En muchos sectores, los cambios disruptivos que se están produciendo son tan importantes que se han descrito como la «cuarta revolución industrial». En respuesta, las organizaciones se centran en la innovación: los hackatones, los laboratorios de innovación y las sesiones de diseño colaborativo gozan de popularidad. Por desgracia, muchas innovaciones no llegan a implementarse.
Se ofrecen muchas explicaciones. Una de ellas es la resistencia al cambio, pero esta explicación es simplista y, por lo general, inexacta. Una perspectiva más matizada es que implementar innovaciones resulta mucho más difícil que concebirlas.
Para poder implementar innovaciones, es esencial diagnosticar las fuentes de resistencia. Una fuente importante son las rutinas presentes en todas las organizaciones.
Las rutinas operan en distintos niveles
Una rutina organizativa es el conjunto de conocimientos, sistemas, procesos y prácticas que conforman el tejido de «cómo hacemos las cosas». Las rutinas pueden existir en varios niveles:
>macro: rutinas organizativas, interorganizativas e incluso nacionales
>meso: políticas, procesos, sistemas de información, conocimientos y formas de hacer las cosas
>micro: la manera en que las personas desempeñan su trabajo día a día.
Las rutinas existen para que la organización funcione con mayor eficiencia y para ayudar a las personas a realizar su trabajo.
Por ejemplo, la enseñanza escolar o universitaria suele dividirse en periodos lectivos de, digamos, 14 semanas y, a su vez, en clases de 50 minutos. Estudiantes y docentes organizan sus rutinas personales de enseñanza y aprendizaje en torno a este modelo.
Esto se apoya en rutinas de nivel meso. Por ejemplo, los periodos lectivos son parte integral de la gestión de las propias instituciones, incluidos la contratación, los días festivos y la programación de horarios.
En el nivel macro, las rutinas de enseñanza forman parte del tejido de la sociedad en general. Por ejemplo, la legislación establece cuántos días al año deben abrir las escuelas.
Imaginemos a un profesor universitario que quiere implementar una innovación aparentemente trivial. Quiere que la asistencia a clase sea opcional; impartir los materiales del curso en línea mediante una serie de «miniclases» de entre 12 y 15 minutos, en lugar de clases de 50 minutos; y permitir que los estudiantes avancen a su propio ritmo, sin que tengan que completar el curso durante el periodo lectivo habitual de 14 semanas. Este plan pronto tropieza con dificultades debido a las rutinas organizativas basadas en la estructura del periodo lectivo.
Los efectos disruptivos se producen incluso en el nivel macro. Por ejemplo, si la financiación de una institución depende del número de estudiantes que completan los cursos, resulta difícil hacer estimaciones cuando las fechas de finalización son inciertas. Los estudiantes a tiempo completo podrían recibir ayudas económicas, y es difícil determinar quién tiene la condición de estudiante a tiempo completo si los cursos no tienen una fecha fija de finalización.
En el nivel meso, se verían alterados los sistemas de gestión de la carga de trabajo del personal. Es posible que los procesos y los sistemas de información existentes no sean adecuados para este fin.
En el nivel micro, el personal tendría que estructurar de otra manera los materiales de sus cursos, y los estudiantes tendrían que cambiar su forma de estudiar.
Habría que reconstruir todas estas rutinas para que la innovación tuviera éxito.
Incluso una innovación aparentemente menor puede plantear dilemas de implementación. A menudo son legítimos y no tienen nada que ver con la resistencia al cambio.
La buena noticia es que las rutinas suelen ser flexibles. Puede que sea posible llegar a compromisos para obtener los beneficios de la innovación sin llevar las rutinas al límite. En nuestro ejemplo, se podrían ofrecer opciones para completar el curso en 14 o 28 semanas, en lugar de flexibilizar por completo la fecha de finalización.
Sin embargo, probablemente no se vayan a flexibilizar o rediseñar las rutinas organizativas en respuesta a cada prototipo prometedor que surja del laboratorio de innovación.
Cinco formas de impulsar la innovación
A partir de nuestra comprensión de las rutinas organizativas, proponemos algunas ideas para ayudar a implementar innovaciones.
1. Analice las rutinas afectadas como parte del plan de implementación. El alcance debe incluir las rutinas de nivel micro (cómo desempeñan su trabajo las personas), las de nivel meso (sistemas organizativos y de TI, procesos, conocimientos y entendimiento compartido) y las rutinas macro (políticas y sistemas interorganizativos o nacionales, y legislación). Sea realista respecto a la magnitud del cambio necesario. ¿Lo justifica el valor de la innovación?
2. Modifique la innovación para reducir las alteraciones importantes de las rutinas. ¿Se puede modificar la innovación para flexibilizar las rutinas existentes en vez de alterarlas por completo? ¿Puede eliminar o limitar las alteraciones en el nivel macro, dado que estas rutinas serán las más difíciles de cambiar?
3. Desarrolle nuevas rutinas que sustituyan a las anteriores. Las organizaciones necesitan rutinas para funcionar con eficiencia. El proceso de implementación de la innovación debe incluir el diseño de rutinas nuevas o modificadas.
4. Cree una unidad organizativa o una marca independiente. Se pueden desarrollar y probar nuevas rutinas antes de implantarlas en toda la organización.
5. Procure que la organización en su conjunto sea más ágil. Muchas innovaciones aparentemente prometedoras no justifican realmente el esfuerzo que exige implementarlas. Sin embargo, si se repite con frecuencia que las innovaciones nunca salen del laboratorio, quizá sea necesario examinar más a fondo la agilidad de la organización y su preparación para el cambio.
Las mismas rutinas que permiten a las organizaciones destacar en su forma actual de hacer las cosas también pueden convertirse en grandes obstáculos para el cambio, y señalarlo no significa que sus colegas sean dinosaurios. Comprender bien el papel y la importancia de las rutinas organizativas es esencial para implementar innovaciones con éxito.
