El coste de las prestaciones por permisos remunerados suele ser el mayor gasto de un empleador;
Mientras los empleadores gestionan el impacto de la COVID-19 en el bienestar de los empleados y en las políticas de permisos, también están reevaluando los programas de prestaciones para adaptarse a los cambios a largo plazo en el trabajo;
Cómo gestionar el exceso de días libres o los días de vacaciones aplazados es un reto fundamental.
Mientras los empleadores afrontan los retos relacionados con la COVID-19, se preguntan cómo la necesidad de tiempo libre de los empleados se verá afectada por la legislación, las cuestiones de salud y seguridad y la disponibilidad de talento.
Con el bienestar emocional de los empleados como máxima preocupación, muchos empleadores están reiniciando sus políticas de permisos. En concreto, están revisando objetivamente esta situación en el contexto de las estrategias de remuneración total para realizar los ajustes e inversiones necesarios.
El coste de las prestaciones por permisos remunerados suele ser el mayor gasto de un empleador, incluso por encima de la atención sanitaria. Por ello, cabe suponer que el punto de partida para el análisis de los programas de tiempo libre por parte de los empleadores es comprender el gasto total en los empleados que están de permiso. Las políticas de cada organización pueden variar considerablemente en función de factores como la demografía, la situación geográfica y el sector del empleador.
Las empresas están abordando con urgencia las políticas de permisos tras la COVID-19, pero también están atendiendo las prioridades y programas de permisos y cuidados, reconociendo que el cambio en la demografía de la fuerza laboral exige un mayor reconocimiento de las necesidades de varias generaciones y requiere pensar en estrategias provisionales y a largo plazo.
La flexibilidad es un principio fundamental para el bienestar de los empleados y de quienes cuidan. La COVID-19 ha amplificado las necesidades y soluciones de los cuidadores, desde recursos más atípicos, como los planes de asistencia al empleado, el cuidado de niños y mayores de apoyo, y los descuentos y subvenciones, hasta iniciativas más amplias, como clases particulares in situ, servicios de conserjería y opciones de autoservicio virtuales o digitales, así como cuidados especiales, permisos por cuidado de hijos y por paternidad o maternidad, y ayudas. Ofrecer horarios y jornadas laborales alternativos se ha convertido en un punto central, especialmente para quienes trabajan a distancia.
Los días de vacaciones pagados (PTO, por sus siglas en inglés) son la prestación más emotiva y afectan a todos los empleados. La forma en que se estructuran estos programas puede resultar intuitiva o no. Por lo general, pensamos en los programas de vacaciones o PTO de dos maneras:
Tradicional, que incluye derechos y acumulaciones independientes para vacaciones, bajas por enfermedad, festivos y tiempo personal;
PTO, que crea un único derecho agregado.
No existe una fórmula válida para todos que determine qué estructura se ajusta mejor a las necesidades de una organización. Pero es importante reconocer que los programas de permisos deben estar integrados y que debe ser fácil para un empleado entender cómo encajan entre sí.
Las organizaciones suelen modificar sus planes de permisos (todo tiempo fuera del trabajo) una vez por década, salvo que se vean impulsadas por fusiones y adquisiciones, nueva legislación o un cambio en las necesidades de talento, incluido el reconocimiento de una fuerza laboral mucho más diversa. En medio de la pandemia y de la actual atención a la injusticia social, muchos empleadores están revisando sus calendarios de festivos designados frente a flotantes para considerar la celebración del Juneteenth o del día de las elecciones. Además, algunos están considerando aumentar los días de voluntariado como llamada a la acción para devolver algo a la comunidad.
Durante la crisis de la COVID-19, los empleadores que suspendan temporalmente o despidan a empleados pueden permitirles disfrutar de su PTO, vacaciones o permisos por enfermedad antes de pasar a una situación sin remuneración. Sin embargo, los empleados que reciben salario no tienen derecho a prestaciones por desempleo mientras sigan cobrando. Según la remuneración de los empleados, pueden tomar decisiones distintas sobre aplazar el tiempo libre remunerado disponible o disfrutarlo de inmediato. También pueden producirse efectos en cadena en otras prestaciones y en la tributación, especialmente si no se cobran las contribuciones de los empleados suspendidos temporalmente.
Según Willis Towers Watson’s 2020 COVID-19 Benefits Survey, existen varias respuestas de los empleadores en materia de permisos, vacaciones, bajas por enfermedad y políticas de PTO:
Las investigaciones sugieren que la mayoría de los empleadores no están modificando sus planes de PTO o vacaciones salvo que la ley lo exija. En su lugar, animan a los empleados a disfrutar de sus vacaciones o PTO. Además, muchos empleados perderán ese tiempo si no lo utilizan;
Para impulsar la flexibilidad, el 42 % ha realizado o planea realizar cambios en los programas de vacaciones, bajas por enfermedad o PTO;
Más de la mitad de los empleadores que realizan cambios están tomando medidas para abordar el excedente previsto de horas de vacaciones o PTO a final de año;
Muchos empleadores están aumentando la flexibilidad en el diseño de los programas al permitir saldos negativos y aumentar las acumulaciones.
