Las turbulencias del mercado bursátil y el reciente «Lunes Negro» de China son, en su mayor parte, ruido de fondo para los directivos de alto nivel que planifican la estrategia a largo plazo en Asia. Pero no cabe duda de que las empresas se enfrentan a un nuevo conjunto de desafíos en la región, en parte debido a la desaceleración del crecimiento económico de China.
Si bien la contención de costes ha estado en la agenda desde las secuelas de la crisis financiera de 2008, muchas empresas miran más allá de la reconstrucción de sus balances hacia una expansión cautelosa. Ante esta «nueva normalidad», las multinacionales centran renovadamente su atención en ampliar la productividad, y el sector inmobiliario tiene un papel importante que desempeñar en ello.
Como resultado, estamos siendo testigos de una transformación en el espacio físico de trabajo. Las empresas asiáticas solían insistir en las configuraciones de oficina tradicionales, con cubículos para los empleados de base y despachos de esquina para los directivos más altos.
Pero ahora están tomando como referencia la estrategia de empresas como Google y Facebook, ambas en rápida expansión en Asia, para organizar sus lugares de trabajo con el fin de maximizar la interacción y la eficiencia.
Grandes cambios gracias al big data
El análisis de datos está en el centro de estos cambios. La cantidad de datos almacenados en los sistemas de las organizaciones es enorme y, en muchos casos, sin explotar. El problema es: «Si solo supiéramos lo que sabemos». La forma en que se gestiona esa información marca la diferencia entre una empresa eficiente y una que está a la deriva.
En los próximos años, la aplicación del big data generado por los equipos de bienes inmuebles corporativos permitirá análisis altamente personalizados de los espacios. Para hacer seguimiento del uso de las oficinas, existen herramientas sencillas, como las tarjetas de acceso, que informan a la empresa de cuándo llega y se va el personal.
Pero el mundo del big data va mucho más allá. Por ejemplo, la tecnología de sensores puede indicarnos si el espacio de los escritorios existentes se está utilizando o no. Muchas empresas están descubriendo que, en un momento dado, al menos el 25% de su espacio de trabajo no se utiliza.
Eso ya no será aceptable en un momento en que, según un estudio de IMA Asia, el 98% de las empresas se propone mejorar la productividad. Están experimentando una clásica presión sobre los beneficios, con ingresos estancados y costes que aumentan a doble dígito en términos porcentuales.
Una serie de foros de directores ejecutivos que IMA Asia y JLL llevaron a cabo en Asia Pacífico este año estudió la productividad como solución a esa presión sobre los beneficios. Una de las conclusiones clave es que las empresas asiáticas quieren ahora crear el «lugar de trabajo del futuro» para impulsar esa tan codiciada mejora de la productividad.
Espacios de trabajo flexibles
Un diseño de planta abierta derriba literalmente las barreras entre los colegas. «Establecer que el trabajo colaborativo, no jerárquico y orientado a resultados es la norma, para que la innovación pueda florecer», fue una de las conclusiones de los foros.
Las oficinas de planta abierta auténticas exigen que la alta dirección renuncie a sus despachos privados, dando ejemplo. Los empleados se reúnen en torno a los proyectos, anclados a un portátil y no a un escritorio fijo.
Estos espacios de trabajo flexibles sirven como declaración de la identidad de una empresa. Son una forma de implicar a los empleados, lo que aborda un desafío crucial para las grandes corporaciones: retener el talento, en particular el de los millennials, que crecieron aprendiendo sentados en puffs y en cafeterías tanto como en un escritorio de biblioteca.
Esto está ocurriendo incluso en las empresas más tradicionales. Un banco informa de que sustituyó los cubículos por una oficina de espacios flexibles, utilizando datos de sus sistemas informáticos para determinar cómo el personal de gestión de productos extraía información del resto del banco.
El cambio de entorno produjo resultados extraordinarios en la productividad. En un proyecto de tres meses, el entorno de trabajo fluido redujo el tiempo desperdiciado en un 85%. Como la dirección participó más directamente en el proyecto, se dedicó muy poco tiempo a esperar decisiones o a aclarar detalles.
Eficiencias operativas
A pesar de ello, muchas empresas han pasado por alto el inmueble como fuente de productividad. Incluso entre los directivos de nivel C en Asia, el 80% afirmó tener poca participación en las decisiones sobre inmuebles, dejándolas en manos de la sede central o del director financiero.
En el sector inmobiliario, establecer medidas como el coste relativo por persona y el beneficio por profesional son formas inteligentes de avanzar, que hoy hace posible el big data. Mediante la tecnología de sensores, pueden identificar qué departamentos necesitan interactuar y cuáles pueden trasladarse a emplazamientos suburbanos de menor coste o incluso al extranjero.
El uso inteligente de los datos también permite a las empresas crear eficiencias operativas. Los promotores y gestores de edificios en Asia ya trabajan con consultores para hacer seguimiento del consumo de energía y reducirlo, por ejemplo, mediante tecnologías de iluminación, calefacción y refrigeración basadas en sensores.
Según el informe de 2015 de GRESB, que hace seguimiento de la responsabilidad corporativa en el sector inmobiliario, el 78% de los promotores inmobiliarios y gestores de fondos de Asia realizó evaluaciones técnicas de sus edificios en los últimos cuatro años, y el 76% implementó posteriormente medidas de ahorro energético.
Esto ha permitido a los promotores y gestores de fondos inmobiliarios de Asia reducir las emisiones de gases de efecto invernadero en 68 kilotoneladas métricas entre 2013 y 2014. Equivale a retirar de la circulación 14.316 automóviles. En términos de reducción del consumo energético, las empresas inmobiliarias con sede en Asia han reducido su consumo de energía en 143 gigavatios-hora, lo que equivale a 229 mil barriles de petróleo.
La eficiencia y la productividad pueden adoptar muchas formas. Pero sin duda requieren una visión a largo plazo para lograrlas y, como ocurre con cualquier reestructuración empresarial, pueden generar costes desde el principio. Cada vez disponemos de más datos que demuestran que merece la pena.
Autor: Jeremy Sheldon, director gerente, Markets, JLL Asia Pacífico
Imagen: Empleados de una empresa de negociación de divisas trabajan frente a monitores en Tokio el 26 de agosto de 2015. REUTERS/Yuya Shino
