El flujo de trabajo de las personas altamente productivas

Aunque muchas cosas han cambiado desde la primera edición (la tecnología digital nos ha invadido totalmente y estamos prácticamente conectados 24 horas al día, 7 días a la semana), los principios y técnicas fundamentales de GTD permanecen invariables.

Tanto si tienes un cargo ejecutivo en una empresa como si estás estudiando en la universidad o eres un artista independiente, sigues necesitando una especie de “bandeja de entrada” donde capturar todas las cosas potencialmente significativas que entran en tu vida, de modo que puedas elegir en qué vas a poner tu atención en cada momento, con confianza y tranquilidad. Decidir cuál es tu próxima acción sigue siendo crítico para la ejecución de cualquier tarea, sea cual sea su alcance.

GTD no es solo una metodología para hacer las cosas; es una filosofía que te ayuda a comprometerte de manera adecuada con tu mundo, tu trabajo y tu vida personal. Es una guía para elijas la mejor opción en cada momento y dejes de distraerte y estresarte por aquello que no estás haciendo.

En este artículo quiero hacer una breve introducción al flujo de trabajo de GTD. Para enfrentarnos a cualquier trabajo, normalmente atravesamos un flujo de trabajo de cinco etapas: (1) recopilamos cosas que nos llaman la atención, (2) procesamos qué significan y (3) organizamos los resultados, lo cuáles (4) revisamos frecuentemente para elegir qué vamos a (5) hacer a continuación.

(1).- Recopilar

Esta etapa es fundamental para eliminar el estrés asociado a nuestro ritmo de vida.Debes capturar todo aquello que puede representar algo que hacer y registrarlo en un sistema fiable que puedas revisar posteriormente. De este modo, las cosas no estarán rondando por tu cabeza, lo cual es una fuente de estrés.

Tienes que recopilar el 100% de las cosas que consideres incompletas, ya sean personales o del trabajo, grandes o pequeñas, urgentes o de menor importancia… ¡Todo!

Necesitarás algo que contenga esta lista de cosas. Existen numerosas opciones, desde bandejas o carpetas físicas con notas escritas en papel, hasta herramientas de alta tecnología, como aplicaciones informáticas basadas en internet o dispositivos móviles.

(2).- Procesar

Esta etapa consiste en pensar qué es cada uno de los elementos recopilados y decidir qué hace falta hacer con ellos. Esto servirá de base para organizar tus acciones. Para cada elemento tienes que hacerte dos preguntas:

1.- ¿Qué es esto?

No es ninguna tontería. Algunas cosas son evidentes, como “hacer la compra”, pero otras no, como “leer el comunicado de la empresa”, y es necesario que les dediques un tiempo para determinar exactamente qué son y qué acciones requerirán (si es que requieren alguna).

2.- ¿Hay que hacer algo?

Si la respuesta es no, hay tres posibilidades:

a.- Si no lo necesitas más, tíralo a la papelera.

b.- Si no tienes que hacer nada ahora pero probablemente tengas que hacer algo en el futuro, guárdalo en algún sitio que revises periódicamente.

c.- Si representa una información potencialmente útil, archívalo como material de consulta.

Si la respuesta es sí, primero tienes que determinar cuál es la siguiente acción a realizar y después:

a.- Si la acción se puede hacer en menos de dos minutos, simplemente hazla.

b.- Si no eres la persona adecuada para realizarla, delégala a quien corresponda.

c.- Si la tienes que hacer tú y requiere más de dos minutos, añádela a una lista de “próximas acciones”.

A medida que vas procesando las cosas, éstas desaparecen de la bandeja de entrada, quedando al final vacía.

(3).- Organizar

Para organizar los elementos que requieren acción necesitarás lo siguiente:

:: Una lista de proyectos. Allen define un proyecto como cualquier trabajo que requiere más de una acción. Si con una acción no completas el trabajo, debes añadir un proyecto a esta lista, de forma que te recuerde que hay cosas pendientes por hacer.

:: Una zona para almacenar el material de consulta relacionado con los proyectos.

:: Una agenda, donde anotarás las acciones que tienen que hacerse necesariamente y sin falta, en una fecha determinada, o incluso en una hora determinada.

:: Una o más listas de próximas acciones, donde anotarás las acciones que deben hacerse tan pronto como sea posible. Si tienes muchas acciones, es bueno dividir la lista en diferentes categorías o tener varias listas.

:: Una lista de cosas que estás esperando que terminen otras personas u organizaciones.

Para los elementos que no necesitan acción las posibles categorías son:

:: La papelera, para todo aquello sin valor futuro.

:: La zona de incubación, donde pondrás las cosas que quieres recordar en el futuro, para volver a valorar si hay que hacer algo. Probablemente necesites tener varias subcategorías en esta lista de “algún día / tal vez”. Además, seguramente querrás volver a valorar algunas de ellas en fechas determinadas, para las que necesitaras un tipo de archivo diferente.

:: Una zona para almacenar el material de consulta.

(4).- Revisar

Es necesario que revises el estado en que se encuentra tu vida, a intervalos regulares y a los niveles adecuados.

Debes revisar diariamente tu agenda, ya que ahí se encuentran las acciones comprometidas de cada día. También deberás revisar bastante a menudo tus listas depróximas acciones. Si las organizas por contextos (“en casa”, “con el ordenador”, “con el jefe”), sólo tendrás que revisar aquellas en las que el contexto esté disponible.

Las listas de proyectos, en espera y algún día/tal vez deben ser revisadas con la frecuencia que tú creas necesaria para no estar preocupado por ellas.

Es muy recomendable hacer una revisión semanal de todo el sistema, para mantenerlo actualizado.

(5).- Hacer

El propósito básico de toda esta gestión es facilitar, en cualquier momento, la decisión dequé hacer y qué no hacer, de modo que te sientas bien con ello.

Para tomar decisiones debes confiar, en primer lugar, en tu intuición. Además, hay un modelo de cuatro criterios que puedes aplicar en este orden:

1. Contexto: Algunas acciones requieren estar en un lugar determinado o disponer de determinadas herramientas a mano, lo cual limitará tus opciones.
2. Tiempo disponible: Si tienes una reunión dentro de 15 minutos, deberías centrarte en acciones que requieran menos tiempo
3. Energía disponible: Es necesario tener una cierta energía para acometer algunas de las acciones. Otras, en cambio, no necesitan tanto. ¿Cuánta energía tienes en este momento
4. Prioridad: Dados un contexto, un tiempo y una energía disponible, elige aquella opción que te proporcione mayor beneficio. Aquí es donde entra en juego tu intuición y criterio personal.

Un par de cosas a tener en cuenta…

Aunque se trata de un método sencillo y natural, para que funcione correctamente hay que tener en cuenta un par de cosas:

:: La cadena es tan fuerte como el más débil de los eslabones. Hay que hacer correctamente todas y cada una de las etapas, sino tu organización y productividad se resentirán, y tu confianza en el sistema disminuirá. Para poder hacer en cada momento lo correcto, tienes que recopilarlo todo, decidir qué es cada cosa, organizarlas de forma eficiente y revisarlas con la frecuencia adecuada.

:: Debes realizar cada etapa en diferentes momentos del día. La dinámica por la que se rige cada etapa es completamente diferente. Tratar de llevar a cabo varias (o todas) las etapas de una vez es un error común que genera estrés e impide que te concentres en lo importante.

Con la colaboración de Sintetia

Autor: Francisco Sáez es el creador de FacileThings, una herramienta de productividad personal en la nube, y escribe habitualmente sobre productividad y GTD.

REUTERS/ Stringer Shanghai