El correo electrónico. Es la tarea interminable de la oficina, un flujo sin fin de interacciones (o distracciones) que, según algunos cálculos, consume 2,6 horas al día, o 27 días al año.
Aunque han surgido plataformas como Slack que ofrecen alternativas a la saturada bandeja de entrada, la sobrecarga de correos sigue siendo un gran lastre para la productividad. ¿Pero cómo afrontan las distintas personas su avalancha de mensajes? ¿Y qué puede hacer usted para que el correo le funcione mejor? Un estudio de académicos de la USC Viterbi School of Engineering arroja algo de luz sobre el tema.
Al analizar 16.000 millones de correos electrónicos enviados por 2 millones de personas a lo largo de varios meses, los investigadores obtuvieron las siguientes conclusiones:
Si alguien va a responderle, lo hará con rapidez. Más del 90 % de las respuestas llegan en el plazo de un día desde la recepción del mensaje, el tiempo de respuesta más probable es de solo dos minutos y la mitad de las respuestas llega dentro de 47 minutos.
Cuanto más largo es el correo de respuesta, más tiempo lleva redactarlo, evidentemente, pero solo hasta cierto punto. Los correos de más de 200 palabras en realidad requieren menos tiempo de redacción, casi como si se hubieran escupido en un arrebato espontáneo de rabia a golpe de teclado. Creo que todos hemos recibido alguno así. Los investigadores también señalan que copiar y pegar podría distorsionar este panorama.
Los correos breves son la norma. No se preocupe si sus compañeros son lacónicos: los correos de solo cinco palabras son los más comunes, más de la mitad de las respuestas tienen menos de 43 palabras y solo el 30 % supera las 100 palabras.
Si quiere una respuesta en condiciones, envíe su correo por la mañana. No sorprende que la gente escriba respuestas más largas por la mañana, cuando es probable que tenga una taza de café delante y menos distracciones. Otra sorpresa: las personas escriben respuestas más breves por la noche y durante el fin de semana.
Los jóvenes son más rápidos con el correo electrónico. La mediana del tiempo de respuesta es de 13 minutos para los adolescentes, de 16 minutos para los jóvenes adultos (de 20 a 35 años), de 24 minutos para los adultos (de 36 a 50 años) y de 47 minutos para los usuarios maduros (51 años o más).
Cuanto mayor es la edad, más largos tienden a ser los correos electrónicos. Mientras que la longitud mediana de las respuestas de los adolescentes es de apenas 17 palabras, los usuarios maduros envían mensajes más meditados, de 40 palabras.
Los jóvenes afrontan mejor la sobrecarga de correo electrónico. Los usuarios más jóvenes responden a una fracción constante de los correos y simplemente redactan mensajes más breves a medida que se llena la bandeja de entrada, mientras que los mayores tienden a sentirse abrumados y responden a menos correos.
Las respuestas enviadas desde el móvil son las más rápidas, seguidas de las enviadas desde tabletas y, después, desde el ordenador de escritorio.
Los hombres escriben correos ligeramente más rápido y algo más breves. De media (según la mediana), los hombres envían respuestas de 28 palabras en 24 minutos, mientras que las mujeres dedican 28 minutos a redactar 30 palabras.
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Autor: Ceri Radford es responsable de encargos editoriales del Foro Económico Mundial
Imagen: la modelo francesa Marine Deleeuw lee sus correos electrónicos en París. REUTERS/Philippe Wojazer
