Trucos y herramientas útiles si tienes que trabajar desde casa

Cuando uno de los empleados de Louise Halford regresó de un viaje de esquí con síntomas parecidos a los de la gripe, ella decidió aconsejarle que trabajara desde casa para evitar el riesgo de que pueda traer a la oficina el nuevo coronavirus surgido en la ciudad china de Wuhan.

Halford también se aplicó la misma lógica cuando empezó a sentir algunos síntomas.

"Trabajamos con alguien que tiene un sistema inmunitario delicado, por lo que no quiero correr ningún riesgo", dice Halford, cofundadora de la empresa Evolve Family Law, con sede en Manchester.

En todo el mundo, a millones de personas también se les ha dicho que se queden en casa en un intento por frenar la propagación del virus que causa la enfermedad Covid-19.

Entre las firmas que han tomado este tipo de medidas está Apple, cuyo director ejecutivo, Tim Cook, le dijo al personal: "Siéntanse libres de trabajar de forma remota si sus puestos lo permiten".

Amazon y Google han adoptado políticas similares.

"Los empleadores se están tomando esto en serio, definitivamente", afirma Hannah Ford, socia y experta en derecho laboral de la firma Stevens & Bolton.

"Estamos aconsejando a muchos clientes sobre planes para el manejo de crisis".

Afortunadamente, en la actualidad hay una gran variedad de herramientas y servicios disponibles para ayudar a los empleados a ejercer sus funciones desde casa de manera efectiva.

Mantener la comunicación con los colegas es crucial, por eso los servicios para celebrar reuniones a larga distancia están muy demandados.

En China, el número de personas que usa el servicio de videoconferencia Webex, de Cisco, se multiplicó por 22 desde que apareció el coronavirus.

Como muchos de sus competidores, Cisco ha potenciado su servicio libre de pago en respuesta al crecimiento de la demanda.

Cualquiera que se registre en su plan gratuito de 90 días podrá usarlo de manera ilimitada. Además, el número máximo de participantes subió de 50 a 100.

Su rival Zoom también tiene una versión gratuita para videoconferencias que permite reuniones ilimitadas entre dos personas, así como sesiones grupales de hasta 100 participantes que pueden durar hasta 40 minutos.

Los novatos en el teletrabajo representan un objetivo jugoso para los piratas informáticos, que sin duda detectarán la oportunidad de robar información confidencial o cometer fraude por internet.

Para mantener la información segura, la mayoría de las compañías usarán una red privada virtual (VPN por sus siglas en inglés) para crear una conexión encriptada desde la computadora del usuario hasta el sistema tecnológico de la empresa.

Sin embargo, incluso las empresas con una VPN de calidad pueden requerir comprar más licencias o mejorar la capacidad del servidor para que todos puedan usarlo a la vez.

"Las empresas hacen cada vez más pruebas de estrés en sus servidores para asegurarse de que puedan aguantar el uso de todos los que trabajan de forma remota", explica Ford.

Otra opción sería controlar la computadora del trabajo desde casa utilizando un software de escritorio remoto.

Es posible incluso utilizar ambas herramientas tecnológicas, lo que proporcionaría una forma segura de acceder a la computadora de la oficina.

Si vas a trabajar desde casa, es posible que quieras verificar que tu conexión a internet sea fiable.

El consejo de la contadora autónoma Elizabeth Stanley para cualquiera que tenga que autoaislarse es "poner en orden su seguridad y conexión a internet ahora".

"Vale la pena verificar que el proveedor de banda ancha de su hogar le permita conectarse a una VPN, ya que esto varía entre proveedores, paquetes y áreas", dice Stanley desde Newport, en Gales del Sur.

De lo contrario, es posible que debas actualizar o invertir en un punto de acceso móvil o un router.

Cualquiera que colabore con colegas que están en diferentes lugares probablemente haya utilizado documentos compartidos en línea.

Slack, por ejemplo, es una plataforma segura de mensajería instantánea que ofrece intercambio de archivos y videollamadas y que busca "reemplazar el correo electrónico".

Tiene alrededor de 10 millones de usuarios, incluido Sam O'Connor, cofundador de la aplicación bancaria Coconut, con sede en Londres.

"Slack es una muy buena manera de mantenerse en contacto con todos cuando trabajas de forma remota", dice.

El consejo de Slack para los usuarios forzados a ponerse en cuarentena incluye la creación de un canal de anuncios que para la mayoría es de solo lectura, pero donde los administradores y gerentes pueden publicar información importante.

La empresa también recomienda utilizar los estados personalizados de la aplicación para informar a los colegas cuando se está en una llamada o fuera del escritorio, y esbozar ideas en papel y hacerles una foto con el teléfono para compartirlas en vez de perder tiempo y energía creando una diapositiva.

Pero Slack es solo una de muchas aplicaciones.

Otras opciones incluyen a la plataforma Teams de Microsoft, que forma parte de Office 365.

La versión gratuita de Teams admite hasta 300 participantes y ofrece acceso a invitados, llamadas de audio y video individuales y grupales, y permite compartir archivos y pantallas, y colaboración en documentos en línea.

Y para las empresas que requieran más servicios, Microsoft también ha respondido a la epidemia actual ofreciendo una prueba gratuita de seis meses de la versión de pago, que incluye todas las herramientas que tiene para reuniones, colaboración y flujo de trabajo.

Asana es un servicio similar, que a finales de 2019 tenía 70.000 clientes que pagaban por él.

Pero, ¿qué pasa si trabajar en casa te distrae? Los picoteos, jugar con mascotas e incluso las tareas domésticas pueden resultar más atractivos que tu trabajo remunerado.

Bueno, Focusmate ofrece un "socio de responsabilidad", que se traduce en otro trabajador a larga distancia que te vigila mientras estás en tu escritorio.

Las cámaras de video de tu computadora y la suya se conectan al comienzo de la sesión y te pones a trabajar. No hay sanción si vas a ver la televisión en medio de tu jornada de trabajo, excepto por la leve desaprobación de un desconocido, pero la compañía afirma que sus clientes dicen procrastinar menos.

La presión social, según argumenta, es una de las formas más poderosas de motivación.

Con toda esta tecnología a tu alcance, puedes terminar preguntándote si alguna vez necesitarás volver a la oficina.

"Quizás un aspecto positivo de esta situación será persuadir a los empleadores para que estén mejor dispuestos a permitir flexibilidad en el trabajo", dice Halford.

"A largo plazo, podría ser positivo para problemas como el tráfico y la contaminación".