Los 3 errores que matan la productividad

A todos nos resulta muy desgastante física, mental y emocionalmente ese día en el que no pudimos lograr nuestros objetivos, es decir, no fuimos productivos.

Este desgaste se agrava en proporciones descomunales cuando no solo es un día en el que no pudimos ser productivos, sino que, la improductividad, se vuelve el común denominador de nuestra vida y nuestro desempeño laboral. Parece mentira, pero todo, absolutamente todo, se va contaminando poco a poco hasta llegar a un punto en el que estamos mal en varias de las áreas importantes de nuestra vida.

Por el contrario, ¿qué tal te sientes ese día que terminaste todo a tiempo? Un sentimiento de satisfacción y orgullo me llena después de un día productivo.

Ahora imagínate si en lugar de acumular días improductivos, acumulas días productivos. ¿Tienes una idea del subidón que vas a tener? ¿Por qué?, porque tendrás una mente despejada, energía física y un bienestar emocional generalizado que te van a permitir estar con tranquilidad, en atención plena y en presencia total en todas tus actividades, proyectos, interacciones y relaciones, incluyendo, por supuesto, la relación contigo mismo.

La verdad es que somos totalmente conscientes de nuestra baja productividad, ya que si no la percibimos a nivel intelectual, sí que la percibimos en forma de constante insatisfacción, frustración, angustia y preocupación, y créeme, tener estas emociones día con día, va abriendo paso al desánimo y a la apatía.

No obstante que una buena productividad se refleja en muchas áreas de una empresa, aquí me voy a enfocar en el resultado que se deriva de llevar a cabo, en tiempo y forma, las acciones que se deben cumplir para lograr los objetivos establecidos. Hay muchos factores, tanto internos como externos, que obstaculizan, y en algunos casos, hasta impiden dicho logro, sin embargo, considero que en la cotidianidad, en nuestro quehacer diario, existen 3 errores garrafales que matan la productividad, y a continuación te los voy a compartir.

Según un estudio de McKinsey, la mayoría de los ejecutivos dedican por lo menos el 30% de su día a atender el correo electrónico, lo cual significa la tercera parte del día dedicada a esta actividad. Efectivamente forma parte de tu trabajo, sin embargo, recuerda que es una “herramienta” de comunicación escrita, que tiene que hacerte más productivo, no menos. Los siguientes tips te pueden ayudar a atender el correo electrónico en forma más inteligente durante tus horas de trabajo:

Promueve con tu equipo de trabajo una campaña “antimailitis”, cuyas bases sean las siguientes:

- Si lo que se va a tratar no puede ser comunicado en 5 líneas, entonces dicho asunto requiere una comunicación telefónica o presencial.

- Pídeles que sean selectivos con los CC y CCO para no afectar innecesariamente el tiempo de los demás.

- Que sea utilizado principalmente para enviar documentos adjuntos o para confirmar acuerdos.

- Prohibir enviar mails a partir del viernes por la tarde hasta el lunes por la mañana.

- Prohibido discutir o gestionar asuntos emocionales a través de esta herramienta.

Intercala con tus actividades diarias tiempos concretos de 12 minutos para revisar correos. Al terminar, cierra por completo el programa, hasta el próximo período de 12 minutos.

Por ningún motivo, salvo una verdadera urgencia, atiendas correos que no tienen que ver con tu trabajo, y utiliza el buscador para localizar mensajes concretos. Esto te ayudará a eliminar la tentación de detenerte en otros correos.

Es muy importante que tengas una agenda planeada y con horario establecido todos los días. Esta planeación debe tomar en cuenta algo muy importante y que se convertirá en tu prioridad: agendar días y horario específico para trabajar lo que “no” puedes dejar de hacer para seguir avanzando en el cumplimiento de los objetivos. Estas prioridades las tendrás que cumplir sí o sí, aunque se queden pendientes algunas otras actividades.

Yo te sugiero que respetes, si es necesario con cronómetro, los tiempos que has establecido para que puedas cumplir con lo que planeaste, porque es facilísimo perder de vista el tiempo e irte atrasando, requiere de disciplina y enfoque.

En las actividades en las que estén implicadas otras personas, es buena práctica que les hagas saber del tiempo que tienes destinado para esa actividad y una vez que saben cuánto tiempo tienen, definan en conjuntos cuál es el resultado al que deben haber llegado al finalizar la actividad. Tal vez al principio será necesario que los enseñes a enfocarse y a ser efectivos, pero con la práctica, la gente sabrá que interactuar contigo, requiere, por un lado respetar los horarios, y por otro, enfoque y efectividad.

Hay mucha literatura referente a la asertividad en donde se aborda este tema de aprender a decir “no” y que te puede ayudar. Sin embargo hoy sabemos la importancia de mantener un liderazgo colaborativo para lograr compromiso y cumplimiento, es por eso que muchas veces tratamos de atender todo y a todos para que se sientan escuchados y que sepan que nos importan sus ideas y su persona.

No debemos confundir ser colaborativo con estar a disposición indiscriminada. Con una buena comunicación por nuestra parte, el equipo o nuestros colaboradores, podrán comprender que es necesario que nosotros, como sus líderes, estemos enfocados y seamos eficaces y productivos para que ellos también lo sean y todos puedan lograr los objetivos.

A mí, me ha funcionado sensibilizarlos a este respecto, y aprender a identificar 3 cosas principalmente:

1. Si es algo realmente urgente de abordar en ese momento, de no ser así, lo revisamos en nuestras reuniones semanales 1 a 1.

2. Reconocer si es un asunto al que sólo yo le puedo dar solución. Si alguien más puede ejecutarlo se delega la responsabilidad, siempre asegurándome de que la persona sepa que estoy atenta de la solución que se dio y del seguimiento.

3. Definir y dar conocer horarios específicos para llevar a cabo el trabajo colaborativo, en donde mi puerta siempre estará abierta para quien lo necesite y horarios en donde trabajo a puerta cerrada y nadie puede interrumpir (solo un cliente).

Evitar los 3 errores que acabamos de ver, puede hacer una gran diferencia para incrementar tu productividad, la de tus equipos y empresa, además de que sin darte cuenta, estarás contribuyendo en gran medida a incrementar tu bienestar emocional, el de tus colaboradores, y, créeme, hasta el de tu familia.