De las aproximadamente 11 millones de reuniones que tienen lugar cada día en EE. UU., un tercio son improductivas.
Tiene un coste. Se estima que se pierden 37.000 millones de dólares cada año debido a las reuniones improductivas, lo que sugiere que, aunque tenemos muchísimas reuniones, no se nos dan demasiado bien.
Los psicólogos organizacionales han investigado por qué. A continuación, descubre los errores más comunes en las reuniones.
1. Tienes demasiadas.
Dado que un tercio de las reuniones «simplemente no son productivas», según la investigación, deberías plantearte celebrar menos.
2. No tienes una persona facilitadora.
La autora de «Estrategias avanzadas de facilitación», Ingrid Bens, define a una persona facilitadora como «alguien que aporta estructura y proceso a las interacciones para que los grupos puedan funcionar con eficacia y tomar decisiones de gran calidad».
Toda reunión debería contar con una: una persona que devuelva la conversación al tema cuando los asistentes se desvían, cree espacio para que todos participen y ayude a profundizar en los temas cuando resultan más complejos de lo que se pensaba. Igual que un acompañante experto ayuda a un cantante a alcanzar las notas altas, una persona facilitadora experta ayuda a sacar lo mejor del equipo.
3. No estableces ni sigues reglas básicas.
Todo el mundo llega con una serie de suposiciones sobre cómo deben llevarse las reuniones. Pero esas suposiciones no siempre coinciden: algunas personas creen que hay que hablar todo lo posible; otras prefieren una conversación más mesurada.
La especialista en desarrollo organizacional de la Universidad de Nevada en Reno, Marlene K. Rebori, dice que las reglas básicas «son reglas explícitas que el grupo acuerda seguir para ayudar a facilitar conversaciones productivas», de modo que la manera de hacer las cosas quede clara para todos.
Sugiere algunos ejemplos, como «separar a las personas del problema; respetar los distintos puntos de vista; compartir la responsabilidad de cumplir las
4. Escuchas a quien más alza la voz en vez de a la persona experta.
Estudios de la Universidad de Utah muestran que a las personas se les da fatal distinguir a los expertos en un tema de quien habla más alto en la sala.
Como explica el profesor asociado Bryan L. Bonner al Wall Street Journal, nos basamos en «indicadores indirectos poco fiables de la pericia», como la extroversión, el género o la raza, en lugar de escuchar realmente el contenido de lo que dicen. Que alguien hable alto no significa que tenga razón.
5. Tomas demasiado café (o no lo suficiente).
Un estudio sobre los efectos de la cafeína en las reuniones halló una sorprendente diferencia entre géneros. Cuando los hombres toman café durante reuniones estresantes, su rendimiento empeora. Cuando las mujeres hacen lo mismo, mejora.
Aunque los investigadores no pudieron afirmarlo con certeza, deducen que la diferencia radica en cómo suelen responder los géneros al estrés. El blog de psicología Research Digest informa que las mujeres adoptan un «estilo colaborativo y de protección mutua (conocido como “cuidar y hacerse amiga”)», mientras que los hombres suelen mostrar una respuesta de lucha o huida, y el primero encaja mejor en las reuniones.
6. Controlas el tiempo, no las tareas.
Sheryl Sandberg sigue un orden del día estricto en las reuniones.
La directora de operaciones de Facebook, Sheryl Sandberg, no espera a que una reunión termine al llegar a los 15, 30 o 60 minutos. Según informa Fortune:
Los días de (Sandberg) son un torbellino de reuniones que dirige con ayuda de un cuaderno espiral, decididamente analógico. En él anota los temas de debate y las tareas pendientes. Las tacha una a una y, cuando ha marcado todos los puntos de una página, la arranca y pasa a la siguiente. Si se completan todos los puntos a los 10 minutos de una reunión de una hora, la reunión termina.
En otras palabras: establece el orden del día, completa cada punto y luego márchate.
7. Llegas tarde.
Un asombroso 37 % de las reuniones empieza tarde, sobre todo porque alguien que debía asistir llegó tarde. Esto hace que quien llega tarde se sienta maleducado, mientras que el personal que espera se siente menospreciado, molesto y frustrado, todo lo cual reduce el rendimiento.
8. Te agotas por «fingir emociones».
En el trabajo hay mucho fingimiento emocional : controlas tus emociones mostrando la que se considera «correcta» para el contexto, aunque sientas otra cosa. Por ejemplo, si acabas de discutir por mensajes con tu pareja antes de asistir a una reunión y luego tienes que fingir que estás contento.
Un estudio de 2013 descubrió que, a corto plazo, fingir emociones desvía la atención de realizar el trabajo y, a largo plazo, conduce al agotamiento.
9. Invitas a demasiadas personas.
Wikimedia Commons Sigue la regla de las dos pizzas para limitar el tamaño de las reuniones.
Jeff Bezos, de Amazon, sigue la regla de las dos pizzas: ninguna reunión debería tener más personas de las que se pueden alimentar con un par de pizzas de pepperoni.
Esto no solo permite tomar decisiones más rápido, sino que también permite a los equipos poner a prueba sus ideas sin la interferencia del pensamiento grupal, la mayor manía del ejecutivo de Amazon.
10. Comes durante la reunión.
A menos que todos los demás estén comiendo, tú no deberías hacerlo. La regla de las dos pizzas para el equipo está muy bien; una regla de dos hamburguesas para ti es terrible.
Si comes durante una reunión, «puedes hacer ruido o desprender olores» que interrumpan el curso de la reunión, explica la experta en etiqueta Barbara Pachter a Business Insider.
11. No tienes un orden del día claro.
No te reúnas solo por reunirte, dice Pachter. Si no tienes una lista detallada de lo que hay que decidir —como la que usa Sheryl Sandberg—, no sabrás cuándo te estás desviando del tema, y mucho menos cuándo has terminado.
12. Usas el teléfono.
Usar el teléfono durante una reunión es de mala educación y distrae, dice Pachter. Demuestra que das prioridad a los correos, mensajes de texto y tuits de otras personas por encima de quienes están delante de ti y del orden del día.
Pachter dice que ni siquiera deberías dejar el teléfono sobre la mesa, ya que las alertas pueden distraer al grupo y, en última instancia, romper la concentración y perjudicar la productividad. «Guárdalo en el bolsillo, ponlo en vibración y sal de la sala si tienes que atender la llamada o responder a un mensaje», dice.
Publicado en colaboración con Business Insider
Autor: Drake Baer informa sobre estrategia, liderazgo y psicología organizacional en Business Insider
Imagen: Una sala de reuniones vacía.
