Una de las preguntas que más me hacen cuando la gente se entera de que formo parte de consejos de administración de empresas no tiene que ver con los paquetes de remuneración de los directivos. Lo que quieren saber es cómo presentar ante un consejo de administración para que sus miembros digan que sí.
La pregunta siempre me recuerda una presentación que salió mal. Hace varios años, un tipo bastante afectado, de dentro de una empresa, hizo una presentación ante un consejo del que yo formaba parte. Fue sarcástico en ocasiones, hizo varios chistes de mal gusto, guiñó el ojo a los miembros del consejo y dejó clara su inclinación política con comentarios al margen sobre el gobierno de turno. Cuando no sabía responder a las preguntas que le hacíamos, intentaba restarles importancia alegando que eran irrelevantes. Cuando por fin el presidente dio por terminada la presentación, nos miramos incrédulos. No solo dudábamos de la propuesta, sino también de la persona que la presentaba. Creo que pueden imaginar cómo votamos.
No permita que le pase lo mismo.
Las personas presentan ante consejos de administración por muchas razones: pueden sugerir un nuevo rumbo para la empresa, explicar una cuestión jurídica compleja que debe decidirse con rapidez o simplemente informar sobre un proyecto en curso. Pero los consejos adoptan todo tipo de formas y tamaños, ya sean consejos escolares, comités de vigilancia vecinal, juntas de propietarios de edificios, consejos de entidades sin ánimo de lucro o comités de empleados.
Independientemente del contexto, los principios para presentar ante órganos de toma de decisiones son los mismos, y hacerlo bien es fundamental. No es tan difícil como parece, siempre que tenga en cuenta algunas pautas. Estas son nueve cosas que hacer y seis que evitar para ser eficaz:
Presentaciones ante el consejo: qué hacer:
Sepa a qué se enfrenta. Las reuniones del consejo suelen tener agendas muy cargadas. En los últimos meses he asistido a reuniones que se han prolongado hasta 8 horas, en las que se trataban hasta 20 temas. Su tema es importante para usted, pero dispone de un tiempo limitado para transmitir la información esencial.
Haga sus deberes. ¿Quiénes forman el consejo? ¿Cuál es su trayectoria? Ayuda poder adaptar la presentación cuando proceda, para no contarles cosas que ya saben ni dar por supuestos conocimientos que quizá no tengan.
Envíe la documentación con tiempo suficiente. Procuro que los miembros del consejo reciban sus documentos con al menos una semana de antelación. Si hay un plazo, cúmplalo con varios días de margen por si hay comentarios antes de que el documento llegue al consejo. Por favor, no nos “sorprenda”, como en “no le entregué los documentos con antelación porque quería mantenerles en suspense”. Esto no es una novela de Agatha Christie, es una reunión de consejo. Denos las herramientas que necesitamos para tomar una decisión.
Sepa de antemano cuánto tiempo tiene. No exceda el tiempo asignado. Si el presidente considera que está justificado, lo ampliará. Asegúrese de dejar tiempo suficiente para las preguntas.
Pregunte cómo prefiere el consejo que se presente la información. Por ejemplo, pregunte al presidente: “¿presento todo o me centro en los puntos clave?”. Otra opción: proponga “dar por leídos los documentos”. Eso significa que presupone que todos han revisado la documentación que les envió con antelación, y que solo abordará los puntos más importantes, evitando repetir cada detalle.
Esté preparado. Sea profesional. Sea conciso. Los miembros del consejo juzgarán el contenido de su presentación, pero también la seguridad con la que la realice.
Mantenga la calma y responda a la pregunta formulada. Si no sabe la respuesta, no se altere, no se ponga a la defensiva ni intente improvisar. En su lugar, comprométase a volver con la respuesta lo antes posible y cúmplalo con rapidez. Además, y esto es realmente importante, no se desanime si recibe muchas preguntas difíciles. Si no creyéramos que su propuesta tiene méritos, no nos molestaríamos en preguntar; simplemente diríamos que no. Los miembros del consejo formulan las preguntas de distintas maneras: algunos dan rodeos, otros van directos al grano. Sea cual sea el estilo, mantenga la serenidad y responda con claridad y concisión. Tampoco muestre actitud ante las preguntas que considere “tontas” u obvias: estamos haciendo nuestro trabajo. A menudo, la información más interesante o importante surge de preguntas aparentemente simples.
