No hace falta mucho tiempo para que se acumulen demasiados correos electrónicos en tu bandeja de entrada.
David Allen, experto en productividad y autor del exitoso libro «Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity», dice que esto puede tener graves consecuencias y dificultar que aprovechemos al máximo nuestro tiempo y productividad.
Para gestionar una bandeja de entrada desbordada, Allen utiliza lo que llama la «regla de los dos minutos». En cuanto recibe un correo electrónico, toma una decisión: si puede resolverlo en dos minutos o menos, lo hace de inmediato; si requiere más de dos minutos de reflexión, lo deja para más adelante.
«Cualquier cosa que puedas despachar y resolver en dos minutos deberías hacerlo», le dice a Business Insider. Esto también le da algo productivo que hacer cuando dispone de poco tiempo o le falta energía en ese momento.
Los «correos que requieren reflexión» los deja para otro momento. «Tomar decisiones provoca fatiga mental», explica. «Incluso decidir qué zapatos ponerse por la mañana exige capacidad cognitiva, igual que decidir a quién contratar». Debido al desgaste que provocan incluso las decisiones pequeñas, vuelve a ciertos correos cuando tiene tiempo y energía para concentrarse en ellos, generalmente por la mañana.
Aunque esta regla permite despejar la bandeja de entrada y la mente, Allen señala que los intervalos de 120 segundos no son la solución para todos los problemas o tareas: «No quieres pasarte todo el día haciendo cosas de dos minutos», dice. «La regla de los dos minutos se aplica cuando intento dejar en cero mi lista de pendientes, que es el estado más productivo desde el que trabajar».
Este artículo se publica en colaboración con Business Insider. La publicación no implica que el Foro Económico Mundial respalde estas opiniones.
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Autor: Kathleen Elkins es becaria editorial en Business Insider.
Imagen: Un hombre escribe en un teclado de computadora en Varsovia. REUTERS/Kacper Pempel/Files
