La presencia ejecutiva (EP) es un tema candente, desde el cubículo hasta el despacho de la dirección. Leer el ambiente, cuidar el lenguaje corporal y tener un toque de aplomo son ingredientes clave; pero ¿cómo se demuestra la EP —y, desde luego, cómo se evita menoscabarla— por correo electrónico? Al fin y al cabo, la mayor parte de nuestra comunicación laboral consiste en pulsar ENVIAR.
De hecho, según mi experiencia asesorando a muchos ejecutivos, abundan los hábitos con el correo electrónico que socavan la EP. Sin embargo, con unas cuantas prácticas sencillas y rompiendo algunos hábitos, puedes usar el correo electrónico como instrumento para ejercer una mayor influencia.
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¿Cuándo fue la última vez que volviste a leer una muestra de los correos que has enviado para evaluar su impacto en tus colegas o equipo? En el calor del momento, quizá hayas pulsado «enviar» una o dos veces y luego te hayas arrepentido; o quizá, «por falta de tiempo», no hayas pensado lo suficiente en cómo te estabas comunicando y simplemente hayas enviado el mensaje sin más.
Aquí tienes un experimento que algunos de mis clientes han probado y que sé que funciona. Selecciona cuidadosamente una muestra de, por ejemplo, 20 correos que hayas enviado. Asegúrate de que representen tanto momentos tranquilos como estresantes y un abanico de personas. Mientras vuelves a leer la muestra con atención, empieza a reforzar en tu mente los siguientes consejos:
1. No descuides el asunto
Dedica tiempo a escribir un asunto que capte la atención adecuada y comunique la prioridad. Tus correos llegan a listas largas, y tus destinatarios más importantes no tienen tiempo para profundizar y descifrar lo que quieres decir. Sé creativo y conciso en el encabezado y, si corresponde, indica el plazo. «El proyecto X, fase 2, necesita tu aprobación antes del 15/5» funciona mejor que «Seguimiento del proyecto X».
2. No entierres lo importante
Una vez que hayas captado su atención con un asunto eficaz, si necesitan más de una o dos frases para entender la importancia y la acción requerida, habrás enterrado lo importante y también tu EP por correo electrónico. El motivo por el que deberían prestar atención y lo que quieres que hagan debe aparecer desde el principio.
3. Sé breve; muy breve
Si necesitas escribir más de unos pocos párrafos, estás evitando una conversación que debe tener lugar. Mantén tus correos breves y concisos. Si no puedes, inicia un mensaje instantáneo, llama por teléfono o habla cara a cara.
4. No confundas una cadena de correos con una conversación
Una serie de correos y respuestas no debe considerarse un sustituto de una conversación, una sesión de lluvia de ideas o un proceso de toma de decisiones. Es una sucesión de «mensajes» con intervalos de respuesta variables que a menudo provoca un intercambio innecesario. Para interacciones importantes, son mucho mejores las conversaciones por voz, cara a cara y por mensajería instantánea.
5. No uses el correo electrónico para confrontar, desahogarte o procesar una situación
Los problemas duraderos de EP surgen de este error. Como diría un terapeuta: «Escribe la carta, pero no la envíes». El correo electrónico no es el lugar para procesar un problema, desahogarse o confrontar a alguien. Como el correo elimina los matices y el lenguaje corporal necesarios para una comprensión más profunda, complica aún más los asuntos espinosos.
6. Sigue la regla del New York Times
Ya has oído esto antes; ahora créetelo: el correo electrónico apenas es comunicación. Desde luego, no es un medio para revelar información delicada. Como debería decirte tu asesor jurídico general: no escribas hoy en un correo electrónico nada que no quisieras leer mañana en el New York Times. Otros pueden leer todos los correos electrónicos.
7. Revisa la gramática y la ortografía, y evita el lenguaje abreviado en los correos
La EP se resiente cuando la comunicación es de mala calidad. Revisa la ortografía. Lee el mensaje en voz alta. Busca palabras correctamente escritas pero usadas en el lugar equivocado, como «hay» y «ahí», o «a ver» y «haber». Usar abreviaturas propias de los mensajes de texto como «q», «x cierto» y «jajaja», incluso al escribir desde el teléfono inteligente, perjudica tu EP. Compruébalo todo antes de enviar.
8. Lee atentamente el mensaje que recibiste antes de enviar tu respuesta
Demasiadas personas leen por encima y responden con prisa, y no captan el punto. Antes de responder a un mensaje, léelo dos veces. Piensa. Prioriza. DESPUÉS, ANTES DE ENVIAR, lee juntos el correo original y tu respuesta. Si no tienes tiempo para hacerlo, espera hasta tenerlo o comunícate con el destinatario por otro medio.
9. No reenvíes correos con descuido
Todos hemos reenviado correos sin revisar dos veces lo que se oculta más abajo, en la cadena anterior. Desplázate hasta el final y lee toda la cadena. Elimina el contenido irrelevante, desactualizado o inadecuado para el destinatario.
10. Comprueba y vuelve a comprobar los destinatarios
Evita enviar lo que no corresponde a la persona equivocada. Antes de pulsar ENVIAR, comprueba y vuelve a comprobar los destinatarios. Puede parecer obvio, pero este paso se pasa por alto con demasiada frecuencia.
11. Mantén la calma respecto al tiempo de respuesta
Cuando envías correos de seguimiento demasiado pronto después del original (por ejemplo: «¿Has tenido ocasión de revisar el correo que te envié hoy?»), perjudicas tu EP y, además, pareces acosar por correo electrónico. Si necesitas una respuesta tan rápido, no uses el correo electrónico desde el principio.
Como se ha sugerido más arriba, evalúa de vez en cuando una muestra de los correos que has enviado. ¿Qué necesitas cambiar? Responde a esa pregunta y podrás convertir el correo electrónico en un medio para potenciar, en lugar de obstaculizar, tu comunicación e influencia, y fortalecer tu propia EP.
Publicado en colaboración con LinkedIn
Autor: David Peck es coach ejecutivo y director de una firma global de coaching.
Imagen: Una mujer usa un ratón de computadora. REUTERS/Catherine Benson.
