Así se usa el correo electrónico de forma productiva

Las bandejas de entrada del correo electrónico son, a menudo, cajones de sastre o, aún peor, «cajones desastre». A continuación, exponemos algunos sistemas de ordenación, pautas para el borrado de correos y otros consejos generales.

ORGANIZACIÓN CON ETIQUETAS O CARPETAS

– Según importancia / temática

Es la forma de ordenación más habitual después, quizá, de la opción de acumular los correos sin ordenarlos en absoluto.

Algunos gestores de correo, como Gmail, permiten programar filtros que hacen que un correo que contenga una determinada palabra en su asunto o que provenga de un determinado remitente pase automáticamente a la carpeta que se designe. Así, los correos se ordenan solos.

Pero también es posible, tanto en Gmail como en cualquier otro, crear las carpetas y mover cada correo manualmente a la que corresponda.

Por ejemplo, se puede crear una carpeta para los correos de trabajo, otra para los personales y otra para los referentes a una afición.

Si se trata de una cuenta que sólo se utiliza para el trabajo, puede ordenar los correos por proyectos o clientes, crear otra carpeta para asuntos de la empresa y los empleados (por ejemplo, cenas corporativas o regalos para compañeros) y otra más para correos de proveedores.

El consultor de productividad José Ignacio Azkue dice que el problema del correo electrónico es que «lo solemos consultar por orden cronológico, dando la misma importancia a todos los correos». En contraposición a esto, él recomienda «clasificarlos según su importancia» utilizando reglas y filtros. «Sólo hay tres tipos de correos: basura, información relativamente importante o tareas. No te van a llegar más cosas», zanja. Por lo tanto, recomienda definir las condiciones que permitan hacer caso primero a los más relevantes. Se pueden ordenar por remitente, según palabras clave o según si estás como destinatario principal o en copia, por ejemplo.

José María Villarmea, que se dedica al personal productivity training, coincide con esta ordenación por importancia. Cree que es necesario ordenar los correos de «más caliente» a «menos caliente». Y advierte: «la bandeja de entrada de nuestro correo puede ser un gran agujero negro si no la menejamos con eficacia».

– Según urgencia

Zach Hanlon, experto en marketing y ventas, recomienda ordenar los correos laborales según su urgencia y no según su temática. Así, él cree que son suficientes cinco carpetas:

1. Bandeja de entrada:los correos solo deben permanecer aquí hasta que sean trasladados a otra de las carpetas. La excepción a esta regla es cuando has respondido a un mail y estás esperando una nueva respuesta antes de decidir a qué carpeta moverlo.

2. Hoy: lo que requiere una respuesta hoy.

3. Esta semana: lo que requiere una respuesta antes del final de la semana.

4. Este mes / trimestre: la periodicidad de esta carpeta a largo plazo depende de la naturaleza del trabajo que se realice.

5. FYI: aquí guarda los mails informativos a los que cree que quizá tendrá que hacer referencia más tarde. Y he aquí un gran consejo de Hanlon: no hace falta que respondas a estos correos. Quizá sólo querías ser cordial, pero la gente no espera tu respuesta. Y quitarás un peso de encima a sus bandejas de entrada.

Si se utiliza este sistema de carpetas se evita, por ejemplo, responder a un correo sólo para que conste que te ha llegado y responder de nuevo al final del día con lo que se requería en él. El correo espera en la carpeta «hoy» hasta que puedas atenderlo, no se te olvidará y no hará falta ese correo previo de confirmación de recepción.

El autor apunta que si trabajas en varios proyectos, puedes crear estas cinco carpetas para cada uno de esos proyectos.

– Sistema de ordenación personalizado

Cada persona debe diseñar el sistema de carpetas en su bandeja de entrada en función de sus necesidades. Los sistemas aquí planteados son combinables entre sí.

Una buena forma de determinar cuál es la estructura más conveniente es preguntarse qué tipo de correos recibe con más frecuencia. Esto le ayudará a esbozar ese sistema de apartados. Abocetarlo en una hoja de papel tampoco está mal, para así poder añadir subapartados o cambiar el orden antes de trasladar el método elegido a la bandeja de entrada. Patricia Oteyza, Executive & Life Coach, asegura que «si planificas un poco te resultará más fácil el archivo y, lo que es más importante, encontrar lo que hayas archivado».

