Con tanta conversación sobre el hermoso diseño de oficinas, sería fácil suponer que los lugares de trabajo han avanzado mucho desde los días de las granjas de cubículos. Sin embargo, investigaciones recientes han demostrado que quizá no sea así.
A pesar del aumento de las imágenes de lugares de trabajo atractivos de muchas grandes empresas australianas, muchos de los lugares de trabajo actuales no están bien diseñados. Un diseño deficiente del lugar de trabajo provoca más conflictos y estrés, lo que reduce el rendimiento y lleva a los empleados a renunciar.
El espacio de trabajo es el segundo mayor gasto general para la mayoría de las organizaciones y puede influir en la productividad hasta en un 20 %. Por eso, las organizaciones exploran cada vez más formas de utilizar el entorno para favorecer el rendimiento y la innovación.
Para adaptarse a los cambios en el trabajo y a las necesidades cambiantes de los trabajadores, el mundo empresarial ha experimentado un cambio significativo hacia el trabajo basado en actividades o la «asignación libre de puestos».
El trabajo basado en actividades permite a las organizaciones ahorrar en costos de alojamiento, dando cabida a hasta un 20 % más de personas en el edificio mediante el diseño de lugares de trabajo donde los empleados no tienen un escritorio fijo. El concepto surgió, en parte, como respuesta al creciente deseo de las organizaciones de fomentar la colaboración y el establecimiento de redes entre los empleados y, en segundo lugar, a la naturaleza cada vez más móvil y virtual del trabajo.
Sin embargo, las primeras investigaciones han señalado una preocupación creciente. Un estudio mundial de Gensler realizado en 2013 concluyó que apenas uno de cada cuatro trabajadores afirma trabajar en un entorno laboral óptimo, y que más de la mitad dice que otras personas le interrumpen cuando intenta concentrarse.
Los empleados afirman que se les interrumpe constantemente, que el ruido les distrae y que no disponen de espacio suficiente. Las pruebas de cortisol realizadas a empleados han mostrado que los niveles de estrés en espacios privados y tranquilos son aproximadamente la mitad que en zonas abiertas y ruidosas.
Dificultad para concentrarse
Las investigaciones sobre los trabajadores del conocimiento han mostrado que aumenta el tiempo necesario para el trabajo individual que requiere concentración, mientras disminuye el tiempo requerido para el trabajo colaborativo. Es posible que el concepto del lugar de trabajo basado en actividades esté produciendo resultados contraproducentes.
Cuando las personas no pueden concentrarse, las investigaciones indican que son menos eficaces para aprender, establecer relaciones y colaborar.
En muchas oficinas nuevas diseñadas en torno al concepto del trabajo basado en actividades, los empleados usan cajas, pósteres, plantas y prácticamente cualquier cosa que encuentren para intentar crear un espacio donde realmente puedan trabajar.
Un estudio reciente de 5.500 trabajadores de oficina de todo el mundo, realizado por la empresa inmobiliaria comercial CBRE, mostró que la capacidad de pensar y concentrarse era importante para trabajadores de todas las edades; los millennials y los baby boomers quieren lo mismo.
La innovación sigue siendo una prioridad máxima para las organizaciones y, sin embargo, los cambios en el diseño del lugar de trabajo pueden estar afectando negativamente el potencial de innovación.
La política de escritorio limpio exigida por el trabajo basado en actividades significa que los trabajadores deben retirar todo su trabajo y sus pertenencias al final de cada día. Los estudioshan demostrado que los escritorios desordenados pueden estimular el pensamiento creativo y los descubrimientos fortuitos.
Lo que las investigaciones realizadas hasta la fecha sí demuestran es que el diseño de un lugar de trabajo debe adaptarse no solo al tipo de trabajo que hay que realizar allí, sino también a las necesidades individuales de las personas que lo llevan a cabo.
Cada vez se presta más atención a la medición objetiva en el lugar de trabajo, examinando cuestiones como el estrés y la productividad mediante pruebas fisiológicas y de neurociencia.
Los resultados han mostrado que los empleados pueden experimentar un estrés considerable, con efectos perjudiciales tanto para el bienestar como para el rendimiento, aunque quizá no indiquen sentirse estresados en investigaciones basadas en autoinformes.
Aún queda trabajo por hacer
La importancia de un lugar de trabajo bien diseñado para favorecer la conexión es tan grande como siempre. Un artículo reciente de Harvard Business Review informó sobre una investigación que mostró que la comunicación digital no sustituye la interacción cara a cara y que los equipos remotos no rinden tan bien como los que trabajan en el mismo lugar.
Resulta algo sorprendente darse cuenta de que, en realidad, aún no hemos descubierto cómo diseñar oficinas que mejoren el rendimiento de todo tipo de personas y para todo tipo de trabajo.
Sí sabemos que las señales sutiles de nuestro entorno pueden hacer que nos comportemos como versiones distintas de nosotros mismos —más innovadoras, más extrovertidas, más colaborativas , por ejemplo—, pero no hemos entendido exactamente cómo debe diseñarse el lugar de trabajo para lograrlo.
Las teorías emergentes sobre el diseño integrador del lugar de trabajo deberían ayudarnos a comprender cómo diseñar lugares de trabajo que no solo permitan a los empleados rendir mejor y sentirse mejor, sino que también puedan cambiar fundamentalmente la experiencia de lo que significa estar en el trabajo.
Publicado en colaboración con The Conversation
Autora: Libby Sander es candidata a doctorado, fundadora del Future of Work Project y conferenciante en Griffith University
Imagen: Empleados de Facebook trabajan en el estudio de diseño de la sede de la empresa en Menlo Park, California
