Acababa de leer una versión preliminar de un nuevo libro y decidí hacer una breve encuesta durante una conferencia. Pregunté al público: «¿Cuántos de ustedes se sienten sobrecargados de trabajo y abrumados?»
Por lo que pude ver, todas las manos se levantaron.
No es de extrañar. Todos nos sentimos sobrecargados de trabajo. Y todos nos sentimos abrumados, al menos parte del tiempo. (Aunque según los estándares de otras personas parezca que lo tenemos fácil, a nosotros todavía nos parece que estamos abrumados.)
Equilibrar eficazmente nuestra vida profesional y personal es un problema con el que todos lidiamos. Quizá se deba a que buscamos soluciones fuera de nosotros mismos: software, aplicaciones, dispositivos, sistemas de gestión del tiempo, etc.
Todo eso puede ayudar, pero, como dice Scott Eblin, autor de Overworked and Overwhelmed: The Mindfulness Alternative: «La única persona que puede evitar que te sientas sobrecargado de trabajo y abrumado eres tú».
Según Scott, todo empieza con una sola cosa. Debes comprometerte a gestionar tu tiempo de manera deliberada para tener una oportunidad real de dar lo mejor de ti: ser la persona más inspirada, más productiva y más «en sintonía».
Entonces, ¿cómo se hace? Estos son los consejos de Scott:
1. Reconoce y supera la tiranía del presente.
Quienes siempre están «en el momento» no miran hacia delante ni hacen planes para perseguir sus metas y sueños. Aunque sin duda hay cosas que debes hacer todos los días, mucho de lo que crees que tienes que hacer no es especialmente importante, sobre todo en lo que respecta a tus metas a largo plazo.
Por eso deberías…
2. Pregúntate: «¿De verdad es necesario?»
Cuestiona tus supuestos básicos sobre tus hábitos cotidianos. ¿ Necesitas tener esa reunión? ¿ Necesitas preparar ese informe? ¿ Necesitas responder a ese correo electrónico? En muchos casos no, pero lo haces de todos modos simplemente porque siempre lo has hecho así.
Elimina tantas tareas «deseables, pero no imprescindibles» como puedas. No solo tendrás más tiempo, sino que también podrás ser más eficaz en lo que realmente importa.
3. Reinicia tu calendario.
A veces, la respuesta a «¿De verdad es necesario?» es «Sí, pero no ahora mismo». ¿Qué es lo más importante que tienes que hacer hoy? ¿Qué tareas te impedirán hacerlo?
Lo mismo ocurre si surge algo importante: reajusta tu calendario de inmediato y vuelve a establecer las prioridades.
Está bien hacer cosas, pero lo que realmente importa es hacer las cosas adecuadas.
4. Determina (y sigue) tu propio ritmo de trabajo.
Todos trabajamos de manera diferente. A algunos les gusta empezar el día con energía. Otros prefieren comenzarlo reflexionando, meditando y pensando. A algunos les gusta trabajar hasta bien entrada la noche.
La clave está en entender no solo cómo te gusta trabajar, sino también cómo trabajas mejor. Puede que te guste trabajar hasta tarde por la noche, pero si estás cansado y agotado tras una larga jornada, no rendirás al máximo… y ¿no es rendir al máximo lo que más importa?
Haz algunas pruebas para averiguar qué funciona mejor para ti. (Aquí tienes una interesante infografía sobre el impacto de los horarios en la productividad.) Aunque no siempre podrás ceñirte a tu plan, siempre tendrás un plan al que volver.
5. Programa primero las tareas más importantes.
¿Cuáles son tus prioridades para el mes? ¿Para la semana? ¿Para hoy? Determina cuáles son y ocúpate primero de ellas.
¿Por qué trabajarías en tareas menos importantes cuando es en las cosas verdaderamente importantes donde creas más valor, ya sea para tu empresa o para tu vida?
6. Reserva tiempo para el pensamiento inconsciente.
Reservar tiempo para el pensamiento inconsciente es fundamental para tomar decisiones acertadas cuando te enfrentas a problemas complejos. Las investigaciones muestran que las personas tienden a tomar sus mejores decisiones cuando tienen la oportunidad de revisar los datos y los hechos y luego centrar su pensamiento en otra cosa durante un rato.
¿Cómo? Sal a caminar. Haz una tarea rutinaria que no requiera pensar. Haz ejercicio. Haz algo mientras tu cuerpo funciona en piloto automático y tu mente también. Te sorprenderán las soluciones que se te pueden ocurrir cuando no intentas deliberadamente ser creativo.
7. Establece límites.
Nadie puede ni debe estar disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Sin embargo, probablemente sientas que lo estás, porque tú mismo lo permites.
Establece algunos límites: la hora a la que dejarás de trabajar, ciertos momentos para hacer cosas con tu familia, momentos en los que no atenderás llamadas, etc. Después, comunica esos límites a los demás.
Los demás no respetarán tu tiempo a menos que tú lo respetes primero.
8. Sé estratégico al decir «sí» y «no».
No puedes decir que sí a todo. (Bueno, puedes, pero no terminarás todo aquello a lo que dices que sí; así que, en la práctica, sigues diciendo que no.)
A veces, simplemente tienes que decir que no. Otras veces puedes decir: «No, a menos que…» y añadir condiciones. Lo mismo vale para el sí: decir «Sí, pero solo si…» establece pautas.
Considera siempre el efecto de una petición en tus metas más importantes. Un sí automático también resta tiempo automáticamente a lo que necesitas hacer.
9. Controla tus distracciones.
La mayoría de las personas se distrae más de 30 veces por hora: llamadas telefónicas, correos electrónicos, mensajes de texto, visitas improvisadas en la oficina… la lista no tiene fin.
Programa bloques de tiempo en los que desactivarás las alertas. La única forma de cumplir con el horario es trabajar según tu propio horario
y no según el de otras personas.
10. Recuerda el impacto que tienes en los demás.
Si eres líder —y si diriges una empresa, sin duda lo eres—, influyes naturalmente en otras personas. Marcas un rumbo. Estableces un estándar.
Eres un modelo a seguir. Sé un gran modelo a seguir: una persona que completa las tareas importantes, no pierde el rumbo y se centra en alcanzar metas y sueños… y que ayuda a otras personas a alcanzar sus metas y sueños
.
Esa es razón suficiente para gestionar tu tiempo de modo que estés constantemente en tu mejor nivel. LinkedInEste artículo se publica en colaboración con . La publicación no implica que el Foro Económico Mundial respalde las opiniones expresadas.
Para seguir al Agenda, suscríbete a nuestro boletín semanal.
Autor: Jeff Haden es editor colaborador de Inc. Magazine.
Imagen: Un corredor de bolsa observa las cifras del índice bursátil en la pantalla de su ordenador en una empresa de corretaje de Mumbai, el 6 de agosto de 2007. REUTERS/Punit Paranjpe.
