Hace poco invitamos a nuestros lectores a enviar sus preguntas más apremiantes sobre su carrera profesional.
Con la ayuda de Lynn Taylor, experta nacional en el ámbito laboral y autora de «Tame Your Terrible Office Tyrant: How to Manage Childish Boss Behavior and Thrive in Your Job», respondimos a la siguiente pregunta: «¿Cómo puedo salir antes de una reunión, sobre todo cuando siento que estoy “atrapado”?»
«Creo que muchas personas se enfrentan a este problema en el trabajo», afirma Taylor. «Las reuniones mal organizadas en las empresas estadounidenses se han convertido en una pandemia, y la tecnología solo ha cambiado el lugar, no su omnipresencia. Como resultado, a menudo te invitan a reuniones que no tienen importancia para tu trabajo ni para tus aportaciones. Te quedas atrapado».
Por eso, añade, te corresponde encontrar una balsa salvavidas y escapar ileso para poder ser productivo. Pero ¿cómo salir de una reunión sin ofender a nadie ni poner en riesgo tu empleo?
Aquí tienes algunos consejos:
Actúa con anticipación.
«Si esta práctica agotadora se repite, una de las mejores maneras de abordarla es tomar medidas preventivas antes de que te arrastren a la próxima reunión», sugiere Taylor. «De lo contrario, te apuntas a una espiral continua que mina la moral y la productividad».
Habla de esto en privado, antes de la reunión, y pide una aclaración con diplomacia. Pide amablemente una definición general de tu función y de lo que se espera de tus aportaciones.
«Parte de que quieres comprender mejor la situación para poder aportar valor», dice. «No quieres poner a la persona que organiza la reunión a la defensiva, como si respondieras “No” a su invitación a una fiesta. Menciona los plazos que se acercan y expresa que quieres aprovechar tu tiempo de la manera más eficiente posible».
Si se trata de tu jefe, procede con especial cautela y ofrécele opciones sobre tu tiempo y sobre cómo quiere que lo dediques.
Por último, dice, ofrécete a aportar al grupo, antes de la reunión, cualquier información que necesite y a revisar después las notas de la reunión que haya tomado un colega.
Agiliza el debate.
Haz lo que puedas para que la reunión avance. «Usa el orden del día preparado o, al menos, el que se haya expuesto verbalmente al inicio, y haz una pregunta sobre el siguiente punto. A menudo, eso puede servir de indicio de que es hora de pasar al siguiente tema», dice Taylor.
Desvía la conversación.
Intervén abiertamente desde tu área de especialidad y haz varias preguntas: «¿Esto afectaría a Recursos Humanos en relación con X?», «¿Podría ayudar RR. HH. aportando Y?»
«Si de verdad estás atrapado en una reunión inútil, recibirás una respuesta de “ciervo deslumbrado por los faros”», dice. «Te darás cuenta rápidamente de que no hay ningún valor que justifique tu presencia. Eso prepara el terreno para que puedas marcharte educadamente en algún momento. Más tarde puedes explicar que surgió algo —xyz— de lo que tuviste que ocuparte».
Además, al hacer preguntas, queda claro que muestras interés e intentas, al menos, participar.
Ubícate estratégicamente.
Si te invitan habitualmente a reuniones muy concurridas que no tienen relación con tu trabajo y realmente tienes que irte para atender otros asuntos, primero asegúrate de que tu jefe te haya autorizado a marcharte. Una vez que tengas su aprobación, busca un asiento cerca de la salida, sugiere Taylor. «No cometas el error de compensar tu próxima salida sentándote en el mejor lugar y manteniendo un contacto visual intenso, para luego montar una escena al marcharte».
Evita las tácticas pasivo-agresivas.
«Cuando pases del aburrimiento al enfado por sentirte como un animal enjaulado en el purgatorio de las reuniones, no mires el reloj ni el teléfono inteligente, no empieces a enviar mensajes de texto ni te pongas a teclear sin parar en la tableta», dice. «Solo distraerás a los demás y no captarán el mensaje».
Pasa una nota.
«Suponiendo que ya hayas hablado antes con la persona responsable de la reunión, pero que estés otra vez en una reunión que no tiene ni pies ni cabeza y necesites desaparecer, siempre puedes recurrir al método clásico de pasarse notas del instituto», dice Taylor. «Deja una nota doblada a uno de tus colegas y pídele que se la haga llegar a quien dirige la reunión. Escribe algo como: “Hola, Joan. Siento mucho haber tenido que irme antes. Tengo una llamada importante con un cliente a las 4pm. Intentaré pedirle las notas a Sam. Gracias por tu comprensión”».
Ofrécete a ayudar a organizar la reunión.
Si alguna de estas reuniones tiene que ver con tu área, pero dura una eternidad y solo participa un grupo pequeño, ofrécete a ayudar. «Quizá puedas organizarla en tu oficina, traer algo para picar, coordinar el apoyo técnico, etc.», dice. «Si participas, aunque sea de una manera pequeña, quizá tengas más posibilidades de contribuir a que la reunión llegue por fin a su tan esperado final».
Refuerza positivamente las reuniones breves.
Al gestionar la relación con cualquier jefe o gerente, a menudo es necesario recordarle cuándo hace las cosas bien. (Lo mismo se aplica a cualquier colega que organice una reunión).
«Asegúrate de hacer un esfuerzo adicional para animar a tu jefe y a los demás cuando sus reuniones sean breves y productivas», aconseja Taylor. «Todos lo agradecerán».
Este artículo se publica en colaboración con Business Insider. La publicación no implica que el Foro Económico Mundial respalde las opiniones expresadas.
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Autora: Jacquelyn Smith es editora de la sección de carreras profesionales de Business Insider.
Imagen: De Luis Argerich, de Buenos Aires, Argentina (Meeting room Uploaded by guillom) [CC BY 2.0], vía Wikimedia Commons
