Las situaciones sociales profesionales pueden resultar incómodas. Y, por desgracia, muchas personas acaban haciendo el ridículo porque no entienden que las reglas de etiqueta en los negocios son distintas de las de otros entornos.
En «The Essentials of Business Etiquette», Barbara Pachter escribe sobre las reglas que las personas deben conocer para comportarse y presentarse adecuadamente en situaciones sociales profesionales.
Aquí presentamos los consejos más importantes sobre cómo presentarse, cómo vestir y qué pedir en los restaurantes, todos extraídos del libro de Pachter.
Póngase siempre de pie cuando le presenten a alguien.
«Ponerse de pie ayuda a establecer su presencia. Si no se levanta, facilita que los demás no le presten atención. Si le toman por sorpresa y no puede levantarse, debe inclinarse hacia delante para indicar que lo haría si pudiera», escribe Pachter.
Diga siempre su nombre completo.
En una situación de negocios, debe usar su nombre completo, pero también prestar atención a cómo quieren los demás que los presenten.
Si su nombre es demasiado largo o difícil de pronunciar, Pachter dice que debería considerar cambiarlo o acortarlo. También podría considerar escribir la pronunciación de su nombre en una tarjeta de presentación y dársela a los demás.
Si ocupa el cargo más alto o es el anfitrión, inicie siempre el apretón de manos.
En el lugar de trabajo actual, el anfitrión o la persona de mayor rango, independientemente de su género, debe extender la mano primero, escribe. «Si la persona de mayor rango no lo hace de inmediato —a menudo debido a una confusión relacionada con el género—, la persona de menor rango debe extender la mano sin dejar pasar más de un instante».
En cualquier caso, el apretón de manos debe producirse. «En Estados Unidos, el apretón de manos es el saludo empresarial. Si quiere que le tomen en serio, debe dar la mano y hacerlo correctamente».
Vista de forma adecuada.
«La ropa, una importante forma de comunicación no verbal, puede mejorar la reputación profesional de una persona o menoscabar su credibilidad. Con la ropa que elija, debe transmitir una imagen profesional», escribe Pachter.
Averigüe siempre cuál es el código de vestimenta del evento, la reunión o el restaurante al que va a asistir y asegúrese de que su atuendo se ajuste a las pautas.
Diga «gracias» solo una o dos veces durante una conversación.
«Solo hace falta decirlo una o dos veces durante una conversación», escribe Pachter. «De lo contrario, podría restarle impacto y hacer que parezca algo desvalido y necesitado».
Envíe notas de agradecimiento por separado a todas las personas involucradas.
Debe enviar las notas de agradecimiento en un plazo de 24 horas y mandar una nota por separado a cada persona a quien quiera agradecer.
«Antes de elegir entre el correo electrónico y las notas escritas a mano, tenga en cuenta que el correo postal puede tardar varios días en llegar a su destino, mientras que el correo electrónico llega casi de inmediato», escribe Pachter. «Esta diferencia de tiempo puede ser importante después de una entrevista de trabajo, si la decisión de contratación se toma rápidamente».
Deje el teléfono en el bolsillo.
Hoy en día, todo el mundo lleva el teléfono a todas partes, pero debe evitar sacarlo durante las reuniones.
Quizá sienta la tentación de enviar mensajes de texto o correos electrónicos, pero, por mucho que intente disimular, se nota y es de mala educación.
Además, no ponga el teléfono sobre la mesa cuando se reúna con alguien. Le está diciendo a esa persona que está tan dispuesto a dejarla plantada y ponerse en contacto con alguien más.
Nunca retire la silla de otra persona para que se siente.
Está bien mantener abierta una puerta para su invitado, pero Pachter dice que no debe retirar la silla de otra persona, independientemente de su género. En un entorno empresarial, debe dejar atrás esas reglas sociales de género.
«Tanto los hombres como las mujeres pueden retirar sus propias sillas».
No cruce las piernas.
Tanto los hombres como las mujeres lo hacen, pero puede distraer e incluso resultar demasiado sensual para un entorno profesional, dice Pachter.
Mantenga los dedos juntos al señalar.
«Señale con la palma abierta y mantenga los dedos juntos. Si señala con el índice, parece agresivo», escribe Pachter. «Tanto los hombres como las mujeres señalan, pero las mujeres tienden a hacerlo más que los hombres».
Compruebe siempre dos veces que haya seleccionado al destinatario correcto del correo electrónico.
