La «digitalización» es un tema relativamente especializado dentro del ámbito de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC), pero la demanda de «digitalización» en el campo del desarrollo ha crecido considerablemente en los últimos años, especialmente en África.
Cuando decimos «digitalización», quizá pienses que solo consiste en escanear o capturar documentos en papel para convertirlos a un formato digital. Eso es parcialmente correcto, pero el ciclo de trabajo real de la digitalización va más allá de lo que imaginas. Incluye todo el proceso de transformar los datos de los documentos en papel en «datos digitales», que podemos identificar, buscar, consultar, recuperar, actualizar y archivar electrónicamente.
Los pasos hacia la digitalización comienzan con la clasificación de los documentos físicos (originales) en papel (por ejemplo, ordenarlos, enumerarlos y guardarlos en cajas) y la evaluación del volumen de trabajo. La profundidad y el impacto potencial de la digitalización son enormes. Los documentos digitalizados reducirán los errores y los costos de transacción en la administración pública. También mejorarán la rendición de cuentas del gobierno y la calidad de las estadísticas nacionales.
En última instancia, la digitalización facilitará que un país disponga de datos más oportunos y precisos en su portal de datos abiertos. Se podrían integrar los datos de los registros públicos digitales de distintas entidades gubernamentales y, con el tiempo, el gobierno ofrecería servicios públicos más ágiles y eficientes (por ejemplo, un registro de nacimientos vinculado a la emisión de documentos de identidad nacionales, pasaportes o licencias de conducir). Además, el proceso de «digitalización» generará oportunidades de empleo digital para jóvenes desempleados que hayan recibido formación para digitalizar registros.
Mediante la colaboración con las iniciativas «Digital Jobs in Africa» de la Fundación Rockefeller, nuestro equipo impartió un Programa de desarrollo de capacidades en digitalización a finales del año pasado. El objetivo principal de este programa era fortalecer la capacidad institucional de los organismos gubernamentales prioritarios que gestionan registros públicos esenciales y, por tanto, tienen una gran necesidad de digitalización.
Un total de ocho ministerios, departamentos y organismos gubernamentales (MDAs)* participaron en este programa. El programa de capacitación se centró en cómo gestionar sus iniciativas de digitalización de forma más estructurada y sostenible. Elaboramos el plan de estudios de la capacitación basándonos en los resultados de estudios de evaluación de necesidades, e incluimos competencias de gestión empresarial para una digitalización eficiente (entre ellas, flujos de trabajo para separar las categorías confidenciales y no confidenciales, y estimaciones del volumen de documentos que debían digitalizarse internamente o externalizarse) y competencias técnicas (por ejemplo, procesos de escaneo y uso de los registros digitalizados).
Un total de 60 funcionarios de los MDAs completaron el curso de capacitación y recibieron certificados en diciembre de 2014.
Desde entonces, hemos recibido varios resultados intermedios positivos de los participantes. Varios funcionarios de los MDAs demostraron una mayor capacidad para evaluar el volumen de registros atrasados que era necesario digitalizar. Tras la capacitación, nuestro equipo determinó en conjunto que era necesario digitalizar 25 millones de registros atrasados en ocho MDAs, y que solo el 10 por ciento estaba clasificado. En otras palabras, se pueden externalizar aproximadamente 22,5 millones de registros atrasados.
El portal de aprendizaje electrónico sobre digitalización
Además del curso de capacitación presencial, se elaboraron contenidos de aprendizaje electrónico y en enero de 2015 se puso en marcha un portal de aprendizaje electrónico. Este ofrece al personal de los MDAs oportunidades continuas de aprendizaje autónomo a su propio ritmo. En última instancia, la plataforma de aprendizaje electrónico debería estar abierta a todos los MDAs y a los posibles agentes de externalización de la digitalización.
¿Qué sigue? Nuestro equipo continuará apoyando el trabajo de digitalización en Ghana en el marco del Proyecto eTransform Ghana. Los funcionarios de los MDAs que hemos capacitado desempeñarán funciones clave en sus respectivos organismos: resolverán la clasificación de los registros (es decir, si la digitalización se realizará internamente o se externalizará), proporcionarán estimaciones precisas del volumen de documentos y supervisarán la calidad del trabajo externalizado.
Este artículo apareció originalmente en el blog IC4D del Banco Mundial. La publicación no implica que el Foro Económico Mundial respalde las opiniones expresadas.
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Autor: Kaoru Kimura es especialista en políticas de TIC en la Práctica Global de Transporte y TIC del Banco Mundial.
Imagen: Un miembro del personal empuja un carrito cargado de mercancías en un almacén. REUTERS/Akintunde Akinleye.
