Organízate priorizando objetivos

Muchos ejecutivos pasan de reunión a reunión o de crisis a crisis sin pensar siquiera en el razonamiento que hay detrás de sus apretadas agendas. Comúnmente, utilizan muy poco tiempo en actividades que realmente ayudan a alcanzar sus principales metas y suelen presentar una falta de coherencia entre prioridades y distribución de horas.

Es importante que pienses cuidadosamente por qué realizas una actividad en concreto y qué es lo que esperas obtener de ella. Para ello debes establecer cuáles son tus metas más importantes y determinar si tu horario de acuerdo con este ranking. Para lograrlo, sigue estos seis pasos:

Incluye las tareas rutinarias que tienes diaria o semanalmente así como tus grandes proyectos profesionales. Si pasas todo tu tiempo respondiendo a las crisis o haciendo las tareas de los demás pronto te hundirás y nunca lograrás tus metas.

Para poder salir adelante, debes pensar qué es lo que quieres hacer. Esto puede incluir objetivos a largo plazo como avanzar en tu carrera, o a corto plazo como desarrollar una nueva habilidad. Incluye todas estas aspiraciones en tu lista. Sé lo más detallado posible y añade todas las tareas y metas que se te ocurran.

Divide tu lista en tres categorías de tiempo:

- Aspiraciones en tu carrera: Se refiere a los objetivos en largo plazo, es decir a cumplir en al menos dentro de cinco años.

- Objetivos: Metas profesionales a alcanzar entre tres meses y dos años.

- Propósitos: Acciones que deberían guiar tu trabajo diario o semanal.

Asegúrate que cada objetivo contenga uno o dos propósitos asociados. Si alguno de ellos no tuviera un propósito, piensa cuál será el siguiente paso que debes dar para alcanzar esa meta en particular e inclúyelo en la lista.

Piensa en qué es lo que quieres hacer, para qué eres bueno y qué necesita el mundo de ti. Estas ideas son completamente diferentes la una de la otra.

Determinar qué es lo que quieres es crítico para jerarquizar tus decisiones. Por ejemplo, si realmente deseas inventar el nuevo producto de tu empresa, entonces debes rankear ese objetivo hasta arriba.

Después, pregúntate a ti mismo en qué sobresales y qué objetivos van de acuerdo con tus fortalezas. Nuevamente, debes posicionar este objetivo en donde tengas una ventaja competitiva en los primeros lugares de tu ranking puesto que será más fácil que los consigas debido a tu personalidad o habilidades.

Finalmente, pregúntate qué es lo que el mundo necesita de ti. No puedes ser completamente productivo si sólo observas el lado de la oferta. También debes considerar el de la demanda; es decir, lo que el mundo, tu empresa o tu jefe necesitan de ti.

Escribe dos o tres objetivos principales para tu organización y piensa cómo medirás tu desempeño. Pregúntate a ti mismo qué puedes cambiar que te ayude a alcanzar el éxito: quizá sea visitar más clientes o reclutar talento.

Tus propósitos, o acciones a seguir, por lo general se pueden dividir en dos categorías: propósitos facilitadores, que son los que ayudan a cumplir objetivos, y los propósitos asignados, es decir aquellos que te fueron dados. Primero decide qué objetivos van en qué categorías y después haz un ranking de los más a los menos importantes.

Por ejemplo, terminar mi libro era algo muy importante para mí, por lo que escribir el primer borrador de un capítulo solía ser mi propósito facilitador principal. Estos propósitos también pueden impulsar un objetivo de otras maneras. Imagina que te asignan un nuevo proyecto (es decir, un objetivo) que requiere de tu completa atención. Entonces, querrás deshacerte de la mayor cantidad de pendientes posible. Terminar los propósitos menos importantes también te alejará de preocupaciones.

Enlista y jerarquiza tus propósitos facilitadores basándote en la importancia del objetivo y en cuánto ayuda un propósito en particular a alcanzarlo.

Las tareas asignadas se refieren a los pendientes diarios que por lo general suelen parecer ajenos al gran panorama. Son muy diferentes a los facilitadores que te ayudan a obtener tus objetivos. Aunque las tareas asignadas son inmediatas y concretas, esto no significa que sean lo suficientemente importantes para consumir tu tiempo. Considéralas con prioridad baja y usa el menor tiempo posible en ellas.

Una vez que has jerarquizado tus objetivos y propósitos, determina qué tan efectivo es tu horario de acuerdo a ellos. Toma tu calendario y responde a estas preguntas:

- ¿Cuántas horas pasas en el trabajo a comparación de otras actividades?

- ¿Cuáles son las tres principales actividades en el trabajo en las que usas tiempo?

- ¿Cuántas horas a la semana gastas en juntas, haciendo reportes o respondiendo correos?

- Compara tu distribución de tiempo con tu ranking de objetivos y propósitos. ¿Qué porcentaje de tu tiempo usas en las actividades que te ayudan a alcanzar tus mayores objetivos? ¿Cuánto tiempo usas en tareas de poca importancia?

Probablemente descubras que usas menos de la mitad de tu tiempo en tus prioridades. Algunos profesionales nunca piensan en sus objetivos y propósitos, por lo que terminan olvidando o rezagando las metas más importantes. Evita que esto te ocurra a ti.