El ABC del emprendimiento tecnológico a tu medida

Lo más importante cuando uno inicia su negocio son las ganas, la idea y, muchas veces, el dinero para comenzar a soportar la inversión. Estando muy metidos en eso nos olvidamos de que para arrancar una empresa nos tenemos que valer de muy buena tecnología que nos ayude a organizarnos, comunicarnos y a aprovechar de las nuevas herramientas que tienen costos mucho más accesibles que hace algunos años.

Aquí te enlisto los siguientes puntos donde detallaré las inversiones más importantes con las que se puede comenzar un emprendimiento y que son necesarias para tener un buen inicio. No se trata de comenzar a invertir en todos estos rubros, pero sí tener en cuenta lo que con el paso del tiempo requerirá tu negocio para tener un buen crecimiento.

Parte importante para comenzar a trabajar es definir las herramientas que utilizarás para todo lo que envolverá el día a día, desde una simple pluma hasta el espacio de trabajo que van a requerir.

Para arrancar un nuevo proyecto no requieres oficina pero sí es súper necesario valer de un espacio dedicado a enfocarte en las ideas y llevarlas a cabo. Ya sea tu casa, un café o una pequeña oficina, necesitas darle una opción a tu mente trabajadora que lo ponga en el punto que necesita para comenzar.

¿Computadoras? ¿Impresoras? ¿Tabletas o teléfonos móviles? ¿Te has puesto a pensar en todas esas herramientas que necesitas para armar a tu equipo de trabajo? Si bien ya no es indispensable una oficina, sí es de mucha ayuda reemplazar esos espacios de producción con equipos que puedan soportar las herramientas de trabajo, actualizaciones y ajetreo para trabajar rápido, fluido y sin contratiempos.

Recuerda que esto siempre será una inversión, así que dale valor a lo que vas a comprar para la empresa y tu equipo, revisa bien las características de la adquisición de las “herramientas fuertes” para el negocio.

Es la carretera para poder llegar lejos. Entre más amplia y mejor sea, más rápido puedes responder a tus clientes y proveedores. Es por eso que debemos seleccionar un buen ancho de banda y un proveedor que abastezca justo para lo que necesitas y más, pues siempre las aplicaciones de archivos en la nube y nuevas herramientas suelen exigir mayor velocidad.

Las formas de trabajo han cambiado mucho y más cuándo comienzas desde “cero”, con pequeñas oficinas, trabajo remoto y poca inversión. Por lo que es muy importante comenzar con una buena organización de todos los documentos e información que se trabajará en cada proyecto y para cada cliente. De esa forma con los éxitos y crecimiento siempre tendrás una excelente estructura.

Si ya no se está usando el tener oficinas con grandes muebles llenos de papel, separadores y archiveros, no significa que no tengamos que hacer esto de alguna forma. Trabajar digitalmente requiere de una plena visión y definición de la herramienta correcta. Infórmate bien cómo trabajan los sistemas de almacenamiento que existen en la nube, así como qué otros servicios ofrecen (edición, aplicaciones completas móviles, costos de inicio, crecimiento).

Algunas opciones que puedes revisar son: OneDrive, Evernote, Dropbox, iCloud, Google Suite.

Definir procesos o herramientas de equipo para cada proyecto requiere de varios pasos para llevarse a cabo y es ahí donde se precisa de una herramienta que ayude a dar seguimiento de cada etapa y sobre todo que mantenga la información lista para tomar acción. De aquí proviene la importancia de tener un buen servicio para compartir archivos, ya sea en la nube o localmente, que ayude a editar documentos y darle agilidad a todos los procesos e información para lograr los objetivos.

Algunas herramientas que te pueden servir son: Evernote, Basecamp, Todoist, Wrike, Prezi.

La empresa vive de ventas o servicios que ofreces, pero al final de cuentas todo involucra comunicación con los clientes, así como comunicación dentro del equipo de trabajo para dar el mejor resultado posible.

La comunicación externa siempre va a dar con el correo electrónico, los mensajes y el teléfono. Por lo que debes seleccionar los servicios que más te convengan, pero principalmente los que estén siempre disponibles.

Las cuentas de correo electrónico van en función del dominio y hospedaje que contratas por medio de un pago anual, en su mayoría. Selecciona un dominio (nombre después del @) fácil y un buen sistema de hospedaje. Aunque también puedes encontrar servicios como Google Apps o Outlook de Microsoft en los que puedes tener tu propio dominio con sus buenas funciones. Recuerda que siempre es más profesional un dominio propio que utilizar Yahoo, Gmail, o Outlook en la dirección.

En cuanto al teléfono ya existen muchas nuevas empresas que utilizan el número móvil y en muchos otros casos telefonía digital, esto se puede conseguir con empresas como Toky, Skype o UberConference, sólo necesitas tener una buena conexión a Internet y listo. Esto siempre le va a dar confianza a los clientes y a tu empresa agilidad y movilidad.

La comunicación interna es tan importante como la externa, así sea un equipo de dos personas. Utilizar el correo electrónico para comunicarnos con nuestro equipo es una de las prácticas más improductivas y confusas que existen en estos momentos. Se han desarrollado sistemas de comunicación empresarial por medio de chats de uso profesional con el objetivo de dar seguimiento a los proyectos y haciendo eficientes las conversaciones.

Como Todoist, Skype, UberConference, Slack, Trello.

Comenzar una empresa requiere ganar e invertir y esto exige de administrar todos los ingresos y gastos, hacer facturas y analizar los número que estamos teniendo. Para todo esto necesitamos de armarnos de un buen kit de herramientas que nos permitan hacer esto de forma fácil y rápida.

Aquí tendrás que trabajar con tus contadores, administradores y personas más ad-hoc en tu empresa que te ayuden a seleccionar la solución en el mercado o a la medida que mejor les pueda acomodar para administrar y llevar la contabilidad y en otros casos hasta la nómina.

Buscamos que ésta sea la herramienta que más utilicemos para ingresar dinero y, algunas veces, para egresar. Recuerda que al definir con qué banco abrirás la cuenta también te informan de las opciones y servicios tecnológicos que te proporcionan.

Desaparecieron las facturas impresas y ahora todo es electrónico, así que si tienes un negocio tienes que prepararte para tener todo listo con el SAT: buscar una buena opción de sistema de facturación electrónica que te dé un buen precio por timbre y sobre todo un sistema fácil de adaptar a tu modelo. Existen miles de empresas que dan este servicio de forma web y algunos hasta cuentan con aplicaciones móviles.

Por último, te tengo una buena noticia, no debes de preocuparte o romperte la cabeza con todo lo que leíste arriba. Simplemente es para que tengas una noción y vayas aplicando una por una y todo a su tiempo. Primero por las que más importancia requieran de ti y luego lo que sigue, puedes tardar hasta un año en instaurar todo esto; la idea es concientizar y crear una visión de emprendimiento inteligente.