Una de las habilidades más difíciles de dominar al comienzo de la carrera profesional es la gestión del tiempo.
Se puede perder muchísimo tiempo intentando hacer varias cosas a la vez o prestando demasiada atención a detalles sin importancia.
El diseñador y autor Étienne Garbugli, con sede en Montreal, Étienne Garbugli ha tenido dificultades con todo eso. A medida que se ha hecho mayor, ha aprendido a gestionar su tiempo y su carga de trabajo con mayor eficacia, y ha analizado qué le ha funcionado a él y a otros emprendedores.
En 2013, su presentación viral sobre el tema, «26 trucos de gestión del tiempo que ojalá hubiera conocido a los 20 años», fue nombrada la «Presentación con más «Me gusta»» del año por SlideShare. A principios de este año, dio continuidad a esa presentación con «25 trucos de gestión del tiempo para empezar el año con buen pie».
Hemos recopilado las mejores ideas de ambas presentaciones y añadido contexto. Sería sensato adquirir estos hábitos cuando se es joven, porque son tan pertinentes para un becario de 22 años como para un ejecutivo de 50.
1. Siempre hay tiempo.
Nunca «se te acaba el tiempo». Si no terminaste algo para la fecha límite, fue porque no lo consideraste lo bastante urgente o agradable como para darle prioridad sobre cualquier otra cosa que estuvieras haciendo.
2. Los días siempre se llenan más rápido de lo que uno espera.
Reserva un margen de tiempo. Evita programar demasiadas cosas y no planifiques con excesiva precisión. «Cuanto más precisa sea una tarea o un objetivo, más fácil será no cumplirlo», escribe Garbugli.
3. Se hace más cuando se está concentrado y en plena racha.
Algunos días no estarás en tu mejor momento, y otras veces podrás mantener la concentración durante 12 horas seguidas. Aprovecha esos días.
4. Conviene dedicarse a actividades que beneficien tanto la vida profesional como la personal.
«Alinea tus objetivos profesionales y personales para lograr la máxima eficiencia», dice el autor Chris Guillebeau. Por ejemplo, si no tienes intención de mudarte a Japón ni de hacer negocios allí, te convendría más dedicar unos meses a un curso que mejore tu experiencia laboral que a clases de japonés.
5. Hay una diferencia entre exigirse y agotarse.
El trabajo duro a veces implica periodos de poco sueño y productividad incesante. Pero, aunque tengas una motivación extraordinaria, necesitas reservar tiempo para descansar; de lo contrario, el agotamiento terminará pasándote factura y te hará menos productivo de lo que podrías ser.
6. Hacer varias cosas a la vez acaba con la concentración.
Los estudios han descubierto que el cerebro gasta energía al reajustar su atención de una cosa a otra. Si pasas el día haciendo varias cosas a la vez, agotas el cerebro.
La técnica Pomodoro debe su nombre a la palabra italiana que significa «tomate». Su creador utilizó originalmente un temporizador de cocina con forma de tomate para idear el método.
7. Se pueden controlar las distracciones.
Prueba la técnica Pomodoro: divide el trabajo en periodos ininterrumpidos de 25 minutos, con descansos de entre tres y cinco minutos, o utiliza programas como SelfControl que te impiden acceder durante ciertos periodos a sitios como Facebook o Twitter.
8. La mejor manera de ponerse a trabajar es lograr algo pequeño.
A las 8 de la mañana, una presentación que tienes que terminar puede parecer intimidante. Encauza tu mente con una tarea fácil y rápida, como responder correos electrónicos importantes del trabajo.
9. El perfeccionismo puede convertirse en un gran obstáculo para las actividades cotidianas.
El general George S. Patton dijo una vez: «Un buen plan ejecutado ahora es mejor que un plan perfecto ejecutado la próxima semana».
10. Más horas de trabajo no siempre se traducen en mayor productividad.
No te engañes pensando que por estar sentado en tu escritorio conseguirás sacar trabajo de la nada. Haz todo lo posible por terminar la tarea actual al final de la jornada laboral habitual, en vez de trabajar hasta la noche.
11. Hay que separar el trabajo que requiere concentración del que no la requiere.
Si interrumpes constantemente el ritmo de trabajo para volver a pensar algo, te estás retrasando.
12. Hay que reservar un bloque de tiempo para las tareas rutinarias.
Si envías correos electrónicos o actualizas tu agenda durante todo el día, interrumpirás tu ritmo de trabajo. Reserva un bloque de tiempo para esas tareas.
13. Si responder a alguien te llevará un par de minutos o menos, lo mejor es hacerlo en cuanto leas su mensaje.
Aplica a tu correspondencia escrita la «Organízate con eficacia» «regla de los dos minutos» del autor David Allen: si puedes responder un correo electrónico en ese tiempo, hazlo de inmediato en lugar de dejarlo para después.
14. Las tareas enormes son más fáciles de gestionar si se abordan por etapas.
El entrenador de fútbol americano de Alabama Nick Saban sigue una filosofía similar que él llama el Proceso. En lugar de hacer que sus jugadores se centren en ganar el campeonato, los entrena para que se concentren únicamente en lo que tienen delante: cada bloqueo, pase y gol de campo.
15. Si tardas más de 20 minutos en empezar, deberías cambiar de tarea.
Si, por el motivo que sea, no avanzas, pasa a otra cosa para recuperar un ritmo productivo.
16. No hay dos tareas que tengan la misma importancia.
Las listas diarias de tareas pendientes son una forma eficaz de planificar el día, pero es importante establecer prioridades. Empieza el día con las tareas prioritarias y deja el archivado para cuando estés mentalmente agotado.
17. Ten siempre claro qué es lo único que realmente necesitas terminar durante el día.
Para establecer prioridades, determina cuál de las tareas que tienes delante es la más importante y concentra tus esfuerzos en terminarla lo antes posible.
18. Es necesario delegar parte del trabajo en otras personas.
Para ser verdaderamente eficiente, supera el miedo a confiarle el trabajo a otra persona. «Si otra persona puede hacerlo igual de bien en un 80 %, ¡delégalo!», dice John C. Maxwell, autor de «Cómo piensan las personas exitosas: cambia tu forma de pensar, cambia tu vida».
19. Centrarse en el pasado obstaculiza el progreso.
No te distraigas pensando en los éxitos ni en los fracasos del pasado. Céntrate, en cambio, en lo que tienes delante.
20. Toma notas.
No des por sentado que recordarás todas las buenas ideas que se te ocurran durante el día. Da igual si usas un cuaderno, una pizarra o una aplicación como Evernote : anótalo todo.
21. Tener presentes los objetivos generales te ayudará a salir adelante día tras día.
«No pierdas de vista el verdadero objetivo», escribe Garbugli. «Céntrate en los objetivos, no en las tareas. Tenlos siempre a la vista».
Este artículo se publica en colaboración con Business Insider. La publicación no implica que el Foro Económico Mundial respalde las opiniones expresadas.
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Autor: Richard Feloni cubre estrategias de gestión y emprendimiento para Business Insider.
Imagen: Se prueban relojes de pared juntos. REUTERS/Brian Snyder.
