y sus familias.

2. La unidad y el impacto globales son la motivación principal

Recibimos apoyo y palabras de agradecimiento tanto por Ucrania como por nuestro trabajo. Saber que Ucrania no está sola en esta guerra y que estamos creando un producto valioso ayuda a lidiar con la ansiedad y el estrés. Durante nuestras llamadas de control diario por la mañana, los formadores mencionan que trabajar juntos les ayuda a no caer en la desesperación por los acontecimientos actuales.

3. La estructura del trabajo y la auto-organización deben venir desde el principio

Los Shapers se organizan por sí mismos en grupos de trabajo, convocatorias diarias y creación interna de documentación. Unas directrices y reglas de decisión claras ayudan a simplificar los recursos operativos y a mantener al equipo centrado en el objetivo del proyecto.

No hay jerarquías, sólo coordinación, apoyo, y la gente está dispuesta a hacer lo que le es posible y más.

Si deseas participar en SUN, ponte en contacto aquí.