A veces parece que el día no tiene suficientes horas para hacer todo lo que hay que hacer.
En su libro «Productividad extrema», el profesor de Harvard Dr. Robert Pozen expone las claves para lograr más y mejores resultados. Sigue leyendo para conocer 18 de los mejores consejos de Pozen y aprender cómo conseguirlo. Agradecemos al Dr. Pozen que nos haya permitido incluir su trabajo.
Ordena tus prioridades por importancia y asigna el tiempo en consecuencia
Pozen dice que hay una diferencia entre las tareas de alta prioridad y las de baja prioridad, y también entre cuánto tiempo debes dedicar a cada una.
Anota todo lo que planeas hacer y organízalo en metas semanales, objetivos anuales y metas profesionales a largo plazo. Después, ordena cada tarea según su importancia relativa. En el escenario más productivo, deberías dedicar más tiempo a las tareas de mayor prioridad y menos a las de menor prioridad.
Ten claro qué resultados buscas y ve directamente a por ellos
La cantidad de horas que trabajas importa mucho menos que lograr los mejores resultados posibles. Si determinas cuál debe ser el resultado final, podrás trazar un plan más eficiente para alcanzarlo y liberar tiempo.
Haz siempre una pausa a mitad de camino para comprobar que vas por buen camino y, si trabajas con otras personas, que coordinas los enfoques.
Ignora el 80 % de los correos electrónicos y las solicitudes que recibes durante el día
El tiempo que dedicas a un proyecto debe variar según la importancia del proyecto. Pozen dice que, por lo general, basta con hacer un trabajo de nivel B+ en las tareas de baja prioridad.
No hace falta dedicar más tiempo y esfuerzo ni concentrarse en todos los pequeños detalles de estas tareas. Pozen incluso sugiere descartar o ignorar el 80 % de los correos electrónicos y las solicitudes que recibes, ya que normalmente no son importantes, y responder enseguida al otro 20 %.
No llenes todas las horas de tu agenda
Lleva un calendario diario detallado con notas que te recuerden el propósito de cada cita o reunión. Anotar el propósito evitará que te desvíes del tema. Pozen recomienda no llenar todas las horas de la agenda para dejar tiempo para reaccionar ante cualquier imprevisto que pueda surgir.
Cada noche, organízate para el día siguiente revisando tu agenda y preparándote mentalmente para las tareas que tienes por delante.
Crea una lista de tareas de viaje que puedas usar en cada viaje
Cuando viajes, no dejes nada al azar. Crea una lista de tareas que puedas reutilizar en futuros viajes para saber qué empacar, qué transporte reservar y qué más tendrás que preparar.
Ten claros los objetivos del viaje para no perder tiempo antes de salir. Y Pozen advierte que NUNCA debes facturar equipaje si viajas por menos de una semana. Lleva en su lugar un equipaje de mano grande para reducir el tiempo de espera en la zona de recogida de equipaje.
Reserva las reuniones para las presentaciones y las conversaciones serias
Según Pozen, las reuniones pueden ocupar alrededor del 35 % de la jornada laboral de los mandos intermedios y hasta el 60 % de la de los altos ejecutivos.
Procura limitar las reuniones a las presentaciones de nuevos clientes o compañeros de trabajo, o a conversaciones serias que no puedan tenerse por correo electrónico o teléfono. Todo lo demás puede hacerse eficazmente por correo electrónico, compartiendo documentos, mediante videoconferencias y con otras ventajas que ofrece la tecnología.
Acaba con la procrastinación fijando más plazos
Si el jefe da a los empleados dos semanas para completar una tarea, quienes procrastinan acaban metiéndose en problemas por esperar hasta el último momento para terminarla. En cambio, Pozen sugiere que se fijen plazos más frecuentes a lo largo del proceso, aunque todos correspondan al mismo proyecto.
Y, para asegurarte de no ignorar los plazos que te has fijado, cuéntaselos a tus compañeros de trabajo o incluso a tu jefe. Tener a alguien que te pida cuentas por tus propios plazos aumenta la probabilidad de que los cumplas.
Cuando leas cualquier texto, empieza por la conclusión
Asegúrate de leer con un propósito. Pregúntate por qué estás leyendo lo que lees y qué obtienes de ello que no puedas conseguir en otro lugar.
Eso incluye saber qué buscas al leer, ya sean noticias, consejos, sugerencias o información pertinente para tu trabajo. Pozen también sugiere leer primero la conclusión y la introducción de un texto para saber hacia dónde se dirige el autor y cuáles son los puntos principales que debes identificar.
Usa frases cortas y revisa siempre el texto para lograr una redacción excelente
Las habilidades de escritura son cada vez más importantes porque ahora los correos electrónicos suelen sustituir a las llamadas telefónicas. Pozen recomienda elaborar un esquema al empezar a escribir que muestre una progresión lógica en el texto. Si escribes un documento largo y denso, prepara un resumen ejecutivo para que el lector pueda captar el panorama general.
Asegúrate de usar un lenguaje eficaz, con frases cortas y relaciones claras entre las cláusulas, y revisa siempre el texto más de una vez. Tu redacción nunca será perfecta a la primera.