Gestión del exceso de días libres
Los empleadores deben tener en cuenta que los empleados pueden acumular sus vacaciones o PTO o aplazar la programación de intervenciones médicas electivas, lo que puede provocar problemas de productividad a final de año. Los empleadores deben tener en cuenta el posible impacto en el balance para contabilizar las vacaciones o PTO arrastrados o aplazados.
Es perfectamente comprensible, a la luz del primer semestre de este año, que los empleados opten por aplazar. Sin embargo, evaluar el uso real interanual hacia finales del verano es fundamental para entender la percepción frente a la realidad.
Los empleadores que se enfrentan a empleados que acumulan grandes reservas de vacaciones o PTO tienen varias opciones, como permitir pagos adicionales en efectivo, arrastre o acumulaciones; otros están considerando bancos de donación, programas de compra-venta, cierres obligatorios, suspensiones temporales y acumulaciones limitadas o despidos.
Para los empleados con responsabilidades de cuidado, los retos se intensifican, y algunos empleadores están adoptando políticas flexibles y compasivas que permiten a los empleados arrastrar saldos negativos de vacaciones o PTO y utilizar acumulaciones futuras.
Muchos empleados se sienten actualmente frustrados y no quieren tener que tomarse lo que, a su juicio, es un «tiempo libre ficticio» o «vacaciones en casa», debido a las preocupaciones sanitarias actuales, las restricciones de viaje y los riesgos. Los empleados sienten que se han ganado sus vacaciones o PTO y creen que deben decidir cómo y cuándo utilizarlos.
Teniendo en cuenta todo lo anterior, a continuación se indican algunos pasos fundamentales que los empleadores deben considerar:
Conozca los datos demográficos de sus empleados: comprenda los datos demográficos de sus empleados. Su diversidad y sus competencias son fundamentales para impulsar la planificación de la fuerza laboral y el compromiso del talento.
Revise sus políticas de ausencias del trabajo: determine si es necesario modificar su estructura o su provisión. Considere cómo se alinearán las acumulaciones actuales, el tiempo arrastrado y la continuidad de las prestaciones; e integre sus permisos de PTO, vacaciones, bajas por enfermedad, festivos, parentales, de incapacidad temporal a corto plazo u otros permisos de la empresa. Tenga en cuenta que cambiar las políticas impulsará el comportamiento de los empleados.
Cuantifique su base financiera y el impacto de los posibles cambios: identifique sus costes actuales en prestaciones y el posible ajuste del gasto para crear un argumento empresarial sólido a favor del cambio.
Defina las cuestiones de cumplimiento normativo: evalúe el complejo entramado de leyes sobre permisos que son relevantes para sus políticas de permisos y relacione estas con su presencia geográfica. Identifique las disposiciones, incluyendo si el permiso es remunerado o no remunerado, si garantiza la protección del puesto de trabajo o si se solapa con otros permisos, así como sus requisitos de administración y elegibilidad. Por último, reconozca que la implantación de una política generosa, como el PTO ilimitado, no le exime de las notificaciones ni de la carga administrativa de seguimiento, como documentar un día de baja por enfermedad y reflejarlo en la nómina.
Prevea plazos adecuados para los sistemas y las comunicaciones: no subestime la cantidad de recursos y tiempo necesarios para actualizar los sistemas y, sobre todo, para comunicar los cambios. Estos programas son personales y, según la magnitud del cambio, puede haber potencial de malestar entre los empleados. Gestionar el momento, el contenido y la claridad de las comunicaciones requiere una planificación cuidadosa y un seguimiento riguroso. Incluso los cambios positivos, como una nueva política de permisos para cuidadores, tendrán una fecha de entrada en vigor, y alguien perderá el periodo de elegibilidad y se sentirá desatendido.
Notifique a sus proveedores: comunique cualquier cambio previsto a los socios proveedores que esperen tener un papel en el proceso y determine sus requisitos internos de plazos para las actualizaciones de sistemas y la formación, así como cualquier impacto en las tarifas.
Dado que no podemos prever el futuro ni predecir si habrá otro repunte de casos de COVID-19, es esencial que los empleadores tomen decisiones de plantilla bien fundamentadas con planes de contingencia, especialmente en lo relativo a los permisos. El tiempo apremia; el momento de planificar es ahora.
