Las investigaciones han demostrado que los empleados de EE. UU., en promedio, pasan alrededor de una cuarta parte de su tiempo de trabajo revisando los cientos de correos electrónicos que cada trabajador envía y recibe a diario.
Y, sin embargo, según la asesora profesional Barbara Pachter, muchos profesionales todavía no saben cómo usar el correo electrónico de manera adecuada.
Pachter expone las reglas modernas de etiqueta en el correo electrónico en su libro «The Essentials of Business Etiquette». Hemos seleccionado las más importantes que debes conocer.
Vivian Giang contribuyó a una versión anterior de este artículo.
1. Incluye un asunto claro y directo.
Algunos ejemplos de un buen asunto son «Se cambió la fecha de la reunión», «Una pregunta rápida sobre tu presentación» o «Sugerencias para la propuesta».
«A menudo, las personas deciden si abrir un correo electrónico según el asunto», dice Pachter. «Elige uno que permita a los lectores saber que estás atendiendo sus inquietudes o asuntos de trabajo».
2. Usa una dirección de correo electrónico profesional.
Si trabajas para una empresa, debes usar la dirección de correo electrónico de la empresa. Pero si usas una cuenta de correo personal —ya sea porque trabajas por cuenta propia o simplemente porque te gusta usarla de vez en cuando para correspondencia relacionada con el trabajo—, debes elegir esa dirección con cuidado, dice Pachter.
Siempre debes tener una dirección de correo electrónico que indique tu nombre, para que el destinatario sepa exactamente quién envía el mensaje. Nunca uses direcciones de correo electrónico (quizá vestigios de tus años escolares) que no sean apropiadas para el lugar de trabajo, como «babygirl@…» o «beerlover@…», por mucho que te guste una cerveza fría.
3. Piénsatelo dos veces antes de pulsar «Responder a todos».
Nadie quiere leer correos electrónicos de 20 personas que no tienen nada que ver con él. Puede ser difícil ignorarlos, porque muchas personas reciben notificaciones de mensajes nuevos en sus teléfonos inteligentes o ventanas emergentes que distraen en la pantalla de su computadora. Abstente de pulsar «Responder a todos», a menos que realmente creas que todos los integrantes de la lista deben recibir el correo electrónico, dice Pachter.
4. Usa saludos profesionales.
No uses expresiones informales y coloquiales como «Oye, chicos», «Qué pasa» o «Hola a todos».
«El carácter relajado de nuestra escritura no debe afectar el saludo de un correo electrónico», dice. «“Oye” es un saludo muy informal y, por lo general, no debe usarse en el lugar de trabajo. Y “Qué pasa” tampoco es apropiado. En su lugar, usa “Hola” o “Buenos días”».
Aconseja no acortar el nombre de nadie. Di «Hola, Michael», a menos que estés seguro de que prefiere que lo llamen «Mike».
5. Usa los signos de exclamación con moderación.
Si decides usar un signo de exclamación, usa solo uno para transmitir entusiasmo, dice Pachter.
«A veces, la gente se deja llevar y pone varios signos de exclamación al final de las frases. El resultado puede parecer demasiado emotivo o inmaduro», escribe. «Los signos de exclamación deben usarse con moderación al escribir».
6. Haz que tu mensaje sea fácil de leer.
Varía la longitud de las frases y los párrafos. «Las frases o los párrafos largos son más difíciles de leer», dice Pachter. «Usa viñetas para destacar los puntos que quieres plantear».
7. Evita parecer brusco.
«Lee tu mensaje en voz alta. Si a ti te suena duro, al lector también le sonará duro», dice.
Evita palabras negativas como «fracaso», «equivocado» o «desatendido».
8. Ten en cuenta que las personas de distintas culturas hablan y escriben de manera diferente.
Los malentendidos pueden surgir con facilidad, especialmente al comunicarnos por escrito, cuando no podemos ver el lenguaje corporal de los demás. Adapta el mensaje según los antecedentes del destinatario o el grado de familiaridad que tengas con él.
Una buena regla que conviene tener presente, dice Pachter, es que las culturas de alto contexto (japonesa, árabe, china) quieren conocerte antes de hacer negocios contigo. Por eso, es posible que los socios comerciales de esos países escriban de manera más personal. Por otro lado, las personas de culturas de bajo contexto (alemana, estadounidense, escandinava) prefieren ir al grano rápidamente.
9. Ten cuidado con el humor.
El humor puede perderse fácilmente en la traducción si no se cuenta con el tono o las expresiones faciales adecuados. En un intercambio profesional, es mejor dejar el humor fuera de los correos electrónicos, a menos que conozcas bien al destinatario. Además, algo que a ti te parece gracioso quizá no le haga gracia a otra persona.
Pachter dice: «Algo que se percibe como gracioso al decirlo puede entenderse de forma muy distinta por escrito. En caso de duda, déjalo fuera».
10. Responde a tus correos electrónicos, incluso si el mensaje no estaba dirigido a ti.
Es difícil responder a todos los correos electrónicos que te han enviado, pero debes intentarlo, dice Pachter. Esto incluye los mensajes que te enviaron por error, especialmente si quien los envió espera una respuesta. No es necesario responder, pero hacerlo es una buena práctica de etiqueta en el correo electrónico, sobre todo si esa persona trabaja en la misma empresa o el mismo sector que tú.
Aquí tienes un ejemplo de respuesta: «Sé que estás muy ocupado, pero no creo que quisieras enviarme este correo electrónico. Quería avisarte para que puedas enviárselo a la persona correcta».
11. Revisa cada mensaje.
Los destinatarios de tus correos electrónicos no pasarán por alto tus errores. «Y, dependiendo del destinatario, podrían juzgarte por cometerlos», dice Pachter.
No confíes en los correctores ortográficos. Lee y vuelve a leer el correo electrónico varias veces, preferiblemente en voz alta, antes de enviarlo.
«Un supervisor quería escribir “Lamento las molestias”», dice Pachter. «Pero confió en el corrector ortográfico y terminó escribiendo “Lamento la incontinencia”».
12. Ten cuidado con los recursos para dar énfasis.
Con todas las opciones disponibles en las computadoras, puede ser tentador dejarse llevar por las fuentes muy pequeñas o grandes, la negrita, la cursiva y los distintos colores. «No lo hagas», dice Pachter. Distrae y puede interpretarse de manera equivocada.
13. Añade la dirección de correo electrónico al final.
«No querrás enviar un correo electrónico por accidente antes de terminar de redactar y revisar el mensaje», dice Pachter. «Incluso al responder a un mensaje, es una buena precaución borrar la dirección del destinatario y añadirla solo cuando estés seguro de que el mensaje está listo para enviarse».
14. Comprueba dos veces que hayas seleccionado al destinatario correcto.
Pachter dice que prestes mucha atención al escribir un nombre de tu libreta de direcciones en la línea «Para» del correo electrónico. «Es fácil seleccionar el nombre equivocado, lo cual puede resultar embarazoso para ti y para la persona que recibe el correo por error».
Este artículo se publica en colaboración con Business Insider.
La publicación no implica el respaldo de las opiniones por parte del Foro Económico Mundial.
Para mantenerte al día con la Agenda, suscríbete a nuestro boletín semanal.
Autora: Jacquelyn Smith es editora de carreras profesionales en Business Insider.
Imagen: Un hombre escribe en el teclado de una computadora en Varsovia. REUTERS/Kacper Pempel/Files
