Las duras condiciones económicas hacen más difícil que las empresas alcancen sus objetivos financieros, pero podrían recuperar ingresos perdidos mejorando sus procesos mediante la minería de procesos.
La falta de procesos podría provocar la pérdida innecesaria de ingresos por facturación omitida, pagos duplicados y oportunidades de ahorro de costes no aprovechadas.
Los directores financieros deben centrarse en tres procesos clave para optimizar las cuentas por pagar, las cuentas por cobrar y las cadenas de suministro, con el fin de acelerar la transformación y mejorar el rendimiento.
Más de el 90% de los directores financieros (CFO) prevén una leve recesión en 2023 – no es la noticia que nadie quiere oír, ni siquiera el CFO que escribe estas líneas.
Los tipos de interés elevados y la inflación persistente dificultan hacer negocios a escala mundial, un problema que no atañe solo a la alta dirección. La desaceleración económica afecta a todos: menos empleos, salarios más bajos, caída de los ingresos fiscales y reducción de la inversión en servicios públicos.
Los tiempos difíciles exigen ideas inspiradoras. Aquí va una: al mejorar los cimientos de sus empresas, los CFO pueden contribuir a revitalizar el rendimiento económico mundial.
Los procesos son la base de toda empresa
Toda empresa se sustenta en procesos: los recorridos digitales que siguen las tareas, como el envío de un artículo o el pago de una factura. En cada proceso hay un enorme valor por liberar. ¿Por qué? Porque en este momento, lo admitan o no, se cometen errores que afectan a sus márgenes: se envían mercancías que no se facturan, se pagan facturas dos veces y se cancelan pedidos innecesariamente porque el sistema informático indica por error que no hay existencias.
Sin embargo, las empresas que optimizan sus procesos pueden desafiar la desaceleración mediante la mejora de sus procesos y la recuperación de ingresos perdidos. Por ejemplo, una empresa de telecomunicaciones ahorró millones al detener pagos duplicados. Una empresa de dulces combinó envíos con destino a la misma ubicación en un solo camión para reducir las emisiones de CO2 y aumentar la satisfacción del cliente. Y una empresa de biociencias descubrió que podía evitar más del 60% de sus bloqueos de crédito y entrega, así que los levantó e impulsó sus ventas.
Mejore el rendimiento operativo con la minería de procesos
Cada empresa utilizó la minería de procesos, una tecnología que combina la minería de datos y el análisis de procesos, para transformar sus operaciones. Al crear una imagen más detallada del funcionamiento interno de una empresa, la minería de procesos brinda a los CFO el conocimiento profundo que necesitan para que sus empresas funcionen con mayor eficiencia y eficacia, y para mejorar el rendimiento.
Para 2025, el 80% de las organizaciones incorporará capacidades de minería de procesos en al menos el 10% de sus operaciones empresariales, según la consultora de TI Gartner. Y el 61% de los responsables de la toma de decisiones planea usar o ya utiliza la minería de procesos, según los resultados de una encuesta de Forrester Consulting. Tanto si la minería de procesos figura en su agenda como si es la primera vez que lo lee, estos son tres procesos clave que los CFO deben dominar para impulsar el rendimiento.
Proceso n.º 1 – Optimice sus cuentas por pagar
Con la inflación actual y la amenaza de recesión, los CFO necesitan que sus cuentas por pagar (AP) generen más liquidez. El problema es que los departamentos de cuentas por pagar son complejos. Los equipos suelen quedar atrapados en métodos de trabajo que hacen perder descuentos por pronto pago, pagan la misma factura en más de una ocasión y realizan pagos tardíos que pueden acarrear penalizaciones de tesorería.
Al igual que en el caso de las cuentas por cobrar (AR), la minería de procesos ofrece a los CFO una visibilidad transversal y de extremo a extremo sobre el funcionamiento de la función de cuentas por pagar. Revela oportunidades, como optimizar el capital circulante al ampliar los plazos de pago y mejorar la eficiencia al aumentar las tasas de facturas sin intervención manual gracias a una mayor precisión en la introducción de datos.
Proceso n.º 2 – Mejore sus cuentas por cobrar
Las cuentas por cobrar (AR) son un proceso financiero clave que idealmente ofrece resultados trimestrales consecutivos. Sin embargo, demasiadas empresas no obtienen lo que necesitan cuando lo necesitan. Hay tres razones habituales para ello:
Los sistemas de origen no están alineados, lo que impide que los equipos creen una única fuente de verdad para clientes y saldos. La escasa visibilidad obliga a las personas a tomar decisiones de prioridad a «ojo de buen cubero». Los equipos dedican demasiado tiempo a tareas que la tecnología podría realizar.
En una época en la que ChatGPT puede reescribir finales de Juego de Tronos los CFO deben dotar a sus equipos de la tecnología que mejor aproveche su talento.
Al utilizar la minería de procesos en las cuentas por cobrar, los equipos acceden a una visión objetiva y completa de los datos de todos los sistemas. Obtienen información y acciones priorizadas para captar valor, por ejemplo, evaluando en tiempo real los riesgos de crédito con la ayuda de una lista priorizada de clientes basada en la utilización y exposición del crédito, así como en su comportamiento pasado. Además, pueden trabajar con rapidez gracias a la minería de procesos, que aporta valor a las operaciones de cuentas por cobrar en meses, no en años.
Proceso n.º 3 – Ponga en orden su cadena de suministro
Las cadenas de suministro están desajustadas. Las fuertes oscilaciones de la demanda, el inventario poco fiable y la escasez de mano de obra hacen de su reconstrucción una tarea titánica. No obstante, los CFO pueden controlar lo que sucede en su propio ámbito. Afortunadamente, ese ámbito encierra muchas oportunidades de valor ocultas que pueden descubrirse y aprovecharse con la minería de procesos.
La minería de procesos puede hacer realidad las prioridades estratégicas de los CFO al conectar personas, procesos y tecnología. Con un conocimiento total y en tiempo real de los niveles de existencias, la minería de procesos podría permitir eliminar bloqueos innecesarios de crédito y entrega, y aumentar las entregas puntuales, por citar un ejemplo.
Además, al trabajar de forma inteligente con los datos maestros, la minería de procesos completa automáticamente los datos de mercancías que faltan, como precios, pesos y direcciones, para mejorar la productividad. Esto también tiene un efecto positivo en cadena sobre la sostenibilidad y la satisfacción del cliente, ambos factores decisivos en la carrera por mejorar el rendimiento.
La minería de procesos podría hacer realidad los objetivos
Algunos el 64% de los CFO indicaron a la consultora Deloitte que la tecnología y los sistemas inadecuados eran los mayores desafíos para convertir los datos en información. El mismo estudio reveló que los sistemas nuevos o actualizados y la automatización eran la forma más eficaz de mejorar los datos y la información.
Ha llegado el momento de que los CFO adopten plenamente una tecnología que acelere la transformación y el rendimiento. Con la minería de procesos, los CFO y sus equipos pueden optimizar las tareas diarias y rutinarias y generar enormes beneficios para los ingresos, el beneficio neto y la línea verde.
Al hablar con los CFO, estos suelen compartir tres objetivos principales: acelerar la gestión de costes, mejorar el flujo de caja libre y aumentar la cuota de mercado. Lo que no suelen compartir habitualmente es la conciencia de que subsanar los cimientos de su empresa –sus procesos– les permitirá llegar a donde necesitan estar.
2023 no es un año fácil para las empresas, pero si los CFO dominan estos tres procesos clave, podría ser el año en que sienten las bases de sus empresas para décadas de éxito.
