La pandemia de COVID-19 provocó un cambio colectivo hacia el trabajo desde casa, y varios empleados siguen preocupados por volver a la oficina.
Nuevas pruebas de una encuesta a 2.500 empleados del Reino Unido muestran una preferencia por el teletrabajo de 2 a 3 días a la semana.
Se sugiere que una plantilla híbrida podría ser la solución, dando prioridad a las reuniones importantes con grupos grandes en la oficina.
Dejar la oficina para trabajar desde casa en la primavera de 2020 fue sorprendentemente fácil. Casi de inmediato, los trabajadores empezaron a trabajar a distancia utilizando sus propios hogares como lugares de trabajo, en un intento de seguir trabajando manteniendo la distancia social debido a la COVID-19 (Davis et al. 2021a). Los datos muestran que el 35 % y el 50 % de los trabajadores trabajaban desde casa en Estados Unidos y en algunos de los principales países europeos (Bick et al. 2020, Brynjolfsson et al. 2020, Buchheim et al. 2020, Aneyi et al. 2021).
Inicialmente, la productividad en casa fue inferior a la productividad en el trabajo en tiempos normales (Bartik et al. 2020, Morikawa 2021). Pero los puestos de trabajo podían desempeñarse desde casa (Dingel y Neiman 2020), y las empresas mejoraron en el trabajo desde casa, aprendiendo a utilizar la tecnología disponible en la década de 2020. En comparación con lo que podría haber ocurrido un par de décadas antes, sin equipos TIC asequibles, conexiones a internet rápidas y, más recientemente, software de videoconferencia, el cambio fue sorprendentemente manejable.
Davis et al. (2021b) sostienen que la pandemia aceleró la adopción generalizada de las tecnologías utilizadas al trabajar desde casa. Esto aumentó la productividad relativa del trabajo desde casa, en particular en comparación con los arreglos incómodos y costosos (p. ej., equipos de protección individual, gel desinfectante, distanciamiento social) del trabajo en las instalaciones de la empresa.
Un año o más después de que diéramos por primera vez el salto al trabajo desde casa, a los empleados les gusta trabajar desde casa (Barrero et al. 2020a, Taneja et al. 2021) y volver a la oficina será difícil.
La actualización de mayo de 2021 de nuestra encuesta (Taneja et al. 2021) a 2.500 empleados en edad de trabajar revela lo que hemos estado escuchando de decenas de empresas. Las empresas y organizaciones informan cada vez más de grandes dificultades para convencer a los empleados de que regresen a la oficina, en parte debido al fuerte repunte del mercado laboral. Vemos que más del 70 % de los empleados del Reino Unido quieren trabajar desde casa 2 o más días a la semana (véase la Figura 1), con cifras similares en Estados Unidos (Barrero et al. 2020b).
Figura 1 En 2022, ¿con qué frecuencia le gustaría tener días de trabajo remunerados desde casa?
Parte de esto se debe al ambiente relajado del trabajo desde casa, con ropa informal y flexibilidad para equilibrar el trabajo y las tareas domésticas, y a la reticencia a volver a una rutina de 9 a 5 con las molestias del desplazamiento. Los trabajadores no quieren volver a los «pantalones de vestir» (Clark 2021a).
Otro problema que impide la vuelta a la oficina es el temor persistente a las aglomeraciones. Muchos encuestados declaran temer estar cerca de sus compañeros de trabajo y de otros viajeros. Podría parecer que estas preocupaciones son exageradas; ¿acaso no desaparecerán cuando todo el mundo esté vacunado?
Posiblemente, aunque precedentes como el parón de tres años en el tráfico aéreo tras los atentados terroristas del 11S no auguran nada bueno. Nuestros datos sugieren que una gran pluralidad de empleados se mostrará extremadamente reacia a volver a la oficina tras la pandemia, lo que hará aún más difícil que las grandes empresas logren que sus empleados regresen a la oficina.
Figura 2 Opiniones sobre el distanciamiento social si se aprueba una vacuna contra la COVID-19
Lo que complica aún más la situación es lo que todos los directivos han temido (Clark 2021b): que, si pueden elegir, la mayoría de los empleados se tomará libres los lunes y los viernes (Figura 3). De hecho, solo el 36 % de los empleados acudiría a la oficina los viernes, frente al 82 % los miércoles. Esto pone de manifiesto los graves problemas a los que podrían enfrentarse las empresas en el uso eficiente del espacio de oficinas si dejan que los empleados elijan sus días de trabajo desde casa. Disponer de suficientes escritorios para todos los empleados que acudan los miércoles dejaría la mayoría de estos escritorios vacíos los lunes y viernes.
Un uso eficiente del espacio de oficinas requerirá coordinación
Pregunta: «Si pudiera trabajar desde casa dos días por semana, ¿qué dos días elegiría?»
