La taza llena
No hace mucho, leía sobre «Sucot», una festividad que se celebra hacia el final del año judío, y una frase en particular me llamó la atención:
«Pero recuerda que una taza llena no tiene espacio para nada más»
Es notable cómo se pueden encontrar elementos de conocimiento en todo tipo de ámbitos relacionados con lo que uno hace en su vida cotidiana. En la Biblia podemos ver una conexión con la gestión. La idea de que, si «una taza está llena», es decir, no hay espacio para nada más en su interior, lleva implícito el concepto mismo de «amortiguador» y de capacidad de protección. Veámoslo.
Gestionar recursos finitos
Gestionar una organización consiste en gestionar recursos finitos: personas, máquinas, dinero, etc. La forma «convencional» de hacerlo es extraer y aprovechar al máximo la capacidad de cada elemento del sistema. Es común que la gente crea que así logra la máxima eficiencia. En otras palabras, el razonamiento es que, si puedo hacer que las máquinas funcionen el 100 % del tiempo, alcanzaré el máximo rendimiento del sistema.
Sin embargo, esto dista mucho de la verdad, al menos por dos razones:
las interdependencias entre las distintas partes del sistema (las interacciones se comportan de forma no lineal)
la variación que afecta a todos los procesos
Interacciones: 1 + 1 no es igual a 2
De hecho, en un sistema compuesto por dos partes, «A» y «B», el resultado de la interacción es:
Rendimiento (sistema) ≠ Rendimiento (A) + Rendimiento (B)
En realidad, el efecto de la interacción puede ir en ambos sentidos, y la ecuación exacta es:
Rendimiento (sistema) = Rendimiento (A) + Rendimiento (B) + Rendimiento (AB)
Si las partes del sistema interactúan de forma «constructiva», el sistema se beneficiará de un «valor añadido»; si la interacción no es «constructiva», el sistema sufrirá un efecto negativo.
Variación y restricciones
El segundo aspecto es la «variación».
Si tenemos en cuenta la variación, que es intrínseca a toda actividad humana (ningún proceso puede repetirse de forma idéntica), la sincronización se convierte en un problema y hasta lograr una eficiencia del 100 % en cada máquina se vuelve una fantasía.
Entonces, ¿cómo podemos gestionar eficazmente nuestros recursos dentro de un sistema? La forma correcta de gestionar el sistema consiste en seguir un proceso muy preciso:
identificar la restricción del sistema: este es el elemento que limita la capacidad del sistema para generar valor y también puede elegirse estratégicamente;
explotar la restricción; asegurarse de que funcione todo el tiempo; cada segundo perdido en la restricción es rendimiento (dinero en un entorno con ánimo de lucro) perdido para siempre;
subordinarse a la restricción; todo el sistema debe construirse y diseñarse para permitir que la restricción funcione adecuadamente.
La explotación y la subordinación son dos pasos que se llevan a cabo mediante un mecanismo adecuado de protección de la restricción. Protegemos la restricción con un amortiguador y supervisamos estadísticamente su consumo mediante el Control Estadístico de Procesos (SPC).
Dejar cierto margen
Aquí es donde el enfoque resulta contrario a la intuición para quienes están acostumbrados a una perspectiva convencional. Nos aseguramos de que ningún recurso (máquina) alrededor de la restricción funcione al máximo. Esto se debe a que podemos permitirnos cierto tiempo ocioso para los recursos que no son restricciones. Es la restricción, y solo la restricción, la que marca el ritmo al que el sistema genera valor. Siempre necesitamos capacidad adicional para proteger la restricción de la variación intrínseca que inevitablemente afectará al sistema.
Si una «taza» está llena, no hay espacio para nada más en su interior. Si reconocemos la existencia de la variación y entendemos las interdependencias, debemos asegurarnos de tener suficiente «espacio» para proteger la restricción y lograr que funcione lo más cerca posible del 100 %.
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