Planificar tareas es inútil si no cambias de hábitos

Planificar tareas nos ayuda a tener una perspectiva del trabajo que tenemos por delante. Nos sirve para no olvidar nada o dejar tareas en el cajón que luego llegado el momento pasan a ser urgentes echando por tierra toda la planificación del día. Pero no nos ayuda a ahorrar tiempo. Esto solo lo podemos lograr si además empezamos de forma constante a introducir un cambio de hábitos en nuestro día a día.

Porque si hoy no hemos tenido tiempo para acabar con todas las tareas que teníamos planificadas y las pasamos a mañana, es muy probable que tampoco podamos terminarlas. Se debe a un error que todas las personas cometemos a la hora de establecer las tareas que podemos afrontar cada día. Pensamos que somos mucho mejores de lo que realmente somos.

Tendemos a pensar que somos mucho más eficientes de lo que realmente somos. Que siempre vamos a trabajar al 100% de rendimiento, totalmente concentrados y concentradas. O que esto que tenemos pendiente nosotros lo acabamos en lo que tardamos en chasquear los dedos. Y le asignamos mucho menos tiempo del que realmente luego dedicamos a trabajar con esta tarea. Y lógicamente nos dejamos cuestiones pendientes de la planificación del día.

Además, a medida que aumenta la complejidad de la tarea, es más fácil que la estimación del tiempo que dedicamos a la misma sea más errónea. Calculamos a bulto. Y luego nos pasa lo que nos pasa, que vivimos en un estrés permanente o simplemente nuestro día se alarga mucho más allá de las ocho hora de trabajo regulares.

Porque no solo se trata ya de cuestiones que podamos controlar, de nuestra concentración, organización o facilidad para realizar un trabajo. Sino que muchas veces también dependemos de factores externos, de interrupciones que nos sacan de nuestro flujo de trabajo, que nos impide concentrarnos.

Por eso muchas veces, una vez que acaba nuestro horario de trabajo, esa hora extra que nos quedamos sin llamadas, muchas veces sin gente alrededor y con un objetivo muy claro de irnos a casa lo antes posible somos capaces de concentrarnos mucho mejor y acabar mucho más rápido. Pero también porque tendemos a procrastinar, alargando las tareas mucho más de lo necesario. Mientras que si tenemos una hora a la que nos tenemos que marchar sí o sí, nos ponemos mucho más las pilas para acabar.

Todo esto acaba por generar un estrés innecesario en nuestro día a día. No vemos el final del túnel. Sabemos que hoy no acabaremos con lo que tenemos pendiente, pero mañana tampoco. Y los nuevos proyectos o tareas no dejarán de llegar. Es la sensación de intentar desalojar el agua del mar con un vaso de agua, una tarea que nunca tiene fin.

En el caso de las personas que trabajan por cuenta propia o autónomas esta gestión de tareas ineficiente puede ser dramática. Por un lado porque como trabajamos para nosotros y nosotras mismas no vemos el final del día. Por otro porque las horas que facturamos a los clientes son mucho menos que las que realmente dedicamos a un proyecto. Y nuestro coste por hora se acaba por desplomar. Al final no nos damos cuenta y casi trabajamos gratis.

Por eso es necesario identificar pequeños hábitos que nos roban mucho tiempo a lo largo del día. No siempre que tenemos un mensaje o una llamada tenemos que responder. A veces es mejor esperar a terminar con la tarea que estamos y luego atender estos mensajes, muchas veces triviales pero a los que concedemos una importancia mucho mayor de lo que deberíamos.

Muchas veces basta salir 5 minutos antes de casa para llegar al trabajo media hora antes. O realizar la pausa del café no siempre a la misma hora, sino a la que sea mejor según el flujo de trabajo y concentración que llevemos. Hay días en que parar para tomar un café nos ha partido la mañana y a la vuelta nos ha costado horrores volver a concentrarnos.

No hay que hacerlo todo de golpe, sino ir introduciendo pequeños cambios de hábitos poco a poco. Los primeros días tendremos que luchar contra la fuerza de la costumbre para lograrlo. Pero en los siguientes ya nos irá costando menos hasta que sea algo que incorporamos a nuestro día a día sin pensar. Entonces podemos pensar en introducir otro cambio. Y lo mejor es que los resultados en nuestro tiempo los notamos desde el minuto uno que hemos desterrado un hábito pernicioso.