Figura 3 Días preferidos para trabajar desde casa
Por supuesto, para resolver este problema de picos de demanda, las empresas podrían asignar centralmente los días de trabajo desde casa para cada empleado o cada equipo. De hecho, este consejo de fijar centralmente los patrones de trabajo desde casa es el que hemos estado dando a las empresas (Bloom 2021a). Pero nuestra encuesta muestra que incluso esto podría crear dificultades.
Quienes se queden sin los codiciados días de trabajo desde casa los lunes y viernes podrían sentirse maltratados. ¿Deberían los directores ejecutivos y los departamentos de RR. HH. decidirlo por sorteo, renunciando a la posibilidad de elegir días coincidentes para equipos que trabajan estrechamente juntos? ¿O deberían decidir centralmente los días de trabajo desde casa y arriesgarse a acusaciones de favoritismo cuando a algún equipo se le asignen el martes y el miércoles? ¿O podrían las empresas querer rotar los días de trabajo desde casa cada pocos meses, de modo que todos los empleados tengan una parte equitativa de los distintos días a lo largo del año? Esto parecería más justo, pero complicaría la planificación laboral y personal.
Curiosamente, al profundizar en los datos, también observamos que distintos grupos tienen diferentes intensidades de preferencia por trabajar desde casa los lunes y viernes (Figura 4). Los hombres con hijos son el grupo más centrado en trabajar desde casa los lunes y viernes, mientras que las mujeres con hijos son las más equilibradas a lo largo de la semana. Quizá los padres planean escapadas de fin de semana largas con (o sin) sus hijos. Como no preguntamos por los motivos de la elección de días, es difícil saberlo, pero pone de manifiesto la complejidad que supone planificar la vuelta a la oficina.
Los hombres con hijos son los más centrados en trabajar desde casa los lunes o viernes
Figura 4 Días preferidos para trabajar desde casa entre personas con hijos, por sexo
Otra consideración de la encuesta de mayo pone de manifiesto por qué volver a la oficina, al menos unos días a la semana, es importante: la necesidad de realizar algunas actividades presencialmente, en particular las reuniones más numerosas. Preguntamos a los encuestados cómo valoraban la eficiencia de las reuniones por videollamada en comparación con las presenciales (Figura 5).
Las reuniones grandes, en particular, son mejores presencialmente
Pregunta: «¿Cómo se comparan las reuniones por videollamada (Zoom, Teams, etc.) con las presenciales en cuanto a su eficiencia?»
Figura 5 Diferencia de eficiencia entre las videollamadas y las reuniones presenciales, según el tamaño de la reunión
Como cabría suponer, los datos sugieren que las reuniones pequeñas de dos a cuatro personas son casi igual de eficientes por videollamada que presenciales. Las reuniones presenciales suelen ser más fáciles para establecer conexiones personales y comunicarse, con la posibilidad de utilizar más señales visuales y gestos. Pero las reuniones presenciales requieren tiempo de desplazamiento y presentan riesgo de contagio en tiempos de pandemia, además de posibles problemas logísticos para reservar salas.
Dado que en una videollamada con dos a cuatro personas cada participante ocupa un recuadro grande en la pantalla de Zoom, es fácil que todos puedan hablar. Con pocas personas en la llamada, también es posible reunirse sin silenciarse, por lo que resulta más fácil mantener una conversación fluida. Por tanto, la elección entre videollamadas y reuniones presenciales está bastante equilibrada.
En cambio, casi la mitad de los encuestados declaró que las reuniones grandes de 10 o más personas eran peores por videollamada, y solo un cuarto afirmó que eran mejores. Las reuniones grandes son más difíciles por videollamada. Las personas se asignan a recuadros pequeños, por lo que resulta difícil ver los rostros de los participantes. Normalmente, las personas tienen que silenciarse, porque en los grupos grandes siempre hay alguien cuyo vecino está usando un soplador de hojas o cuyos hijos están practicando la trompeta. Además, las empresas nos comentan que las reuniones grandes pueden ser monopolizadas por una o dos personas muy habladoras.
Cuando se les preguntó si celebrar reuniones por videollamada había mejorado o reducido su eficiencia general, quienes respondieron positivamente indicaron que el principal beneficio había sido una mejor gestión del tiempo. Quienes respondieron negativamente citaron las dificultades para acceder a las conversaciones paralelas y para comunicarse en línea, lo que resulta más problemático si hay muchas reuniones grandes.
Así pues, la recomendación de pasar a una semana laboral híbrida parece adecuada (Bloom 2021b). Dos o tres días a la semana en casa para disfrutar de tiempo de tranquilidad y reuniones pequeñas de dos a cuatro personas; los días restantes en la oficina para actos sociales, reuniones grandes, comunicación informal y construcción de la cultura de la empresa: esto se está convirtiendo en la norma para muchas empresas. De hecho, la escasez de mano de obra significa que algunas empresas quizá nunca logren que sus empleados vuelvan a la oficina sin ello.