Sea claro y conciso respecto al resultado. Si al final de su presentación hay una decisión que tomar, asegúrese de que las opciones queden muy claras. Nunca está de más enunciar las opciones al principio, explicarlas y volver a presentarlas.
Termine con elegancia. Cuando llegue el momento de marcharse, dé las gracias y salga. No se demore.
Presentaciones ante el consejo: qué no hacer:
Puede que le hagan esperar; no se queje. Las reuniones pueden alargarse según la agenda. Si se trata de una reunión a puerta cerrada, le harán esperar fuera. Si no, verá cómo otras personas presentan o escuchará debates sobre otros puntos del orden del día. Bajo ningún concepto se queje al respecto, ya que enturbiará la opinión de la sala sobre su presentación antes de que empiece. Un alegre “no hay problema” ayuda mucho.
No nos aburra. Hace poco asistí a un informe que, en esencia, nos contaba a todos los presentes algo que ya sabíamos. El presentador perdió nuestra atención rápidamente. Peor aún, todos nos habíamos desconectado mentalmente cuando llegó a la “petición”.
No haga lobby. Su presentación no es una oportunidad para posicionarse sobre otros temas. Si su objetivo es hablar de la modernización de la infraestructura informática, mencionar “ya que estoy aquí, me gustaría presentar una propuesta para mejorar las instalaciones de aparcamiento” no le sirve a usted ni a nosotros.
No use jerga. No somos necesariamente expertos en su campo. Use un lenguaje claro que todos los presentes en la mesa entiendan. La primera vez, explique qué significa ESG, grok, y API, de lo contrario, sonará como una sucesión de letras y palabras sin sentido. Intente evitar las afirmaciones exageradas: un “cambio radical total” debe ser bastante grande. Evite también las palabras de moda que hacen poner los ojos en blanco. “Thinkfluencer” es un buen ejemplo.
No todos somos iguales: no exponga sus sesgos ni inclinaciones políticas. Con suerte, el grupo reunido en la mesa será diverso, con opiniones variadas. Los chistes de mal gusto y los comentarios políticos no tienen cabida en su presentación y podrían ofender precisamente a quienes intenta convencer.
No se exceda con adornos ni florituras. No hace falta repartir flores ni un vídeo entretenido, salvo que esté directamente relacionado con el tema. Útil: “Este es un ejemplo de lo que estamos hablando.” Extraño: “Esta flor es para todos ustedes, encantadores.” Y sí, asistí a una reunión en la que alguien repartió flores a “todas las encantadoras consejeras”.
Claro, conciso y al grano
Piense en su presentación como un memorando, no como una novela. Los miembros del consejo prosperan con hechos presentados de forma clara y concisa. Aunque no consiga el sí que esperaba, al menos dejará a los presentes con una buena impresión de usted. Y eso ayudará mucho si vuelve al consejo con una propuesta revisada.
Pruébelo y cuénteme si le ha servido. Y si conoce a alguien que esté preparando una presentación, recorte este artículo y envíeselo. Lo más probable es que no solo se lo agradezca, sino que también lo agradecerán los miembros del consejo que escuchen la presentación.
Publicado en colaboración con LinkedIn. Esta publicación también apareció en la columna de BBC Capital, Above Board with Lucy Marcus.
Autora: Lucy P. Marcus, fundadora y consejera delegada de Marcus Venture Consulting, Ltd., es profesora de Liderazgo y Gobierno Corporativo en IE Business School, consejera no ejecutiva de Atlantia SpA, presidenta no ejecutiva del Mobius Life Sciences Fund y consejera no ejecutiva de BioCity.
Imagen: Estudiantes de la Warsaw School of Economics asisten a una presentación en la Bolsa de Varsovia el 15 de septiembre de 2008. REUTERS/Peter Andrews
