Recibimos más correos electrónicos que nunca.
Según algunas estimaciones, cada uno puede esperar recibir entre 120 y 150 correos electrónicos de trabajo al día en su bandeja de entrada. (Ni siquiera cuento los mensajes personales.)
Esto significa que, sin darte cuenta, pasas mucho más tiempo del que crees en tu bandeja de entrada. ¿Cuánto? En julio de 2012, el McKinsey Global Institute (MGI) publicó un informe titulado «La economía social: liberar valor y productividad mediante las tecnologías sociales».
El MGI descubrió que, en promedio, los trabajadores del conocimiento dedican ahora la asombrosa cifra del 28 por ciento de su tiempo de trabajo a gestionar sus mensajes. Y lo que es peor, esa cifra aumenta a un ritmo del 15 por ciento anual. Haz cuentas. Da bastante miedo.
En menos de cinco años, tu bandeja de entrada se duplicará, a menos que algo cambie. Y crees que ahora estás abrumado. Quizá estés pensando: «¿Y qué?»
¿Qué se supone que debo hacer? ¿Enviar memorandos internos? ¿Volver a la época de Mad Men? Muchas personas dependen (demasiado) del correo electrónico porque no conocen otra alternativa.
No pueden imaginar un mundo sin él. Además, el correo electrónico funciona, ¿no? Bueno, no tan deprisa.
La investigación sobre la mala comunicación
Como explico en «Mensaje no recibido: por qué falla la comunicación empresarial y cómo solucionarlo», el correo electrónico suele fracasar como herramienta para mantener conversaciones eficaces.
En general, los mensajes de texto dan la impresión de ser una comunicación presencial, de persona a persona, pero es una impresión falsa.
Puede parecer una afirmación contraintuitiva, pero numerosos estudios han llegado a esa conclusión.
Por ejemplo, considera una serie de estudios de 2006 realizados por dos psicólogos: Justin Kruger, doctor de la Universidad de Nueva York, y Nicholas Epley, de la Universidad de Chicago.
Kruger y Epley querían determinar si las personas eran tan buenas como creían para discernir la verdadera intención de un mensaje.
Epley y Kruger pidieron a los participantes que interpretaran dos tipos distintos de mensajes:
presenciales (es decir, conversaciones)
basados en texto (es decir, correo electrónico)
Los resultados fueron fascinantes. Casi cuatro de cada cinco veces, los sujetos interpretaron correctamente los primeros. No está mal, aunque el veinte por ciento de las veces no nos comunicamos con claridad. Sin embargo, en el caso de los segundos, las cifras se desplomaron.
Los participantes solo pudieron determinar correctamente el tono del remitente en el 56 por ciento de los correos electrónicos recibidos. En casi la mitad de los mensajes, el destinatario no sabía que el remitente estaba usando sarcasmo y humor. Pero aún hay más: la mayoría de los «remitentes» no tenía idea de que no se estaban haciendo entender. En resumen, no sabían que sus mensajes no se habían recibido (por completo).
Al correo electrónico y a los mensajes de texto les falta subtexto, por no hablar de las señales no verbales esenciales para comprender de verdad. Muchas veces, una conversación de cinco minutos evita una cadena de quince correos electrónicos.
Si queremos comunicarnos de forma más eficaz en el trabajo, tenemos que dejar de depender de métodos basados en texto, como el correo electrónico. Esto plantea la pregunta: ¿qué hacemos?
La solución (parcial): una regla de tres correos electrónicos
Desde hace unos años, defiendo una incorporación radical al repertorio de «buenas prácticas» del correo electrónico.
Sí, ha llegado el momento de empezar a seguir una regla de tres correos electrónicos — y hacerla valer. Dicho de la forma más concisa posible: después de tres mensajes, es hora de hablar.
En mi firma de correo electrónico encontrarás precisamente esa regla:
Pero que no haya dudas: esta regla no sirve de nada a menos que la haga valer. Esto significa mantenerme firme y resistir la tentación de escribir un mensaje rápido. Claro que haré alguna excepción de vez en cuando. Considérala más una pauta que una norma absoluta.
¿Sigo recibiendo demasiados correos electrónicos? ¿A algunas personas les ha sorprendido mi negativa a mantener «conversaciones» por correo electrónico? Sin duda, pero el esfuerzo vale mucho la pena.
Mis clientes, socios y amigos ya conocen mis firmes preferencias de comunicación. Algunos incluso han «tomado prestada» mi regla. Adelante, cópienla.
Phil Simon es el autor de «Mensaje no recibido». Sus colaboraciones se han publicado en The Harvard Business Review, CNN, Wired y otros medios.
Este artículo se publica en colaboración con Business Insider. La publicación no implica que el Foro Económico Mundial respalde estas opiniones.
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Autor: Phil Simon es el autor de «Mensaje no recibido». Sus colaboraciones se han publicado en The Harvard Business Review, CNN, Wired y otros medios.
Imagen: Una mujer usa un teclado de computadora en esta foto ilustrativa tomada en Sídney el 23 de junio de 2011. Australia superó el jueves un obstáculo clave para establecer un sistema de banda ancha de alta velocidad de 38.000 millones de dólares, después de que el operador telefónico Telstra aceptara alquilar su red para el mayor proyecto de infraestructura de la nación en décadas. REUTERS/Tim Wimborne
