El número de correos electrónicos sin leer en mi bandeja de entrada alcanzó recientemente un máximo histórico.
Como alguien que suele mantener un «recuento de no leídos» de unos 30 y disfruta más de tener la «bandeja de entrada a cero» de lo que me gustaría admitir —ver «792» al llegar al trabajo el miércoles por la mañana casi me mató. (Bueno, no literalmente, pero sí me provocó un serio ataque de ansiedad.)
Empecé a preguntarme por qué el correo electrónico es una fuente tan grande de estrés para tantos profesionales en el trabajo, así que me puse en contacto con Ron Friedman, psicólogo y autor de «El mejor lugar para trabajar».
«La razón por la que encontrar tantos correos en la bandeja de entrada del trabajo puede resultar abrumador —le cuenta a Business Insider— es que cada mensaje representa una exigencia más para tu tiempo y otra decisión que tienes que tomar. Incluso descifrar un anuncio genérico sobre la cafetera de la oficina requiere esfuerzo, lo que deja menos energía para el trabajo importante».
Cuantas más exigencias se te imponen, más probable es que experimentes estrés, lo que afecta a tu capacidad para pensar y comunicarte con claridad, explica.
«No cabe duda de que consultar el correo electrónico constantemente es perjudicial tanto para la productividad como para la calidad de vida», añade Friedman. «Se han realizado algunos estudios fascinantes que demuestran que limitar la consulta del correo a unas pocas veces al día —por ejemplo, a las 9 am, las 12 pm y las 4 pm— mejora el bienestar y hace que el trabajo parezca más controlable». Y la razón es sencilla: hay menos distracciones que desvían tu atención de los proyectos en curso, lo que te permite avanzar más y, por tanto, sentir que tu carga de trabajo es manejable.
«Creo que los directivos harían bien en tomarse en serio esta investigación», afirma. «Pueden empezar dando a sus empleados la posibilidad de desconectar el correo electrónico cuando necesiten concentrarse en el trabajo y dando ellos mismos el ejemplo, para que los miembros de su equipo tengan pruebas claras de que es aceptable».
Dar ejemplo con períodos sin distracciones y dejar de lado los teléfonos inteligentes durante las reuniones puede contribuir mucho a transmitir a los empleados que se valora el trabajo concentrado y que no tienen por qué sentirse atados al correo electrónico, señala Friedman.
Aquí tienes dos formas sencillas de minimizar (o incluso eliminar) el estrés relacionado con el correo electrónico:
1. Establece una rutina en la que NO consultes el correo electrónico durante períodos de 30 a 50 minutos, varias veces al día.
«Me gusta mucho la idea de consultar el correo electrónico solo unas pocas veces al día, pero no estoy seguro de que sea realista en muchas profesiones», explica Friedman. «Lo que sí me parece realista es intentar trabajar durante períodos de 30 a 50 minutos sin interrupciones, con el correo electrónico desconectado y el teléfono móvil fuera de la vista».
No tienes que hacerlo todo el día, todos los días; pero incluso unos pocos períodos de concentración pueden tener un enorme impacto en tu productividad y tus niveles de estrés, afirma. «Para rendir al máximo, necesitamos períodos sin distracciones en los que podamos aprovechar toda nuestra atención ininterrumpida».
2. Desactiva las ventanas emergentes del correo electrónico para que no te interrumpan cada vez que llega un mensaje.
A menos que hayas cambiado la configuración predeterminada de tu correo electrónico, recibes una notificación —un mensaje emergente, el sonido de una campana o un contador que indica el creciente número de mensajes sin leer— cada vez que llega un correo nuevo a tu bandeja de entrada.
«Cada vez que ocurre, tu cerebro se ve obligado a tomar una serie de decisiones (¿Consultar el correo o seguir trabajando? ¿Responder ahora o más tarde?), que agotan tu energía mental», afirma.
Estas interrupciones se acumulan.
«Los estudios indican que incluso las interrupciones breves aumentan exponencialmente nuestras probabilidades de cometer errores. Esto se debe a que, cuando nuestra atención se desvía, consumimos valiosos recursos cognitivos para volver a centrarnos, y nos queda menos energía mental para completar nuestro trabajo», explica Friedman.
Las investigaciones también sugieren que tomar decisiones con frecuencia nos cansa. El cansancio resultante dificulta distinguir las tareas realmente importantes de aquellas que simplemente parecen urgentes, y esto puede ser muy estresante.
Este artículo se publica en colaboración con Business Insider UK. La publicación no implica que el Foro Económico Mundial respalde las opiniones expresadas.
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Autora: Jacquelyn Smith es editora de Carreras en Business Insider UK.
Imagen: Un corredor de bolsa mira las cifras de los índices bursátiles en la pantalla de su ordenador en una empresa de corretaje de Mumbai, el 6 de agosto de 2007. REUTERS/Punit Paranjpe