La clave para hablar bien en público es prepararse y conocer al público
No pierdas un tiempo precioso preocupándote por una presentación. La clave para hablar eficazmente es la preparación. Esta se divide en tres aspectos principales:
1. Conoce a tu público: quiénes son, por qué asisten y qué les interesa.
2. Estructura tu discurso: escribe un esquema de la presentación y asegúrate de que tu argumento sea claro.
3. Ensaya el discurso: los ensayos te harán sentir cómodo y proyectar confianza cuando llegue el momento.
Aprende a dirigir una reunión eficazmente
Cuando en una reunión de oficina no se consigue nada, es porque no se está dirigiendo de una manera que propicie el avance. Pozen destaca tres puntos que deben cumplirse para sacar el máximo provecho de una reunión:
En primer lugar, quien dirija la reunión debe redactar un orden del día claro y enviarlo con al menos un día de antelación para que los asistentes puedan revisarlo. Durante la reunión, la introducción debe ser breve para dedicar el máximo tiempo posible a la discusión seria. Por último, la reunión debe concluir con todos los asistentes teniendo claro qué deben hacer al salir.
Al planificar tu carrera, evita la especialización y los planes a largo plazo
Lo primero que debes saber sobre la planificación de tu carrera es que no necesitas un plan a largo plazo. Al decidir inicialmente qué carrera seguir, Pozen sugiere hacer una lista de algunos puestos que esperas ocupar con el tiempo, como metas profesionales.
Después de hacer una lista de los puestos que te interesan, pregúntate qué habilidades puedes ofrecer al mundo y comprueba si coinciden con alguno de los puestos que anotaste. Investiga esos puestos y averigua cuál es la demanda de esa profesión. Evita especializarte y busca siempre maximizar el número de opciones para dar los siguientes pasos. Revisa tus metas cada año para saber cuándo es el momento de avanzar.
Organiza tus metas profesionales según un cronograma
«Planificar tu carrera en su conjunto es un proceso complicado», escribe Pozen en su libro. Lo mejor es dividir tus metas en tres categorías según el plazo:
Metas (una semana o menos)
Objetivos (de tres a 24 meses)
Metas profesionales (cinco años o más)
Usa metas —pasos pequeños y viables— para alcanzar objetivos, y objetivos para alcanzar metas profesionales más amplias.
Para trabajar bien en equipo, evita a toda costa criticar a tus empleados
Es fundamental gestionar y construir relaciones productivas con tus compañeros de trabajo. La mejor manera es generar confianza. Así podrás delegar tus metas de baja prioridad y dedicar más tiempo a tus objetivos principales.
Al delegar tareas y proyectos a tus subordinados, plantea metas generales para que puedan decidir cómo alcanzarlas mejor. Es fundamental hablar del progreso hacia esas metas a medida que avanzan. Siempre que sea posible, evita criticar a tus empleados, salvo que los errores se repitan o sean preocupantes desde el punto de vista ético. Y, sobre todo, nunca hay demasiados refuerzos positivos.
Deja de intentar llevarte bien con tu jefe y empieza a gestionarlo
Gestionar a tu jefe es tan importante como gestionar a tu equipo. No se trata tanto de llevarte bien con él como de gestionar la relación para que se convierta en un recurso para tus logros y tu éxito personal. Como en cualquier relación, la comunicación es clave.
Asegúrate de que ambos tienen claro cuáles son tus tareas y adapta tu estilo de comunicación al de tu jefe para saber cómo interactuar eficazmente. Si un desacuerdo te lleva a cambiar de trabajo, procura dejar tu puesto actual con tacto para no cerrar puertas al marcharte.
Acepta el cambio reconociendo tu inclinación por la estabilidad
La gente evita el cambio porque teme sus efectos negativos. Pozen dice que, para tomar decisiones productivas, hay que aprender a aceptar el cambio y aprovechar las oportunidades que presenta.
Reconocer tu inclinación subconsciente por la estabilidad es el primer paso para aceptar el cambio. Ten presente que conservar un empleo de por vida es la excepción, no la regla. Y, en última instancia, debes mantenerte igual defendiendo una ética constante. Actuar con ética debe ser tu máxima prioridad y dará frutos a largo plazo.
La productividad no siempre tiene que ver con el trabajo
Pozen señala que todos deberían reservar siempre tiempo personal para sí mismos, lo que incluye dormir bien con regularidad, hacer ejercicio y pasar tiempo con amigos y familiares.
Hacerlo despeja la mente y te permite concentrarte mejor cuando llega el momento de completar tareas relacionadas con el trabajo, porque las metas y los objetivos personales te distraerán menos.
Calcula la productividad según dónde pasas el tiempo, no cuánto tiempo pasas
El objetivo de ser productivo es tener una vida más satisfactoria. Cuanto más eficiente seas en el trabajo, más tiempo tendrás para tu vida personal. La clave para lograrlo es ser consciente de dónde tienen más valor tus horas.
Cuatro horas con tu cónyuge valen más que cuatro horas en el trabajo, así que esfuérzate por mejorar la flexibilidad de tu organización para tener más control sobre dónde pasas el tiempo. Y cuando salgas de la oficina, evita tantas interrupciones laborales como puedas. Es saludable y necesario darle un respiro a la mente.
Publicado en colaboración con Business Insider
Autora: Melissa Stanger es editora asociada de listas y clasificaciones de Business Insider. Carolyn Cutrone contribuyó a este artículo.
Imagen: empleados de Facebook trabajan en el estudio de diseño de la sede de la empresa en Menlo Park, California.
