Mientras seguimos trabajando desde casa, un uso más inteligente de las herramientas de trabajo puede ayudarnos a evitar la fatiga de pantalla, escribe Diane Chaleff, de Google.
Desde usar el calendario para establecer límites hasta reuniones más largas que incluyen tiempo para ponerse al día, y el trabajo asíncrono, estos ajustes podrían ser de ayuda.
No nos engañemos: casi todo el mundo experimenta algún nivel de agotamiento al cumplirse un año de la entrada en la “nueva normalidad” provocada por la Covid-19. En mi caso, la pandemia me ha recordado con crudeza que muchas cosas escapan a mi control; sin embargo, en lo que sigue bajo mi responsabilidad, me siento aún más motivada a mantener firmemente las riendas.
Como responsable de productividad y colaboración del equipo de la Oficina del Director de Tecnología de Google, forma parte de mi trabajo entender cómo la tecnología puede ayudar a mejorar el bienestar y el equilibrio entre vida laboral y personal. Aunque pueda parecer contradictorio, cuando la fatiga de pantalla se ha vuelto tan común en la pandemia, existen formas en que la tecnología puede ayudarte a proteger tu tiempo personal y a evitar el agotamiento que tantos sentimos tras un año inimaginablemente largo.
Partiendo de mi propia experiencia y de mi trabajo con clientes, estas son algunas de las formas en que podemos usar las herramientas de trabajo para mantener nuestras vidas un poco más equilibradas.
Usa tu calendario para establecer límites
Una de las lecciones más importantes que he aprendido en mi carrera es que tú, y solo tú, eres responsable de programar tu tiempo personal, ya sea un paseo a mediodía o una semana libre muy necesaria. En Google, los empleados suelen tener acceso a los calendarios de los demás, lo que les permite ver cuándo un colega tiene una reunión importante o una cita personal. Es muy útil para programar reuniones, pero esta idea de una programación transparente y de comunicarse a través del calendario también puede ser útil para establecer límites con los compañeros de trabajo.
Por ejemplo, tengo un grupo de running (respetando la distancia social) al que asisto cada semana. Solía bloquear ese tiempo en mi calendario con una reunión vacía, pero seguía recibiendo invitaciones a reuniones de colegas que las programaban sobre esos bloques (normalmente para reuniones más grandes, en las que es más difícil adaptarse a los horarios de todos). Aprendí que la especificidad es clave al reservar tiempo personal. Ahora marco ese tiempo como “Running: sin reuniones” y, en general, desde que lo especifico, mis colegas han respetado el límite que he establecido.
Entiendo que no todo el mundo se siente cómodo mostrando este nivel de transparencia sobre su vida personal a través de su calendario. Si ese es el caso, considera dejar el bloque tan simple como “Tiempo personal: solo emergencias”. Siempre que comuniques el nivel en que quieres que se respete este tiempo, será muy beneficioso para garantizar que el tiempo personal no pase a un segundo plano frente a las reuniones de trabajo.
Para quienes no trabajan todo el día en asuntos delicados, te animo a considerar la posibilidad de compartir calendarios. En aplicaciones de calendario como Google Calendar, tienes la opción de compartir tu calendario con personas concretas desde el menú de Configuración, lo que te permite decidir quién puede ver tu agenda y con qué nivel de visibilidad (es decir, si otros pueden ver los detalles de los eventos de tu calendario o solo los bloques marcados como “ocupado”). En mi experiencia, una mayor transparencia mejora la comunicación en torno a los límites.
Las reuniones no tienen por qué centrarse únicamente en el trabajo
Nada es peor que unirse a una llamada mientras todos permanecen en silencio durante los primeros minutos, antes de que la reunión alcance el quórum. Imagina entrar en una sala de conferencias donde la gente se sienta en silencio alrededor de la mesa, esperando a que llegue todo el mundo. Cuando estábamos presencialmente no hacíamos esto, entonces ¿por qué lo hace la gente ahora?
