Los hábitos fundamentales de la productividad personal

GTD es seguramente la metodología de productividad personal que con más fuerza están adoptando los profesionales del siglo XXI. Desarrollada en 2001 por David Allen en su libro “Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity” (de ahí vienen las siglas GTD), fue obteniendo millones de practicantes a medida que el libro iba convirtiéndose en un best-seller y traduciéndose a más de 40 idiomas (en español se publica bajo el título “Organízate con eficacia”).

Aunque GTD es un sistema bastante sencillo, no todo el mundo encaja bien con esta metodología. Técnicamente, se trata de un flujo de trabajo de cinco etapas que no tienen ninguna complejidad. En el fondo sólo es cuestión de manejar listas, algo que está al alcance de cualquiera.

El problema estriba en que para ser productivo necesitas desarrollar algunos hábitos y, si no eres capaz de ello o crees que una metodología te tiene que solucionar la papeleta per se, sin poner nada de tu parte, terminas culpando al método y volviendo a tu caos habitual.

Establecer nuevos hábitos no es sencillo. Requiere tiempo y constancia. ¿Quieres saber si GTD es para ti o no? Éstos son los tres hábitos fundamentales que hacen que GTD funcione, estés bien organizado y reduzcas tu nivel de estrés al mínimo.

1.- No guardar nada en tu cabeza

David Allen hace especial hincapié en que debes recopilar o capturar todo aquello que debas hacer, en un sistema de confianza que puedas revisar en cualquier momento, fuera de tu cabeza. Todas las cosas, las que tienes que hacer pronto y las que tienes que hacer algún día, las grandes y las pequeñas, las que tienen que ver con tu trabajo y las que son parte de tu vida personal, las importantes y las que no lo parecen.

Hay varias razones, de carácter práctico y psicológico, para hacer esto. Todo aquello que tu cerebro considere de alguna manera incompleto requerirá tu atención de forma constante e inconsciente. Pensar repetidas veces en lo mismo solo te hace perder el tiempo y, además, es una fuente de estrés. Si te habitúas a sacar todas esas cosas de tu cabeza, eliminarás distracciones inútiles y podrás concentrarte plenamente en lo que estás haciendo.

Capturar todo fuera de tu cabeza te permitirá utilizar la cabeza para pensar en cosas, no para recordar cosas. Además, tendrás en todo momento una noción clara del volumen de actividad con el que tienes de tratar y de su importancia, lo que te permitirá decidir correctamente qué debes hacer y qué no.

2.- Tomar decisiones

Dice David Allen que “si no decides la siguiente acción, sigue existiendo un abismo potencialmente infinito entre la realidad actual y lo que necesitas hacer”. Todo lo que llega a tu vida no puede quedarse simplemente ahí. Debes disciplinarte para tomar decisiones sobre todas tus cosas. Concretamente, debes establecer claramente cuál es tu compromiso con cada asunto y qué vas a hacer—o no hacer—al respecto.

En GTD, se llama procesar a tomar este tipo de decisiones, y no significa más que clarificar qué es cada una de esas cosas que has capturado previamente. Procesar no significa que debas hacerlas, sino decidir qué es cada cosa y qué deberías hacer con ellas.

¿Por qué? Al decidir sobre cada cosa que aterriza en tu vida, tomas conciencia de la realidad y disminuyes tu nivel de ansiedad. Tomas el control de la situación, ya que sabes exactamente qué cosas estás dejando de hacer. Y disminuye tu frustración.

Cada vez que tomas una decisión se produce una sensación de alivio y te sientes menos presionado, ya que lo ves todo más claro. Además, al hacerte responsable de tus cosas, aumentas la confianza en ti mismo. En una palabra, aumentas tu capacidad para hacer las cosas.

3.- Revisar tu sistema periódicamente

En todo sistema ordenado hay siempre una tendencia natural al desorden. Tu sistema de productividad personal, tus listas, deben estar actualizadas para que sean útiles. Debes revisar las cosas importantes de tu vida y tu trabajo, tus proyectos actuales y tus próximas acciones, tan a menudo como necesites para tener la tranquilidad de que no se te escapa nada. GTD propone una Revisión Semanal y, créeme, el no hacerla es uno de los motivos principales para volver al caos inicial.

Revisar todo te permite saber qué cosas no estás haciendo, y eso te proporciona tranquilidad. Al revisar tus proyectos de manera regular, te aseguras de tener siempre definida la siguiente acción, de manera que no dejes de avanzar.

Si todo está bajo control, tu cabeza se mantiene libre para pensar a un nivel superior, y tomar mejores decisiones respecto a tus objetivos a medio y largo plazo. Y eso es ser productivo.

En colaboración con Sintetia.

Autor: Francisco Sáez es presidente y CEO de Facile Things.

Imagen: REUTERS/Anastasia Moloney