Si estás en LinkedIn, es probable que las reuniones improductivas sean una pesadilla para ti. A todos nos ha pasado: la conversación divaga, desaparecen 50 minutos de tu vida y no estás más cerca de tu objetivo que al principio. En IDEO tampoco nos gustan este tipo de reuniones. Por eso encontramos una solución sencilla pero elegante, recogida por mi colega Dennis Boyle en un dicho que llamo «la ley de Boyle»:
«Nunca asistas a una reunión sin un prototipo»
Esta ley mejora las reuniones de tres maneras importantes. Pero antes de llegar a eso, vale la pena preguntarse: ¿qué es exactamente un prototipo? En IDEO nos dedicamos al diseño y la innovación, y usamos la palabra con bastante amplitud. Cuando ejercía como ingeniero, un prototipo era algo que hacía ruido al dejarlo caer, pero hoy lo defino como una pregunta única hecha tangible. Puede ser líneas de código de software, una hoja de cálculo de un modelo de negocio o unas cuantas personas representando una experiencia de servicio.
Si toma lo que tienes en la cabeza y crea algo tangible ante lo que otros puedan reaccionar —si ayuda a explorar lo desconocido—, es un prototipo. Y creo que puedes crear prototipos de nuevas ideas en tu lugar de trabajo, sea cual sea su ámbito.
Cuando empieces a llevar prototipos a tus reuniones, espera que ocurran tres cosas:
En primer lugar, muchas de tus reuniones desaparecerán. No se celebrarán aquellas que nunca deberían haber tenido lugar, esas en las que no se logra nada. Si no puedes llevar un prototipo de tus ideas más recientes, hay una solución sencilla: no celebres la reunión. En su lugar, concentra tu valioso tiempo y energía en lograr avances reales.
En segundo lugar, las reuniones que sí tengas serán fantásticas. Con algo concreto en la sala, las conversaciones serán más productivas y orientadas a la acción, y el nivel de comprensión compartida y alineación se disparará. Y en vez de lidiar con todos los miedos, dudas, incertidumbres, preocupaciones, agendas ocultas y juegos políticos que aquejan a cualquier organización, puedes dirigir toda esa negatividad hacia el prototipo: no tiene sentimientos ni perspectivas de carrera, ¡y simplemente no le importa! Al hacer la crítica, los elefantes en la habitación —los problemas reales que nos ocupan— saldrán a la luz como por arte de magia, listos para abordarse.
Por último, si llevas más prototipos a las reuniones, elevarás el rendimiento y la implicación en toda tu organización. La profesora Teresa Amabile de Harvard Business School ha demostrado que la sensación de progreso es el factor que impulsa los altos niveles de felicidad y satisfacción laboral declarados en el lugar de trabajo. No se trata de café sofisticado ni de pufs, sino de que los empleados sepan que avanzan hacia sus objetivos. Un prototipo encarna todo el trabajo que has hecho y es una manera sencilla y positiva de señalar y celebrar el avance. De repente, las reuniones dejan de ser pozos profundos de temor y se convierten en manantiales de felicidad.
Pero dirás: ¡a mí me gusta reunirme todo el tiempo! Pues bien, aquí tienes otra solución sencilla: ¡crea más prototipos! Son el regalo que no deja de dar.
Entonces, ¿qué prototipo vas a llevar a tu próxima reunión?
Este artículo se publica en colaboración con LinkedIn. La publicación no implica que el Foro Económico Mundial respalde estas opiniones.
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Autor: Diego Rodriguez es socio de IDEO, profesor fundador del Hasso Plattner Institute of Design de Stanford University (la d.school) y emprendedor residente en Harvard Business School.
Imagen: El edificio Pierre se ve a través de una escalera mientras los clientes entran en la tienda Apple de la Quinta Avenida, en Manhattan, Nueva York. REUTERS/Adrees Latif