También conviene revisar de vez en cuando el sistema creado: si hay una carpeta que apenas se utiliza u otra cuya temática es tan amplia que contiene demasiados correos, siempre hay tiempo de rectificar y crear nuevos apartados.

BORRADO DE CORREOS

– No lo guardes todo. Hay mails que, una vez respondidos, no necesitarás después. Aprende a detectarlos. La bandeja de entrada debería ser sólo un lugar de paso.
David Torné, mentor en eficacia personal, recomienda: «Deja tu bandeja de entrada a cero evitando una mochila de temas pendientes que vaya creciendo cada día».
Patricia Oteyza dice que los mails de la bandeja de entrada «están esperando a que les des entrada o a que, por el contrario, los borres de tu vida». No debemos permitir que los correos permanezcan allí mucho tiempo «ni dejar que esa bandeja se convierta en un cajón desastre donde se mezclen los recién llegados, los que tienes que borrar y los que todavía no has contestado».

– No uses la bandeja para almacenar archivos. Exceptuando aquellos que podrías necesitar un día en el que no estés en tu ordenador, conviene que los archives en otro sitio (en tu disco duro o en la nube). Así evitarás que se te acabe el almacenamiento gratuito de tu servidor de correo o nadar en una cantidad ingente de mails hasta que encuentres el que necesitas.

– No uses la bandeja de entrada como tu listado de tareas pendientes. Si en un mail se requiere que hagas una tarea, apúntala en tu lista (en papel, en digital o lo que uses). La excepción la forman aquellos correos que requieren una respuesta breve e inmediata: esos puedes contestarlos al momento y quitártelos de encima. Por lo demás, David Torné recomienda «razonar qué hacer con cada correo. No respondas a un mail al momento, anótalo cómo tarea y demora la respuesta en frío. Evitaras prolongar las interminables cadenas envío-respuesta».
Si la etiqueta de «pendiente» de los correos es tu única lista de tareas, olvidarás cosas. El correo electrónico es sólo un medio y no debes ordenar tu trabajo ni tu vida en torno a él.

Si te acostumbras a archivar la información en el sitio adecuado y borrar el mail que la contenía, evitarás también releerlo varias veces si la primera no pudiste gestionarlo.
José María Villarmea aconseja contestar «a todo lo que se pueda contestar en menos de un minuto». De esta manera, «no alargas tu bandeja de entrada con un “no leido”». El consultor recuerda que el mail «no es un buen lugar para gestionar proyectos», y que siempre es mejor pasar la información o tarea a otro programa.

– No te conviertas en esclavo de las suscripciones. Borrar decenas de notificaciones y correos comerciales cada día puede llevarte mucho tiempo. Torné dice «no añadas ruido de forma innecesaria. El correo es una app para comunicarte con los demás. No lo sobrecargues con notificaciones de aplicaciones, suscripciones…» Nunca es tarde para darte de baja de las que te lleguen.

– Si has guardado más de los que debías y ahora tienes cientos de páginas con correos, pero no quieres hacer un borrado masivo por miedo a perder algo importante, puedes probar a borrar por bloques. Por ejemplo, hacer una búsqueda por remitente o asunto y borrar todos los resultados que aparezcan.

Comienza el día con una tarea importante y olvida el correo hasta pasadas un par de horas

CONSÚLTALO MENOS

José Ignacio Azkue alerta de que el correo se ha transformado en un hábito no muy acertado: «el 100% de las personas, lo primero que hacen al empezar el día es abrir el correo electrónico. Y eso no debería ser así. Deberías comenzar el día con una tarea importante para ti y olvidarte el correo hasta pasadas un par de horas». Y añade: «sólo deberíamos abrirlo entre cuatro y seis veces al día». Es un error estar siempre disponible para el correo. La mayoría de las veces, le damos prioridad absoluta cuando en realidad pueden esperar.

Patricia Oteyza recomienda quitar las alarmas de entrada del e-mail. «No hay nada más atrayente que la señal de entrada de un mail. Además de hacerte perder la concentración en lo que estabas haciendo puede hacerte perder un tiempo precioso si te dejas llevar por la curiosidad».