Muchos hemos caído en la idea de que hay que reducir las reuniones al mínimo para ser más eficientes, sin tener en cuenta la falta de interacción social ni la distancia general que sentimos con nuestros colegas. Cuando empezamos una reunión entrando de lleno en el trabajo, puede drenar la energía de la sala (virtual) y perdemos nuestra chispa creativa. No es de extrañar que tantos estemos cansados de las reuniones remotas.
Como práctica nueva, he empezado a programar algunas de mis reuniones con más tiempo del que sé que necesitará el debate, para dejar espacio para ponernos al día y hablar de temas distintos al trabajo. Suelo incluir una nota en la invitación del calendario, para avisar a los asistentes de por qué he fijado la reunión con esa duración. Así, si su agenda está llena, pueden decirme que, aunque les encantaría charlar, este no es un buen momento.
Mi equipo de Google también ha empezado a dar más diversión y energía a nuestras reuniones remotas con temáticas como el día del “sombrero divertido”. Es una forma desenfadada de recuperar la socialización en las reuniones y de animar a todos antes de la tarea que queda por delante.
Abraza el trabajo asíncrono
Aunque el último año nos ha lanzado muchos imprevistos, trabajar desde casa también ha llevado a las empresas a aceptar estilos de trabajo más asíncronos, que pueden adaptarse mejor al flujo creativo de los empleados.
Investigaciones sugieren que el trabajador medio solo es productivo durante 2 horas y 53 minutos dentro de una jornada laboral de 8 horas. Permitir a los trabajadores flexibilidad fuera del horario estricto de 9 a 5 puede tener un efecto positivo tanto en el equilibrio entre vida laboral y personal como en la productividad. Por ejemplo, en Google tengo colegas que se conectan temprano por la mañana para las llamadas y se incorporan a su trabajo, pero luego se desconectan una o dos horas para dar un paseo o preparar la comida a sus hijos, y vuelven a conectarse por la tarde.
Sin embargo, esta flexibilidad puede tanto ayudar como perjudicar el bienestar digital. Algunos compañeros se sienten liberados al tener un horario más autónomo, mientras que otros sienten que su jornada laboral no tiene un final concreto. Aquí es donde la tecnología puede ayudar a ambas partes.
Trucos sencillos para la comunicación asíncrona
Para quienes prefieren un horario más flexible, optimiza las herramientas de comunicación asíncrona, como el correo electrónico, donde puedes usar funciones como “programar envío”. Así puedes enviar un correo durante el horario laboral normal aunque lo hayas redactado a las 22:00.
Para los correos que llegan durante la jornada laboral, pero que prefieres leer más tarde por la noche, basta con pulsar “posponer” en Gmail para que vuelvan a tu bandeja de entrada cuando te convenga.
Para quienes prefieren mantener un horario más estricto, puedes configurar tu estado en la mayoría de las plataformas de mensajería como No molestar, lo que silenciará las notificaciones y hará saber a los demás que no estás en línea después de las 17:00, o a la hora que sea tu límite.
También puedes configurar tu horario laboral en el calendario para una hora fija, de modo que si alguien intenta programar una reunión fuera de tu jornada laboral, recibirá un aviso que le informará de que esa reunión queda fuera de tu horario laboral.
La tecnología como herramienta
Para bien o para mal, el papel de la tecnología en nuestro día a día se ha incrementado notablemente. Y aunque la tecnología laboral suele señalarse como uno de los principales obstáculos para el equilibrio entre vida laboral y personal, puedes usar estas mismas herramientas para proteger ese paseo matinal o ese momento de la comida con tu familia, tan necesarios.
Mi esperanza es que estas herramientas sigan ayudando a impulsar una mayor transparencia y respeto por la vida personal de los colegas en el lugar de trabajo, mucho después de que haya pasado la pandemia.
