En busca del espacio de trabajo perfecto

Transformar una oficina convencional en un lugar que inspire a los miembros de cualquier equipo de trabajo y les invite a ser más proactivos y colaborativos. Ese es uno de los principales objetivos que persiguen un buen número de empresas de nuestro país, que han detectado que el espacio de trabajo constituye, en sí mismo, una herramienta estratégica porque influye de manera directa sobre el comportamiento y las emociones de las personas.

Esto, trasladado a la práctica, supone “ofrecer al usuario distintas tipologías de espacios que respondan a las múltiples necesidades que puedan tener a lo largo de la jornada laboral”, expone Sandra Brenes, strategy and workplace designer y COO de Do-WE. Para asegurar la concentración, se crean espacios más cerrados o protegidos para poder aislarse. Para favorecer la colaboración se idean salas donde se pueda escribir en las paredes, con mobiliario cómodo y una configuración que permita el movimiento fácil y para fomentar el flujo de información se plantean espacios donde se puedan producir encuentros casuales.

Son muchos los estudios que demuestran que la felicidad y la productividad en el trabajo están estrechamente relacionadas. Según el informe Happiness and Productivity, realizado por la Universidad de Warwick, “las personas identificadas como felices eran un 12% más productivas”, pero para conseguir la ansiada felicidad en el entorno laboral también es clave la importancia del espacio de trabajo. En su estudio Ethonomics: Designing For The Principles Of The Modern Workplace, Teknon describe los puntos fundamentales para conseguir el perfecto espacio de trabajo y destaca la “creación de ambientes integrados con la tecnología que estimulen sensorialmente”.

La metodología de diseño que pone al ser humano en el centro del proceso para conseguir descubrir cuáles son sus necesidades reales recibe el nombre de Design Thinking. De esta investigación salen posteriormente soluciones funcionales, que serán testadas por el usuario para asegurarse de que finalmente se soluciona el problema. Un concepto cada vez más extendido en los procesos creativos de los equipos de trabajo.

Al Design Thinking se le une un nuevo concepto, desarrollado para crear entornos centrados en el bienestar del empleado, tanto físico como emocional: el Transformative Design. Esta metodología permite conocer en profundidad tanto la parte funcional de las organizaciones como la parte emocional para así ser capaces de crear un entorno de trabajo inspirador y práctico con el que el cliente se sienta identificado.

Silvia Rivela, arquitecta especialista en Workplaces y cofundadora de Do-WE, identifica cuatro agentes que configuran cualquier organización: “el espacio en el que se van a instalar, las tecnologías que utilizan, sus propios procesos internos y finalmente lo más importante, la comunidad o las personas que la habitan junto con sus rituales”. Y añade: “Conocer a una empresa es como conocer a una persona que nace, crece y se desarrolla bajo unos valores, una visión y una misión final. Necesitamos conocer este aspecto para transmitirlo en el espacio como una realidad”.

Se trata, en definitiva, de aplicar las habilidades del diseño en parcelas menos tradicionales. Las corporaciones modernas han creado nuevos sistemas y nuevas políticas, y necesitan nuevos métodos para estructurar los espacios de trabajo. Los que aplican esta fórmula estudian los problemas de forma integral centrándose en las relaciones para encontrar mejores soluciones.

Por ejemplo, hay empresas con más movilidad que otras, ya sea porque parte del equipo trabaja en remoto o porque se ha implantado una política de teletrabajo. En ese caso la oficina adquiere un papel muy relevante como punto de encuentro y es muy importante crear espacios específicos para el trabajo en equipo, cuando esos encuentros físicos tienen lugar. Para ello, “se necesitan espacios que aporten privacidad para que no haya distracciones, con una disposición donde todo el mundo se sienta integrado, bien equipados a nivel tecnológico para poder compartir información en tiempo real y con superficies donde se pueda escribir para compartir las ideas de forma ágil”, recalca Brenes.