Preste atención al escribir un nombre de su libreta de direcciones en el campo «Para» del correo electrónico. Es fácil seleccionar el nombre equivocado, algo que realmente no quiere hacer.
Parta siempre el pan con las manos.
Pachter dice que nunca debe usar el cuchillo para cortar los panecillos en una cena de negocios.
«Parta el panecillo por la mitad, desprenda un trozo cada vez y úntelo con mantequilla cuando esté listo para comerlo».
No pida nada demasiado caro.
Si pide, por ejemplo, un filete caro o langosta, parecerá que se está aprovechando del anfitrión, escribe Pachter. «Sin embargo, si su anfitrión hace recomendaciones, puede pedir cualquiera de esos platos, aunque sigue siendo mejor no elegir el más caro». Lo mismo ocurre con el vino.
También tenga cuidado al pedir un «especial». «Muchos camareros no mencionan el precio cuando le hablan de los platos especiales de la noche. Los especiales pueden costar entre un 10 % y un 40 % más que los platos habituales del menú, pero en una situación de negocios no resulta cómodo preguntar cuánto cuesta un especial». Es mejor evitarlos.
No aparte ni apile los platos.
«Usted no es el camarero», escribe Pachter. «Deje que el personal de servicio haga su trabajo». Además, si la otra persona (o las otras personas) con quien cena aún no ha terminado, puede sentirse apurada, y usted podría parecer grosero.
Mantenga equilibradas las opciones de comida con las de su invitado.
Esto significa que, si su invitado pide un aperitivo o un postre, usted debería hacer lo mismo.
«No querrá incomodar a su invitado haciendo que coma un plato solo», escribe Pachter.
Nunca pida que le empaquen la comida para llevar.
«Está allí por negocios, no por las sobras», escribe Pachter. «Llevarse las sobras está bien en las cenas familiares, pero no en ocasiones profesionales».
Sepa dónde colocar correctamente los platos y los cubiertos.
Recuerde que «izquierda» tiene nueve letras y «derecha» tiene ocho.
Pachter escribe:
La comida se coloca a la izquierda del plato principal. Las palabras food y left tienen cuatro letras cada una; si la mesa está bien puesta, el pan, la ensalada o cualquier otro plato se colocará a la izquierda del plato principal. Del mismo modo, las bebidas se colocan a la derecha del plato principal, y las palabras glass y right tienen cinco letras. Cualquier vaso o bebida se colocará a la derecha del plato principal».
Izquierda y derecha también sirven para recordar la posición de los cubiertos. El tenedor (fork, cuatro letras) va a la izquierda; el cuchillo y la cuchara (knife y spoon, cinco letras cada una) van a la derecha.
Además, piense en «BMW» para recordar dónde colocar los platos y los vasos. Aquí, la mnemotecnia BMW significa «bread, meal, and water» (pan, comida y agua); así que recuerde que «el plato del pan y la mantequilla va a la izquierda, la comida en el centro y el vaso de agua a la derecha».
El anfitrión siempre debe pagar.
«Si usted hizo la invitación, es el anfitrión y debe pagar la cuenta, independientemente de su género. ¿Y si un invitado quiere pagar? Una mujer tiene algunas opciones. Puede decir: “Oh, no pago yo; paga la empresa”. O puede excusarse de la mesa y pagar la cuenta lejos de los invitados. Esta opción también sirve para los hombres y es una forma muy refinada de pagar la cuenta», escribe Pachter.
«Sin embargo, lo esencial es que no conviene discutir por una cuenta. Si un invitado insiste en pagar pese a los mejores esfuerzos de una anfitriona, deje que pague».
Prepare una forma educada de retirarse.
Pachter dice que debe ser usted quien esté hablando mientras se retira. «Recuerde irse mientras habla. En ese momento, usted tiene el control y la salida resulta mucho más fluida».
También debería tener preparadas algunas «frases de despedida» por si necesita poner fin a una conversación. Puede decir «Encantado de conocerle», «Ha sido un placer hablar con usted» o «Nos vemos la semana que viene en la reunión».
También puede disculparse para ir al baño, buscar algo de comer o decir que quería hablar con alguien antes de que se vaya.
Este artículo se publica en colaboración con Business Insider. La publicación no implica que el Foro Económico Mundial respalde estas opiniones.
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Autora: Jacquelyn Smith es editora de temas de empleo en Business Insider.
Imagen: Personas de pie en un andén de una estación de tren en Tokio. REUTERS/Yuya Shino
