El correo electrónico puede ser una herramienta de comunicación excelente y una enorme pérdida de tiempo: todo depende de lo bien que lo uses. Como dirán quienes me conocen, estoy un poco obsesionado con la eficiencia y me molesta mucho perder tiempo enviando correos que nadie responde. Así que aquí van algunas cosas que he aprendido sobre cómo obtener mejores resultados.
1. Sé breve
Odio los correos largos. Ya sabes a qué me refiero: esos ensayos de 3 páginas que tardas 30 minutos en leer y 3 horas en responder, porque puede parecer un poco descortés contestar simplemente con una línea, ¿verdad? ¡Mejor hago como si nunca lo hubiera recibido… «Lo siento, debe de haber acabado en el correo no deseado»!
Tengo que admitir que yo también he sido culpable de eso. Pero hace unos años empecé a tratar mucho con directores ejecutivos y me fijé en que sus correos eran muy breves. Empecé a imitarlos y noté que la gente respondía más a menudo y más rápido. Todo ese tiempo que perdía escribiendo correos larguísimos para explicarme con todo detalle, cuando unas pocas líneas sencillas habrían dado mejores resultados…
Ahora bien, es cierto que a veces el correo tiene que ser más largo. En ese caso, divídelo en secciones con encabezados y usa listas numeradas o viñetas: así se lee mucho más rápido y fácilmente.
2. Di qué quieres
Creo que una de las razones por las que funciona tan bien mantener breves los correos es que te obliga a ir al grano. Elimina todo lo superfluo y deja muy claro exactamente qué quieres. Con demasiada frecuencia recibo correos que explican de más y complican las cosas innecesariamente, cuando una sola línea bastaría. Muchas veces recibo correos que sé que me están pidiendo algo, pero no queda claro qué es.
Si quieres que se haga algo, especifica qué. Si quieres que alguien tome una decisión, pídele que la tome. Si necesitas ayuda, di qué ayuda necesitas.
3. Di cuándo lo quieres
Para que las cosas se pongan en marcha, ayuda mucho dar a la gente un plazo. Pero también es fácil ser demasiado impreciso con ese plazo. Por ejemplo, ¿«pronto» significa hoy, mañana, la semana que viene o el mes que viene?
Aunque no necesites algo para una fecha concreta, fija siempre un plazo específico. Por ejemplo, «¿podrías avisarme antes del cierre de la jornada laboral del próximo jueves?» deja una señal mental que impulsa a actuar. Por supuesto, no hace falta decir que también debes respetar el tiempo de los demás y no fijar plazos arbitrarios que no tienen ningún sentido.
Otra ventaja de fijar un plazo es que te da un motivo para volver a contactar con alguien sin que parezca que lo estás atosigando. Eso es difícil si dijiste «¿me lo puedes enviar pronto?»
4. Envía una invitación de calendario
Uno de los correos más eficaces es una invitación de calendario. Es difícil ignorarla, así que obliga a la persona a decidir: ¿quiero esta reunión o no? Si te cuesta encontrar un momento para hablar con alguien, simplemente envíale una invitación de calendario. Si la rechaza, vuelve a enviarla con otra fecha.
Solo asegúrate de incluir una breve explicación de lo que quieres exactamente. Si es una reunión interna, incluye un breve orden del día.
5. Personaliza el mensaje
¿Alguna vez has estado en un aula magna y el ponente ha hecho una pregunta, pero nadie responde? Qué incómodo… aunque es fácil pasar desapercibido entre la multitud: si nadie más responde, tú también puedes quedarte callado sin problema.
En vez de enviar correos con todos en copia y decir cosas como «¿qué opina todo el mundo?», es mucho mejor escribir a cada persona por separado. Si eso no es práctico, menciona a personas concretas para que den su opinión y así iniciar la conversación; por ejemplo: «Rob, sé que tenías una opinión sobre esto. ¿Qué te parece?»
Dicho esto, no creo que el correo electrónico sea una buena herramienta para conversar. Es mejor tener una conversación de verdad.
6. Agrupa los temas
En vez de enviar un correo cada vez que se te ocurre algo, guarda todo para incluirlo en un solo correo. Por ejemplo, si trabajo con desarrolladores en un proyecto, es muy fácil enviar un correo cada vez que se me ocurre una idea o una pregunta. Esto genera un aluvión de correos en el que es fácil perder de vista ideas o preguntas importantes, y resulta muy molesto para el pobre desarrollador que intenta reunirlo todo. En vez de eso, anoto la idea o la pregunta y luego reservo un momento para repasarlas todas por teléfono o en persona. Después, envío una lista consolidada con viñetas de todo en un solo correo sencillo.
7. Levanta el teléfono
Una de las mejores formas de enviar mejores correos es no enviarlos. Bueno, bueno, hago trampa, pero es un punto importante. Levantar el teléfono permite tener una conversación mucho más provechosa y profunda en una fracción del tiempo que llevaría hacer lo mismo por correo (si es que se puede). Una vez que esa persona tiene contexto y entiende mejor qué necesitas de ella, es mucho más fácil enviar un correo breve y directo para dar seguimiento.
También es una gran idea levantar el teléfono y llamar a alguien si recibes un correo largo. A veces ni siquiera leo el correo: simplemente llamo y digo «He visto tu correo y pensé que sería más fácil hablarlo». Si no consigo localizarle, quizá responda: «Hablemos de esto por teléfono. ¿Puedes hablar el martes a las 3pm o el jueves a las 10am?»
Es mucho más rápido que quedarse ahí durante horas preparando una respuesta.
Este artículo se publica en colaboración con LinkedIn. La publicación no implica que el Foro Económico Mundial respalde estas opiniones.
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Autor: Justin Babet es fundador y director ejecutivo de JobAdvisor.com.
Imagen: Una mujer usa el ratón de un ordenador de oficina. OFFPO REUTERS/Catherine Benson.