Las oficinas tradicionales son lugares en los que los profesionales de hoy en día, especialmente los millenials, no desean trabajar. Philippe Jiménez, country manager de Spaces, explica que“los jóvenes profesionales prefieren oficinas modernas que tengan espacios de trabajo más abiertos y favorezcan la interconexión entre departamentos de una misma empresa, para mejorar la comunicación interna de las compañías y facilitar el trabajo en equipo”.

Las empresas, a su vez, se deslocalizan. Ya no es necesario estar anclado a una dirección postal para desarrollar el trabajo que venían haciendo. En esta línea,las personas autónomas o teletrabajadoras que tienen la libertad de elegir dónde llevarlo a cabo han encontrado en los coworkingsmás innovadores la base ideal, que les permite llevar a cabo su profesión al tiempo que conectan y colaboran con trabajadores de perfiles muy distintos.

Elena Alcalde, responsable de comunicación de Impact Hub Madrid, explica: “Al tiempo que aumenta la digitalización de muchas profesiones, surge la necesidad de humanizarlas y encontrarse físicamente con personas con las que compartes intereses. Y esto, los espacios compartidos, lo facilitan”.

Pero compartir oficina y ahorrar en el coste de un alquiler o hacer networking con la comunidad ya no es suficiente. Hay que “reservar un espacio para la diversidad y la conexión entre "unlikey allies", es decir, profesionales de sectores, visiones e intereses diferentes, que puedan inspirarse y colaborar entre sí”, expone Alcalde. Esto supone una innovación en los espacios de trabajo convencionales, que raramente se encuentran en una oficina accesible a una única empresa.

Hay personas que rinden más cuando están rodeadas de personas trabajando. Se trata del efecto biblioteca, aplicado al entorno profesional. “Es un elemento más que hace que muchos autónomos, pudiendo trabajar en su casa, prefieran venir a espacios compartidos. Marcan sus ritmos y separan su tiempo libre de su horario laboral y productivo”, asegura la responsable de comunicación de Impact Hub Madrid.

La oficina del futuro debe transmitir de una manera clara qué hacen y quienes componen la organización. “Desde el punto de vista funcional, proporcionar una combinación de espacios que permitan realizar las cinco actividades principales de nuestro día a día: concentración, colaboración, formación, socialización, y por último y no menos importante, el descanso”, señala Rivela.

Según Philippe Jiménez, “en los espacios de trabajo del futuro no habrá ni siquiera barreras físicas entre las diferentes partes de un edificio, lo que permitirá generar un ecosistema de trabajo en el que todos los profesionales de diferentes sectores interactuarán entre sí y aprovecharán sinergias de negocio”.

Spotahome, startup de alquiler de pisos y habitaciones por meses, acaba terminar la remodelación de sus oficinas, con la que buscaba conseguir un espacio más funcional y productivo. Ángela Sampedro,HR advisor de la firma, explica que “se ha hecho con el objetivo de crear un lugar más cómodo y accesible, ofreciendo nuevos espacios de trabajo. Las oficinas convencionales no son la mejor opción para sacar el mayor rendimiento de los spotters ni a nivel individual ni como empresa”.

El edificio en el que se alojan tiene una configuración muy vertical, por lo que se organizó el programa de usos a lo largo de distintos niveles. La parte baja es la más pública, “cuenta con espacio multiusos para meetups y eventos, salas de recruitment, una zona de showroom y distintos espacios de reunión para recibir a clientes. También alberga áreas de uso privado para los spotters, como la biblioteca y un espacio de descanso”, explica Brenes, de Do-WE, estudio encargado del diseño de las oficinas de Spotahome.

Todos los departamentos están repartidos en cuatro plantas y divididos en base a sus sinergias. La distribución de las zonas de trabajo sigue un esquema circular, en torno a un espacio central donde se muestran las metas del equipo. A través del diseño han buscado ofrecer no solo un ambiente más cálido y cómodo, sino espacios lúdicos donde los empleados puedan juntarse, distraerse y desconectar antes de volver al trabajo. “En estas condiciones los spotters se encuentran más cómodos, les fideliza y potencia su desarrollo profesional”, concluye.