Te encantan las listas, pero ¿las haces bien?

¿Haces listas?

¿Las pasas a limpio cuando ya tienes la mitad de los elementos resueltos, o te gusta más verlas así, con las marcas del trabajo hecho?

Aunque seas un fanático de los listados, debes saber que también tienen contras y que hay formas de hacerlos mal. Este es un resumen de los principales fallos que cometemos cuando hacemos listas y, lo mejor de todo, ¡sus soluciones!

En una lista de tareas por hacer, todos los elementos tienen la misma apariencia. Hay una línea de texto tanto para una tarea sencilla que puedes terminar en unos minutos como para una presentación que tardarás un par de jornadas en elaborar.

Esta homogeneización puede hacer que comencemos con las tareas que están las primeras en la lista en lugar de hacerlo por las más urgentes.

Puedes hacer varias listas en lugar de solo una. Por ejemplo, una lista con tareas prioritarias y otra con tareas secundarias. O una lista con tareas que te llevarán menos de diez minutos, otra con tareas de una hora y otra con tareas de varias jornadas.

Si prefieres tener solo una lista, puedes marcar las tareas con números que indiquen el orden de realización.

-Haz una división entre las tareas del trabajo y las de casa.

-Además, dentro de las tareas de trabajo, haz una división entre aquellas que son atemporales (sin orden concreto, para realizarlas cuando se tenga tiempo) y esas otras que vienen condicionadas por fechas de entrega (por ejemplo, trabajos para clientes).

-En estas últimas, establece un orden según lo cercanas que estén esas fechas de entrega.

-Las tareas realizadas se van marcando.

Por lo tanto, no se trata solo de tener una lista, sino de que esta lista sea flexible y cambie según su contenido, y de que no todos los elementos tengan la misma importancia.

La lista te recuerda, de un vistazo, todo lo que tienes pendiente de hacer. Si eres muy ordenado y no te gusta tener nada inacabado, quizá esa visión de temas pendientes te produzca algo de angustia o ansiedad.

Además, lo normal es que la lista de tareas por hacer casi nunca esté a cero: siempre llegarán nuevos elementos.

Una recomendación es «quitarte de encima» cuanto antes las tareas que te lleven menos de diez minutos. De esta manera, tacharás varios elementos de tu lista y no tendrás tantas cosas pendientes.

Pero es buena idea que no la tengas siempre a la vista. Realízala en un cuaderno que guardes cuando termine tu jornada de trabajo y abras cuando quieras dedicarte a ello. Lo mismo si son tareas del hogar: mírala cuando vayas a poder ponerte a reducirla. Tenerla siempre delante te puede crear una inquietud constante.

Seguro que tienes alguna tarea que lleva semanas en la lista porque siempre entran cosas más urgentes que posponen su realización. Si esto ocurre con varios elementos, sucederá que tu lista tendrá una parte fija o «enquistada» en lugar de ser siempre cambiante.

De vez en cuando, vuelve a plantearte la necesidad de cada elemento de la lista. Si hay un asunto que siempre pospones para realizar en su lugar otras tareas, tal vez debas plantearte si realmente es necesario que dediques tu tiempo a ello en este momento. Las listas deben ser dinámicas. No pasa nada por quitar de ellas una tarea si tus prioridades han cambiado: no son promesas que haya que cumplir a rajatabla.

Si pruebas a hacer criba en tus listas, verás que estas quedan mucho más ligeras.

Uno de los problemas de anotar todo en agendas y listados es que se pierde la capacidad de retener en la memoria fechas y asuntos pendientes. Delegamos en esos cuadernos y libretas una habilidad de organización y memorización que otros tienen en la cabeza. No es bueno ni malo, cada uno elige su método. Pero ¿qué ocurre cuando algo no se anota en esa lista? Que, muchas veces, lo borramos de nuestra cabeza hasta que alguien nos lo recuerda.

Si decides organizarte utilizando una lista de tareas, tienes que ser disciplinado con ella. Si un asunto llega a ti cuando no tienes la lista a mano, tienes muchas maneras de redirigirlo hasta ella: enviarte un correo electrónico con un recordatorio para anotarlo más tarde, ponerte una alarma en el móvil, apuntarlo en un papel y guardarlo en el bolsillo… Lo que no debes hacer es pensar «luego lo anoto», a no ser que tengas una memoria de hierro. Si no estás acostumbrado a gestionar las tareas en la cabeza, es muy fácil que se te olvide anotarla después.

Puede que uses una lista para determinadas partes de tu trabajo, pero que otras las gestiones en el momento (por ejemplo, a través del correo electrónico o manteniéndolas en tu memoria).

Si la lista es parcial, su eficacia disminuye: el objetivo principal de la lista es no tener que dedicar tiempo ni esfuerzo a retener las tareas pendientes en tu memoria.

No pasa nada porque la lista sea heterogénea o por tener varias listas. Puedes poner elementos de distintos proyectos en ellas, o elementos de distinta importancia, siempre que los organices como sugeríamos en el primer punto. Pero si decides anotar solo algunos de ellos, seguramente no veas la diferencia entre utilizarlas o no. Hacer listas incompletas es como no hacerlas. ¡Sé constante!