Enviar y recibir un correo de seguimiento puede ser molesto. Quien lo envía desearía no tener que escribirlo, y quien lo recibe detesta que le llegue. O te frustras porque no has recibido respuesta o te recuerdan que tienes una tarea más pendiente. Es una situación en la que todos pierden.
Haz una pausa antes de enviar ese correo de seguimiento. Hay formas más eficaces de hacerlo que decir «Estoy haciendo seguimiento» o, peor aún, «Solo estoy haciendo seguimiento» (la palabra «solo» resta importancia a tu petición y menoscaba tu propia importancia). Aquí tienes cinco formas de hacer seguimiento sin decir «Estoy haciendo seguimiento»:
1. Comparte un artículo o una novedad.
Algunas personas consideran que los correos de seguimiento son «insistentes». Busca oportunidades para mantenerte presente sin echárselo en cara ni resultar molesto o brusco. Por ejemplo, comparte un artículo pertinente y oportuno que hayas encontrado. O envíales una actualización sobre un proyecto que afecte a su trabajo. Mantenerte presente puede hacer que la persona recuerde responder a tu consulta.
2. Haz que tu comunicación sea personal.
Aunque quieras hacer seguimiento de un asunto relacionado con el trabajo, el motivo para retomar el contacto no tiene por qué estar relacionado con el trabajo. A la gente le entusiasma especialmente hablar de sus intereses personales y sus logros. Si te enteras por el periódico local de que la hija de tu colega acaba de graduarse de la universidad, felicítale. Si oyes que acaba de volver de vacaciones, pregúntale por el viaje. Para retomar el contacto, identifica primero qué le entusiasma.
Pero hazlo solo si es sincero. No indagues sobre algo que la persona haya hecho en su vida privada ni preguntes por algo que no te interese. Tu indiferencia puede notarse claramente y empeorar las cosas.
3. Saca partido a tus habilidades en redes sociales.
Si escribiste a la persona por correo electrónico, considera intentar establecer contacto por otro medio, incluidas las redes sociales. Comunicarse por redes sociales puede ser más cómodo para la otra persona. Si quieres respuestas, facilita que la otra persona se comunique contigo.
4. Llama por teléfono.
Si tienes teléfono, úsalo. No dependas demasiado del correo electrónico. Llamar puede ser más eficaz y eficiente. Además, levantar el teléfono puede evitar malentendidos. Oír tu voz y sus entonaciones puede eliminar posibles malentendidos que podrían surgir de la palabra escrita.
5. Encuéntrate con esa persona en persona.
Si ves a la persona, aprovecha la oportunidad para conectar cuando estén en la misma sala. Salúdala, pregúntale cómo le va y dale la oportunidad de responder a tu petición. Verte en persona puede refrescarle la memoria. Si no recuerda que no respondió a tu petición, esta es tu oportunidad para preguntarle por el asunto sobre el que te pusiste en contacto.
Puedes hacer seguimiento sin decir «Estoy haciendo seguimiento». La próxima vez que te descubras escribiendo estas palabras, detente un momento y pregúntate si hay una forma más eficaz de obtener respuestas y aportar valor.
